Как в Microsoft Outlook настроить отправку приглашений на собрания через Интернет

Для отправки приглашений на собрания через Интернет может использоваться формат календарей Интернета (iCal). При этом лица, которым отправляются приглашения, также должны пользоваться почтовыми средствами, совместимыми с форматом iCal. При отправке приглашений на собрания в формате iCal получатель может отклонить приглашение, либо открыть его и добавить в свой календарь.

Чтобы предоставить доступ к вашим сведениям о занятости участникам собрания, у которых нет доступа к календарю Microsoft Outlook, можно опубликовать эти сведения на web-узле службы сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office либо в другом расположении в Интернете или в интрасети. Организаторы собраний могут использовать эти данные при отправке приглашений.

Публикация сведений о занятости для публичного доступа

Существует возможность предоставить сведения о своем свободном или занятом времени людям, не имеющим доступа к вашему календарю Outlook. Для этого нужно опубликовать сведения о занятости на web-узле службы сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office либо в другом расположении в Интернете или в интрасети. Сведения о занятости пользователя Microsoft Exchange доступны по умолчанию всем членам его организации, назначающим встречу с ним.

Задание частоты и длительности публикации сведений о занятости

Вне зависимости от того, как часто вы публикуете ваши сведения о занятости, вы можете задать частоту и длительность публикации этих сведений программой Microsoft Outlook. Для этого в меню Сервис выберите команду Параметры, нажмите кнопку «Параметры календаря», а затем кнопку «Параметры доступности».

Чтобы задать частоту автоматического обновления программой Microsoft Outlook сведений о занятости на сервере Exchange или на одном из серверов, которые используются в особых случаях, описанных далее, введите число в поле «Обновлять данные на севере каждые x минут». Чтобы задать количество месяцев, о которых будут публиковаться сведения о занятости на сервере, введите число в поле «Публиковать данные о занятости из календаря каждые x месяцев». Можно публиковать сведения о занятости в 36-ти месяцах.

Ограничение доступа к сведениям о занятости путем публикации их на web-узле службы сведений о доступности в Интернете

Установите флажок Публикация и поиск этих сведений в Интернете через Microsoft Office. Отправляя приглашения на собрание посетителям, чьи сведения о занятости вам недоступны, программа Outlook может автоматически добавлять к приглашениям текст, приглашающий присоединиться к службе. Приглашения на собрания, отправляемые посетителям, уже присоединившимся к службе, снабжаются текстом, предлагающим им предоставить вам доступ к их сведениям о занятости на web-узле службы. Щелкните Запрашивать сведения о доступности в приглашениях на собрания, нажмите кнопку «Диспетчер» и следуйте инструкциям на появившемся экране.

Только члены службы, имеющие ваше специальное разрешение на просмотр ваших сведений о занятости, будут иметь доступ к публикуемым вами на web-узле службы данным.

Обеспечение общего доступа к сведениям о занятости путем публикации их в Интернете или в интрасети

Размещенные таким образом сведения о занятости доступны любому человеку, узнавшему от вас или другим путем их местоположение. Введите имя сервера, на котором хранятся ваши сведения о занятости, в поле «Опубликовать в моем размещении». Введенное имя, например file://computername/public/name.vfb, может удовлетворять протоколам FTP, HTTP или быть адресом URL.