Как в Microsoft Outlook создавать собрания по сети

С помощью Microsoft Outlook можно назначать не только очные собрания, но и собрания по сети, «виртуальные собрания», которые можно посещать, не отходя от компьютера. Для данной цели существует много программ, но выбор конкретной зависит от количества приглашенных участников, от их местоположения и от необходимых для проведения собрания услуг, таких как возможность совместно использовать документы или передавать изображение и звук в реальном времени. Сетевое собрание может быть как быстрым импровизированным обменом документами между двумя людьми, так и запланированной встречей группы людей или сеансом тренировки, в котором участвуют люди из разных мест и часовых поясов.

Microsoft Windows NetMeeting

Программа NetMeeting обычно используется для проведения индивидуальных встреч и встреч с небольшим числом участников, когда необходима возможность разделения документов, «Разговор» (Разговор – одно из средств Microsoft NetMeeting, открываемое в отдельном окне, в котором участники собрания по сети могут вводить и отправлять друг другу текстовые сообщения), передача файлов, «Доска» (Доска – средство Microsoft NetMeeting, открываемое в отдельном окне, в котором участники собрания по сети могут вводить текст, рисовать фигуры, копировать, вставлять и удалять объекты, а также выделять текст и рисунки или указывать на них), или видео-аудио конференция. Чтобы использовать NetMeeting, необходимо предоставить в приглашении на собрание следующие сведения:

• адрес электронной почты, который поможет приглашенным на встречу людям найти вас на сервере каталогов. Это должен быть тот же адрес, который был указан в сведениях каталога при настройке NetMeeting;
• имя сервера каталогов (его также называют ILS-сервером (Internet Locator Service) – это компьютер, поддерживающий списки имен и почтовых адресов пользователей, выполняющих приложение NetMeeting и вошедших на сервер). Приглашенные люди используют данные сведения для поиска и подключения к вашему компьютеру перед началом сетевого собрания. Запускать программу NetMeeting и подключаться к серверу каталогов надо за несколько минут до запланированного начала встречи.

Чтобы автоматически включить в собрание или сделать общим для участников собрания документ Office, необходимо указать имя документа и его местоположение на компьютере. Чтобы присоединиться и участвовать в сетевых собраниях NetMeeting, участники должны использовать NetMeeting версии 2.1 или более поздней.

Microsoft Exchange Conferencing

Программа Microsoft Exchange Conferencing обычно используется для проведения крупных конференций (встреч «многих с многими»), требующих передачи звуковых и видеосигналов в режиме реального времени, таких как «круглые столы» с участниками из различных географических точек. Например, Exchange Conferencing можно использовать для проведения сетевого собрания сотрудников, разбросанных по офисам организации по всему миру. Можно также пригласить людей, не подключенных к сети организации, и попросить их вводить пароль перед тем, как присоединиться к конференции. Чтобы присоединиться и участвовать в конференциях Exchange, участники должны использовать web-обозреватель, такой как Microsoft Internet Explorer.

Службы Microsoft Windows Media

Службы Windows Media обычно используется для проведения общения одного с многими, такого как вещание на всю организацию или процесс обучения через сеть. Службы Windows Media могут обеспечивать сетевой доступ к следующим трансляциям мультимедиа:

• события в режиме реального времени, такие как собрания организации, презентации или концерты;
• записанные или транслируемые в прямом эфире теле- и радиопередачи.

Приглашение на собрание должно включать в себя адрес события (Адрес события – адрес, аналогичный URL-адресу, обеспечивающий доступ к событиям служб Microsoft Windows Media, таким как вещание в реальном времени. Участники должны перейти к этому адресу для просмотра события на своих компьютерах.). Адрес события может выглядеть по разному, в зависимости от его местоположения и типа его содержимого.

Далее приводится несколько примеров адресов событий:

• mms://wmserver1/meeting.wmv – Файл цифрового мультимедиа, расположенный на сервере Windows Media;
• file://computer1/presentation.asf – Файл цифрового мультимедиа, расположенный на локальном или сетевом диске. Данный метод использует общие файлы для обеспечения доступности цифрового мультимедиа. При этом для распространения мультимедиа не требуются службы Windows Media или web-сервер;
• http://webserver1/path/event.asx – Текстовый файл, расположенный на web-сервере и содержащий одну или несколько ссылок на цифровое мультимедиа, расположенной в других местах, таких, как сервер Windows Media. Данный тип адреса события часто используется для трансляций в реальном времен и широковещательных трансляций.

Чтобы смотреть или слушать трансляцию участники должны использовать плеер, такой как Microsoft Windows Media Player. Человек, создающий и отправляющий приглашение на собрание должен указать только местоположение цифрового мультимедиа. Другие члены организации могут отвечать за создание мультимедиа и подготовке его к отправке. Дополнительные сведения о форматах цифрового мультимедиа см. в справке Windows Media Player.

Принятие приглашения на собрание по сети

Для получения приглашения на собрание по сети на компьютере должно выполняться приложение Microsoft Windows NetMeeting. При получении напоминания Microsoft Outlook о собрании по сети нажмите кнопку «Службы собраний», затем кнопку «Запустить NetMeeting», чтобы принять приглашение, либо кнопку «Прекратить», чтобы отклонить приглашение. При получении приглашения на собрание по сети нажмите в диалоговом окне Собрание кнопку «Принять» или кнопку «Отклонить».

Подключение к собранию по сети

Чтобы подключиться к собранию, необходимо иметь на компьютере Microsoft NetMeeting версии 2.1 или более поздней. Откройте приглашение на собрание. Нажмите кнопку «Подключиться к NetMeeting». Чтобы подключиться к собранию из календаря, щелкните элемент правой кнопкой мыши и выберите команду Подключиться к NetMeeting в контекстном меню. Организатор собрания может начать его, нажав в контекстном меню кнопку «Запустить NetMeeting». Чтобы присоединиться к собранию из напоминания, выделите пункт «Службы собраний», а затем выберите команду Подключиться к NetMeeting. Чтобы запустить собрание из напоминания, организатор собрания должен выделить пункт «Службы собраний», а затем выбрать команду Запустить NetMeeting.

Подключение к конференции Microsoft Exchange

Чтобы подключиться к конференции, необходимо иметь web-обозреватель, например, Microsoft Internet Explorer. Откройте приглашение на собрание по сети и нажмите кнопку «Подключиться к конференции». Чтобы подключиться к конференции Microsoft Exchange из календаря, щелкните элемент правой кнопкой мыши и выберите команду Подключиться к конференции в контекстном меню. Чтобы подключиться к конференции из напоминания, выделите пункт «Службы собраний», а затем выберите команду Подключиться к конференции.

Подключение к трансляции служб Microsoft Windows Media или ее прослушивание

Чтобы смотреть или слушать трансляцию, необходим плеер, например, такой как Microsoft Windows Media Player. Откройте приглашение на сетевое собрание и нажмите кнопку «Просмотреть Windows Media». Чтобы подключиться к трансляции или начать ее из календаря, щелкните элемент правой кнопкой мыши и выберите команду Просмотреть Windows Media в контекстном меню. Чтобы присоединиться к трансляции или начать ее из напоминания, выделите пункт «Службы собраний», а затем выберите команду Просмотреть Windows Media.

Изменение настроек сетевого собрания

• Изменение настроек программы Microsoft Windows NetMeeting.
  1. Откройте приглашение на сетевое собрание.
  2. Чтобы заменить сервер каталогов, введите или выберите новое имя в поле «Сервер каталогов».
  3. Чтобы изменить свой адрес электронной почты, введите новый адрес в поле «Адрес электронной почты организатора». Для замены параметров повторяющегося сетевого собрания, установленных в NetMeeting по умолчанию, необходимо открыть ряд для того, чтобы внести изменения во все копии собрания. Нельзя вносить изменения из отдельной копии собрания. Чтобы изменить настройки по умолчанию программы NetMeeting для будущих собраний по сети, запустите NetMeeting. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем, где необходимо, измените настройки в диалоговом окне Параметры.
• Изменение настроек конференции Microsoft Exchange Conferencing.
  1. Откройте приглашение на сетевое собрание.
  2. Чтобы сделать конференцию Microsoft Exchange закрытой, снимите флажок Позволить дополнительным участникам или пользователям без доверенных сертификатов пользователей присоединиться к конференции. Доступ в закрытую конференцию Microsoft Exchange открыт только для организатора, ресурса конференции и людей, которые дополнительно приглашены по необходимости или в качестве участников. Для идентификации участников необходим действующий цифровой сертификат. Любому пользователю, который попытается присоединиться к конференции из перенаправленной копии приглашения на собрание или выяснит адрес URL конференции и попытается им воспользоваться, будет отказано в доступе. По умолчанию все закрытые конференции Microsoft Exchange шифруются.
  3. Чтобы изменить пароль сетевого собрания, введите новый пароль в поле «Пароль». Пароль не может содержать пробелов, символов #, +, % или &. Пароль на собрание рассылается открытым текстом как часть приглашения на собрание.
  4. Чтобы изменить ресурс конференции, нажмите кнопку «Кому», выберите в списке Источник адресов значение «Все ресурсы конференций», а затем выберите ресурс в списке Введите или выберите имя. Чтобы добавить ресурс, нажмите кнопку «Ресурсы», а затем – кнопку «OK». При использовании автономного режима значение «Все ресурсы конференций» не отображается в списке Источник адресов. Чтобы выбрать необходимый ресурс, нужно найти его в глобальном списке адресов. Помимо этого, в автономном режиме нельзя отправить приглашение на собрание Exchange Conferencing.
• Изменение адреса вещания служб Windows Media Services.
  1. Откройте приглашение на сетевое собрание.
  2. Чтобы изменить адрес события, к которому должны подключаться участники, чтобы посмотреть или прослушать вещание служб Windows Media, введите новый адрес в поле «Адрес события». По завершении изменения настроек в приглашении на собрание по сети нажмите кнопку «Отправить обновление».

Автоматический запуск NetMeeting или цифрового мультимедиа с напоминанием

Если для собраний по сети планируется использовать Microsoft Windows NetMeeting или службы Microsoft Windows Media, можно запустить Microsoft NetMeeting или воспроизвести мультимедиа, когда для каждого участника появляется напоминание о собрании. Для этой процедуры потребуется Microsoft NetMeeting 2.1 или более поздней версии или программа, которая воспроизводит мультимедиа, например проигрыватель Windows Media. Создайте или откройте приглашение на собрание по сети и установите один из следующих флажков:

• Автоматически запустить NetMeeting с напоминанием;
• Автоматически запустить Windows Media с напоминанием. Чтобы изменить интервал времени между собранием по сети и напоминанием о нем, введите время в поле «Оповещение».