Microsoft Office

руководство для женщин

MS Outlook
16.04.2015 2943

Как в Microsoft Outlook настроить и использовать общие папки

Общие папки – это средство Microsoft Exchange Server, предоставляющее эффективный способ сбора, организации и предоставления сведений для совместного доступа внутри организации. Обычно общие папки используются командами, работающими по проектам, или группами пользователей для обмена сведениями в определенной области. При подключении к серверу Microsoft Exchange папки с пометкой «Общие папки» отображаются в списке папок Microsoft Outlook в области переходов. Управление этими папками может осуществляться из Microsoft Outlook. Общие папки могут содержать элементы папок Microsoft Outlook, такие как «Сообщения», «Встречи», «Контакты», «Задачи», «Записи в дневнике», «Заметки», «Формы», «Файлы» и «Записки». Ярлык любой общей папки может быть сохранен в разделе Общие папки или в папке «Избранное». С общими папками могут выполняться следующие операции.

Запись сведений на электронную доску объявлений

Электронная доска объявлений позволяет участвовать в обсуждениях в оперативном режиме. Каждая тема может храниться в отдельной папке с определенными правами доступа. Электронные доски объявлений могут быть неуправляемыми. Такие доски аналогичны группам новостей Интернета, в которых чтение и размещение сведений разрешено всем пользователям. Управление электронными досками объявлений осуществляется назначаемым ведущим, который получает элементы от пользователей и решает, какие из них могут быть помещены на доске объявлений.

Существуют следующие способы работы со сведениями, помещенными на доске объявлений:

  • в ходе обсуждения в общую папку помещается ответ, читаемый всеми членами группы;
  • для адресации ответа только некоторым членам группы можно дать непосредственный ответ пользователю, поместившему сведения в папку, или переслать внесенные данные выбранным получателям;
  • чтобы общая папка могла быть использована как электронная доска объявлений, она должна поддерживать хранение почтовых сообщений.

Совместное использование календаря, списка контактов или списка задач Microsoft Outlook

Совместное использование календаря позволяет отслеживать касающиеся группы собрания, события, праздники, отпуска и сроки по проектам. Совместное использование списка контактов обеспечивает доступность для всей группы таких сведений о контактах, как имена, должности, адреса, номера телефонов, и позволяет отслеживать участие каждого члена группы в работе над проектом.

Открытие общего доступа к файлам

Открытие файла в общей папке позволяет читать и обновлять его, а также быстро просматривать ряд файлов. С помощью проводника Windows существующий файл, созданный в другой программе, может быть скопирован в общую папку. При этом нет необходимости открывать программу, в которой создан файл. Помещение файла в общую папку возможно без завершения работы программы, в которой был создан файл. Например, в общую папку может быть помещен ежеквартальный отчет о продажах, обновленный в рабочей книге Microsoft Excel, что позволит членам группы быстро ознакомиться с последними сведениями.

Чтобы открыть общий доступ к файлам, которые часто просматриваются и обновляются другими пользователями, необходимо, чтобы на компьютере была установлена программа, в которой файл был сохранен. При копировании файла в общую папку из проводника Windows или его помещении туда из открытого приложения Microsoft Office исходный файл остается на старом месте. Изменения, внесенные в скопированный или помещенный файл в общей папке, не затрагивают исходный файл.

Определение доступа к папке с помощью прав доступа

Права доступа к общим папкам обычно определяются администратором или членом организации, являющимся владельцем папки, посвященной какому-либо проекту или какой-либо теме. В папках, в которых имеются права доступа, обычно допускается чтение и добавление элементов, однако удаляться могут только элементы, созданные вами. При наличии необходимых прав доступа вы можете создать свою общую папку и предоставить другим право на ее использование. Владелец общей папки может применять в ней личные представления, формы, специальные поля и правила. Может быть указано конкретное представление, которое должно отображаться при первом открытии папки другими пользователями. Даже если права на внесение каких-либо изменений в папке отсутствуют, имеется возможность сохранить личное представление общей папки, отвечающее вашим требованиям. После сохранения личного представления общей папки это представление всегда может быть использовано.

Добавление ярлыка общей папки в папку «Избранное»

  1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой требуется добавить ярлык, и выберите в контекстном меню команду Поместить в папку «Избранное».
  2. Чтобы переименовать создаваемую папку в общей папке «Избранное», введите ее новое имя в поле «Имя папки для избранного».
  3. Чтобы добавить ярлыки для подпапок данной общей папки, выберите «Параметры» и задайте необходимые настройки.
  4. Нажмите кнопку «Добавить».

Создание общей папки

Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. За сведениями о получении таких прав обращайтесь к администратору. По аналогии можно задать уровни, создать представления и выбрать права доступа для общей папки.

  1. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Папка. В поле «Имя» введите имя папки. В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки. В списке Поместить папку в выберите расположение папки. Скопируйте общую папку в другую общую папку для быстрого создания общей папки с существующими элементами.
  2. В списке папок в области переходов выберите папку, которую требуется скопировать. Укажите в меню Файл на команду Папка и выберите команду Копировать «имя папки». Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.
  3. Для задания уровня доступа, в списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши на общей папке, которою необходимо использовать совместно и выберите команду Свойства в контекстном меню.
  4. Для установки прав совместного доступа к общей папки необходимо быть ее владельцем. В ходе одной процедуры устанавливаются права доступа только для одной папки. Перейдите на вкладку Разрешения. Нажмите кнопку «Добавить».
  5. В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляются права совместного доступа. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK». В списке Имя щелкните по введенному имени. В группе «Разрешения» выберите необходимые параметры.
Чтобы назначить одинаковые права всем пользователям, имеющим доступ к папке, щелкните значение «По умолчанию» в списке «Имя».

Создаем представления для организации и поиска данных

  • Создание представления с нуля.
    1. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление.
    2. Нажмите кнопку «Создать».
    3. В поле Имя представления введите имя.
    4. В списке Тип представления выберите необходимый тип представления, чтобы задать размещение и форматирование данных в новом представлении.
    5. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе «Может быть использовано».
    6. Нажмите кнопку «OK». Появится диалоговое окно Настройка представления, в которое можно ввести дополнительные параметры.
    7. По окончании настройки параметров снова нажмите кнопку «OK».
    8. Чтобы немедленно воспользоваться представлением, нажмите кнопку «Применить». Новые представления включаются в подменю Текущее представление (меню Вид, команда Упорядочить по).
  • Создание нового представления на основе стандартного.
    1. Перейдите в представление, на основе которого требуется создать новое представление.
    2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
    3. Для каждого типа вносимых изменений нажмите соответствующую кнопку и выберите необходимые параметры.
    4. Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления.
    5. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление.
    6. В списке Представления для папки имя_папки щелкните на строке Текущее представление.
    7. Нажмите кнопку «Копировать».
    8. В поле «Имя нового представления» введите имя.
    9. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.
  • Смена представления, используемого в папке по умолчанию – для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее по крайней мере одно пользовательское представление, доступное всем.
    1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню. Перейдите на вкладку Управление. Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».
    2. В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки.
    3. По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление «Обычное».
    4. Укажите формы, доступные другим пользователям при помещении сведений в общую папку.
    5. Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.
    6. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню. Перейдите на вкладку Формы.
    7. Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы, нажмите кнопку «Организовать». Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе Разрешить использование.
  • Создание правила обработки элементов, помещаемых в папку – для создания или изменения правил (одно или несколько действий, автоматически выполняемых над почтовыми сообщениями и приглашениями на собрание, которые отвечают определенным условиям, с возможными исключениями из этих условий. Правила также называют фильтрами.) для общей папки необходим доступ на уровне владельца.
    1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой требуется создать или изменить правила, и выберите команду Свойства в контекстном меню.
    2. Перейдите на вкладку Управление.
    3. Нажмите кнопку «Помощник по работе с папками»:
      • чтобы создать правило, нажмите кнопку «Добавить»;
      • чтобы изменить существующее правило, щелкните его в списке и нажмите кнопку «Изменить».
    4. Введите условия выполнения какого-либо действия для данного элемента. Для задания дополнительных условий нажмите кнопку «Дополнительно».
    5. В группе «Выполнить следующие действия» выберите необходимые действия:
      • уведомите других пользователей о создании новой общей папки, отправив им ссылку на нее. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку;
      • открытие совместного доступа к календарю – создайте новую папку и в списке Содержимое папки выберите значение «Элементы календаря». В списке Поместить папку в щелкните на папке «Календарь» и нажмите кнопку «OK»;
      • добавление в папку собрания и события – отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку;
      • открытие совместного доступа к списку контактов – создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение «Элементы типа Контакт». В списке Поместить папку в щелкните на папке «Контакты» и нажмите кнопку «OK»;
      • добавление в папку контакты – отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку;
      • открытие совместного доступа к списку задач – создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение «Элементы типа Задача». В списке Поместить папку в щелкните на папке «Задачи» и нажмите кнопку «OK»;
      • добавление в папку задачи – отправьте ссылку на эту общую папку пользователям, которым предоставлены права доступа к ней. В списке папок щелкните правой кнопкой общую папку и выберите в контекстном меню команду Отправить ссылку на эту папку;
      • помещение данных в общую папку – откройте общую папку, в которую требуется поместить данные. Для помещения данных с использованием стандартной формы выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Записку в папке. Введите сведения, которые требуется поместить в папку, в форме. Нажмите кнопку «Поместить в папку»;
      • создание управляемой общей папки – чтобы сделать общую папку управляемой, требуется право владельца. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню. На вкладке Управление нажмите кнопку «Управляемая папка». Установите флажок Задать папку в качестве управляемой. В поле «Переслать новые сообщения» введите имя пользователя, который получает входящие сообщения, или имя другой общей папки, в которой сообщения сохраняются для просмотра. Управляющий, который просматривает сообщения, задается на шаге 6.

Создание или изменение правила для общей папки

Для создания или изменения правил для общей папки необходим доступ на уровне владельца.

  1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой требуется создать или изменить правила, и выберите команду Свойства в контекстном меню.
  2. Перейдите на вкладку Управление.
  3. Нажмите кнопку «Помощник по работе с папками».
  4. Выполните одно из следующих действий:
    • чтобы создать правило, нажмите кнопку «Добавить»;
    • чтобы изменить существующее правило, щелкните его в списке и нажмите кнопку «Изменить».
  5. Введите условия выполнения какого-либо действия для данного элемента. Для задания дополнительных условий нажмите кнопку «Дополнительно».
  6. В группе «Выполнить следующие действия» выберите необходимые действия.

Созданное правило по умолчанию становится активным.

Смена представления общей папки, используемого по умолчанию

Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее, по крайней, мере одно пользовательское представление, доступное всем.

  1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
  2. Перейдите на вкладку Управление.
  3. Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».
  4. В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки. По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление «Обычное».

Открытие общей папки

  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В нижней части списка папок в области переходов щелкните раздел Общие папки, а затем дважды щелкните папку, которую требуется открыть.

Если открываемая общая папка является подпапкой, пройдите по дереву, щелкая знак плюс (+) рядом с подпапкой очередного уровня, пока не найдете нужную папку.

Помещение данных в общую папку

  1. Откройте общую папку, куда помещаются данные.
  2. В списке папок области переходов щелкните раздел Общие папки, затем щелкните папку, которую требуется открыть.
  3. Для помещения данных с использованием стандартной формы выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Записку в папке. Введите сведения, которые требуется поместить в папку, в форме.
  4. Нажмите кнопку «Поместить в папку».

Сведения могут быть помещены в общую папку путем копирования или перемещения файла.

Публикация представления общей папки

Для публикации представления общей папки необходимо иметь разрешение владельца. При создании пользовательского представления можно сделать его доступным для всех, а затем опубликовать. Тогда при дальнейшем изменении данного представления оно будет автоматически обновляться в общей папке.

  1. В списке папок области переходов выберите общую папку, для которой требуется опубликовать представление.
  2. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление.
  3. Нажмите кнопку «Создать».
  4. В поле «Имя представления» введите имя пользовательского представления.
  5. В списке Тип представления выберите нужный.
  6. В группе «Может быть использовано» выберите переключатель в этой папке, доступно всем.
  7. Нажмите кнопку «OK».
  8. В диалоговом окне Настройка представления введите имя представления нажмите кнопку и выделите нужные параметры.
  9. По окончании настройки параметров нажмите кнопку «OK».
  10. Нажмите кнопку «Опубликовать».

Top