Как в Microsoft Outlook использовать рабочие области для собраний

Рабочая область для собраний – это web-узел для централизации сведений и материалов одного или нескольких собраний. До начала собрания в рабочей области публикуются повестка дня, список участников и документы, которые планируется обсудить. Во время собрания и после него рабочая область используется для публикации результатов собрания и отслеживания задач. Отправьте участникам приглашения на собрание. Включите в приглашение гиперссылку на рабочую область, в которой размещены подробные сведения о собрании и материалы.

Тот, кто работал с web-узлами Microsoft Windows SharePoint Services, уже знаком с рабочей областью для собраний. Это дочерние узлы SharePoint особого типа на основном узле SharePoint. Справка для рабочей области наряду с общей справкой SharePoint доступна в рабочей области.

Приглашение на собрание и рабочая область для собраний

Если раньше повестка дня вводилась в календаре или программе электронной почты, а документы отправлялись в виде вложенных файлов, то теперь сведения можно разместить в рабочей области для собраний, к которой пользователи в любое время имеют доступ и в которой могут просматривать, изменять или добавлять сведения (в зависимости от имеющихся у них разрешений). Вместо введения повестки дня в приглашение на собрание и вложения в приглашение документов, добавьте ссылку на рабочую область для собраний. Когда приглашенный участник щелкнет ссылку, в его обозревателе откроется рабочая область для собраний, где он сможет ознакомиться и работать с повесткой дня, документами и другими сведениями о собрании. Преимущества централизации сведений состоят в том, что участники могут совместно работать с ними, всегда имеют самую последнюю их версию и нет необходимости при каждом изменении сведений отправлять по электронной почте файлы большого размера.

Рабочую область для собраний можно создать из разных мест вызова, если имеется доступ к Windows SharePoint Services через интрасеть или Интернет и существует основной узел SharePoint, в котором можно создать рабочую область. Для создания рабочей области можно использовать календарь или программу расписания, совместимые с Windows SharePoint Services, например, Microsoft Office Outlook; существующую рабочую область для собраний (при этом невозможно создать рабочую область как дочерний узел существующей рабочей области); узел Windows SharePoint Services или Microsoft SharePoint Portal Server в интрасети или внешний узел, на котором располагается Windows SharePoint Services 2.0.

Если рабочие области созданы в пределах организации, можно пригласить в них любого пользователя, с которым имеется общий надежный домен и у которого есть действующий адрес электронной почты. Если рабочие области созданы на внешних узлах, можно пригласить любого пользователя, у которого есть действующий адрес электронной почты.Взаимодействие приглашения по электронной почте и рабочей области для собраний происходит в зависимости от используемой программы электронной почты. В Office Outlook при использовании для создания рабочей области учетной записи сервера Microsoft Exchange ссылка на web-узел рабочей области автоматически добавляется в текст приглашения на собрание. Кроме того, Microsoft Outlook устанавливает связь с рабочей областью, автоматически добавляя в рабочую область тему, имена участников, дату, время и место из приглашения на собрание. Если затем в Outlook изменяются имена, дата, время или место, сведения в рабочей области для собраний автоматически обновляются.

Если обновление сведений об участниках выполняется из рабочей области, то для обновления сведений в приглашении необходимо перейти в Outlook. Outlook и Windows SharePoint Services позволяют настроить рабочую область для нескольких собраний, например для повторных собраний или взаимосвязанных собраний с одной рабочей областью,а также назначить своего представителя для настройки рабочей области. При использовании другой программы электронной почты за дополнительными сведениями обратитесь к ее документации или к системному администратору.

Части рабочей области для собраний

Рабочая область состоит из одной или нескольких страниц, содержащих подробности собрания и списки сведений, которые обычно используются при планировании, проведении и завершении собрания. Списки, типичные для рабочей области, – Цели, Повестка дня, Участники, Решения и Задачи. Помимо списков можно добавить библиотеку документов и библиотеку рисунков, в которых участники будут хранить материалы, относящиеся к собранию. Списки и библиотеки, отображаемые по умолчанию на главной странице, определяются шаблоном, выбранным при создании рабочей области. Как на основной, так и на любой вновь добавляемой странице информация делится на так называемые web»части. Web-части существуют для каждого типа списка или библиотеки и других типов данных, размещаемых в рабочей области. Рабочую область можно настроить, если она не содержит всех необходимых данных или требуется иной внешний вид или макет.

Участники, пользователи и группы узлов в рабочей области для собраний

Несмотря на то, что Outlook посылает имена участников в список участников рабочей области для собраний, они могут не иметь прав доступа к данной рабочей области. Автоматическое предоставление этих прав определяется настройками используемой рабочей области.

При создании новой рабочей области, после отправки приглашения на собрание, участники автоматически включаются в группу узла «Корреспондент» и становятся пользователями с правом доступа к рабочей области. Организатор собрания включается в группу узла «Администратор». Если права не удается предоставить автоматически, поступит сообщение, указывающее, где в рабочей области можно добавить участника как пользователя.

При установлении связи с существующей рабочей областью, после отправки приглашения на собрание, участникам автоматически предоставляются права в любом из следующих случаев. Рабочая область изначально была создана с уникальными разрешениями с основного web-узла. Она область унаследовала параметры разрешений от основного узла, и участники имеют права доступа к этому узлу. Дополнительные сведения см. в справке в рабочей области.

Ведение собрания в рабочей области

Собрание, для которого создана рабочая область, не проводится в этой области. Само собрание ведется лично по телефону или из программы для проведения конференций, например, Microsoft Windows NetMeeting. Тем не менее во время собрания можно просматривать и обновлять рабочую область. Например, можно обновлять список участников, чтобы определить, кто реально присутствует, записывать решения, отслеживать задачи и публиковать протокол. Таким образом ведется полная запись собрания, к которой можно обратиться в будущем.

Разрешение пользователям настройки рабочей области для собраний

При настройке рабочей области для собраний и отправке соответствующего приглашения на собрание от лица другого пользователя должны выполняться следующие требования:

• оба пользователя должны использовать учетную запись электронной почты сервера Microsoft Exchange;
• необходимо убедиться, что пользователь, осуществляющий настройку рабочей области для собраний, обладает правом доступа к основному web-узлу Microsoft Windows SharePoint Services для создания рабочей области в качестве дочернего web-узла;
• чтобы другие пользователи могли связываться с имеющейся рабочей областью, необходимо добавить их в группу «Администраторы» в данной рабочей области;
• пользователи должны получить право доступа к календарю, используемому по умолчанию, а также разрешение на отправку приглашения на собрание от лица другого пользователя. Это возможно при предоставлении папки «Календарь» для совместного использования, либо при предоставлении права доступа представителя к этой папке;
• при создании рабочей области и приглашения на собрание пользователь, работающий от вашего имени, должен находиться в сети, чтобы иметь доступ к календарю.

Если представитель или пользователь, имеющий доступ к календарю, создает новую ссылку на существующую рабочую область для собрания от лица другого пользователя, он автоматически становится пользователем этой рабочей области и членом группы «Администраторы». Тем не менее, его имя не будет добавлено в список участников собрания. Кроме того, если представитель создает новую рабочую область, пользователь, от лица которого действует представитель, автоматически добавляется в качестве пользователя новой рабочей области, а также включается в группы узла «Администраторы», «Корреспондент» и в список участников собрания.

Для имеющейся рабочей области эти сведения добавляются в момент ее создания.

После отправки приглашения на собрание это собрание автоматически добавляется в календарь. Пользователь или его представитель могут обновить данное приглашение. При рассылке нового приглашения обновленные сведения будут отправлены в рабочую область. Ответы получателей помещаются непосредственно в папку «Входящие» представителя пользователя. Если требуется заменить текущих представителей, необходимо предоставить соответствующие права новому представителю. Чтобы закрыть предыдущим представителям доступ к рабочей области, необходимо удалить их права на web-узле.

Создание новой рабочей области для собраний или связь с существующей

1. В новом или существующем приглашении на собрание нажмите кнопку «Рабочая область для собраний» (расположена ниже флажка Оповещение).
2. Если это не было сделано прежде, добавьте в приглашение на собрание следующие данные:
   • в поле «Кому» введите имена пользователей, которых нужно пригласить, или введите имя списка рассылки. После отправки приглашения имена приглашенных пользователей будут автоматически отображаться в списке Участники, расположенном в рабочей области;
   • в поле «Тема» введите название собрания. Это название будет автоматически отображаться в верхней части рабочей области и использоваться в качестве названия узла в адресе рабочей области;
   • укажите дату, время и место собрания. Эти данные будут автоматически отображаться под названием собрания. Если собрание должно быть повторяющимся, выберите команду Повторение в меню Действия, а затем укажите сведения для повторения собрания.
3. Создайте новую рабочую область для собрания:
   • настройка рабочей области в первый раз – если рабочая область или связь с существующей рабочей областью для собраний прежде никогда не создавалась, потребуется указать место (сервер) для размещения рабочей области, а также выбрать язык и шаблон;
   • настройка дополнительных рабочих областей – если рабочая область для собраний или связь с рабочей областью уже создавалась, размещение и параметры шаблона той рабочей области являются теперь параметрами по умолчанию и появятся в первой области задач. Выполните одно из следующих действий. Чтобы использовать параметры по умолчанию для новой рабочей области, нажмите кнопку «Создать» в Области задач. Чтобы изменить параметры по умолчанию, в рабочей области щелкните ссылку Изменить параметры, а затем укажите необходимые параметры. После определения всех параметров нажмите кнопку «OK», чтобы вернуться в первую область задач, а затем нажмите кнопку «Создать».
4. Создайте связь с существующей рабочей областью для собрания – в поле «Совет», расположенном внизу Области задач, щелкните ссылку. На шаге 1 в области задач выберите размещение рабочей области, с которой требуется создать связь. На шаге 2 в области задач выберите вариант «Ссылка на имеющуюся рабочую область» и выберите необходимую рабочую область. Если нет уверенности в том, что рабочая область выбрана правильно, для проверки щелкните ссылку «Просмотр рабочей области». После определения всех параметров нажмите кнопку «OK», чтобы вернуться в первую область задач. Нажмите кнопку «Связь».

Чтобы открыть обозреватель и просмотреть рабочую область, в области задач щелкните ссылку Просмотр рабочей области. Можно также щелкнуть ссылку, которая была добавлена в тело приглашения на собрание. Можно добавить сведения или настроить рабочую область сейчас или позже. Чтобы завершить создание приглашения на собрание, переключитесь обратно в Microsoft Outlook, нажав клавиши Alt+Tab. Выполните одно из следующих действий:

• чтобы отправить приглашение на собрание и пригласить других пользователей на собрание в рабочую область, нажмите кнопку «Отправить». Если это приглашение на собрание было отправлено ранее, нажмите кнопку «Отправить обновление»;
• чтобы сохранить приглашение на собрание, но не отправлять его, в меню Файл выберите команду Сохранить. В рабочей области будут размещены все сведения о собрании (Тема, Название, Дата, Время и Размещение), кроме сведений о приглашенных.

Сведения о создании рабочей области для собрания или связи с ней с узла Microsoft Windows SharePoint Services – см. справку Meeting Workspace.

Одновременное обновление приглашения на собрание и рабочей области для собраний

Список приглашенных на собрание, сведения о месте, дате и времени проведения собрания можно обновлять в окне приглашения на собрание Microsoft Outlook. Outlook автоматически отправит внесенные обновления в рабочую область. Изменение других сведений в рабочей области для собраний необходимо выполнять непосредственно в этой рабочей области. Делается это следующим образом.

1. Откройте приглашение на собрание, содержащее связь с рабочей областью.
2. Измените сведения в любом из следующих полей: «Кому», «Место», «Начало», «Конец».
3. Для отправки обновлений приглашенным и в рабочую область нажмите кнопку «Отправить обновление».

При нажатии кнопки «Сохранить и закрыть» отправка обновленных сведений в рабочую область для собраний не выполняется. Для отправки обновлений необходимо нажать кнопку «Отправить обновление». Сведения об изменении других сведений в рабочей области для собраний содержатся в справке по данной рабочей области.

Переход в рабочую область для собраний

Из приглашения на собрание – Откройте приглашение на собрание, содержащее связь с рабочей областью, и в тексте приглашения на собрание щелкните ссылку на рабочую область для собраний. Из элемента представления «Календарь» – Щелкните правой кнопкой мыши элемент в представлении «Календарь» и выберите команду Просмотреть рабочую область для собраний. Из оповещения о собрании – В окне Службы собраний щелкните стрелку со списком и выберите Просмотреть рабочую область для собраний.

Чтобы определить, какие собрания связаны с рабочей областью для собраний, нажмите кнопку «Календарь». Элементы со значком, предшествующим теме собрания, связаны с рабочей областью для собраний.

Удаление связи рабочей области для собраний из приглашения на собрание

Связь между рабочей областью для собраний и приглашением на собрание можно удалить вместе с текстом, добавляемым из тела приглашения. После удаления ссылки рабочая область для приглашений перестает обновляться в соответствии с изменениями в приглашении. Удаление ссылки не означает удаления рабочей области. Рабочую область можно впоследствии связать как с данным, так и с другим приглашением. Можно также удалить рабочую область, если она больше не нужна.

Если приглашение используется для повторяющихся собраний, нельзя удалить ссылку только на одно собрание – удаляется ссылка на все собрания. При этом становится невозможным повторное подключение рабочей области для собраний к любому приглашению на собрание. Однако можно подключать исходное повторяющееся собрание к другой рабочей области.

В приглашении на собрание укажите область задач рабочей области для собраний. Выберите в меню Вид команду Панели инструментов, а затем щелкните Область задач. В Области задач нажмите кнопку «Удалить». Ссылка в теле сообщения будет удалена.

Чтобы удалить рабочую область, обратитесь к разделу об удалении web-узлов в справочной системе.

Удаление рабочей области для собраний

Рабочую область для собраний нельзя удалить из Microsoft Outlook. Однако можно удалить узел из рабочей области или основного web-узла, для которого рабочая область является дочерним web-узлом. Дополнительные сведения об удалении узла – см. в справке в рабочей области.

Разрешение пользователям настройки рабочей области для собраний

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Требуется выполнить одно их следующих действий.

• Разрешить создание новой рабочей области для собраний – Убедитесь, что у пользователя достаточно прав для создания рабочей области для собраний в качестве дочернего узла на основном web-узле Microsoft Windows SharePoint Services. Для этого необходимо связаться с администратором основного web-узла.
• Разрешить связь с существующей рабочей областью для собраний – Находясь в рабочей области для собраний, предоставьте пользователю права доступа в группе «Администраторы». Дополнительные сведения – см. в справке в рабочей области для собраний.
  Чтобы разрешить пользователю доступ к используемой по умолчанию папке «Календарь» и дать ему возможность отправлять приглашения на собрания от вашего имени, выполните следующие процедуры:
  1. выберите в меню Сервис команду Параметры, затем откройте вкладку Представители;
  2. нажмите кнопку «Добавить», а затем в поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, назначаемого в качестве представителя. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK»;
  3. в поле «Календарь» выберите пункт «Редактор»;
  4. снимите флажок Представитель получает копии сообщений о моих встречах;
  5. для уведомления представителя о его правах установите флажок Автоматически отправлять представителю сообщение о его правах.
• Совместное использование папки «Календарь» – В области переходов Календарь щелкните «Общий доступ к календарю». Нажмите кнопку «Добавить». В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляется разрешение на доступ. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK». В списке Имя щелкните на введенном имени. В группе «Разрешения выберите» один из следующих уровней доступа: владелец, ответственный редактор или редактор. Убедитесь, что установлены флажки Создание документов и Чтение документов. В группах «Правка документов» и «Удаление документов» должен быть установлен флажок Все.

Независимо от установленных разрешений объекты с пометкой «Частное» не будут отображены другим пользователям.

При создании рабочей области и приглашения на собрание пользователь, работающий от вашего имени, должен находиться в сети, чтобы иметь доступ к календарю.