Как в Microsoft Outlook настроить перемещение или копирование данных из одной программы в другую

Для перемещения или копирования данных, создания связанных объектов, ярлыков или гиперссылок между документами различных приложений можно использовать перетаскивание. Для этого оба приложения должны поддерживать технологию OLE. Расположите окна приложений таким образом, чтобы было видно и исходный файл (содержащий данные, которые требуется перетащить), и файл назначения (в который требуется перетащить данные). Выделите нужные данные (например, текст или таблицу), а затем перетащите выделенный фрагмент на новое место в другом приложении, удерживая нажатой правую кнопку мыши. Выберите нужную команду в контекстном меню.

Связывание и внедрение файлов

Связанные и внедренные объекты могут использоваться для добавления в элемент фрагмента или всего файла, созданного в программе Microsoft Office или любой программе, поддерживающей связанные и внедренные объекты.

• Создание нового внедренного объекта.
  1. Щелкните в элементе, в который требуется поместить внедренный объект.
  2. Выберите в меню Вставка команду Объект.
  3. Установите переключатель Создать новый.
  4. В списке Тип объекта выберите тип объекта, который требуется создать.
  5. Чтобы внедренный объект отображался в виде значка, установите флажок В виде значка. В список Тип объекта включаются только установленные на компьютере приложения, поддерживающие связывание и внедрение объектов.
• Создание связанного или внедренного объекта из фрагмента существующего файла.
  1. Откройте файл, содержащий фрагмент, на основе которого создается связанный объект или внедренный объект и выделите нужный фрагмент.
  2. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку «Копировать» или «Вырезать».
  3. Перейдите в элемент, в который требуется поместить фрагмент, и щелкните предполагаемое место для фрагмента.
  4. Выберите в меню Правка команду Специальная вставка.
  5. Для создания связанного объекта установите переключатель Связать.
  6. Для создания внедренного объекта установите переключатель Вставить. В списке Как щелкните строку с нужным форматом файла.
• Создание связанного или внедренного объекта из целого существующего файла.
  1. Щелкните в элементе, в который требуется поместить связанный или внедренный объект.
  2. Выберите в меню Вставка команду Объект. Откройте вкладку Создание из файла. В поле «Файл» введите имя файла, из которого будет создан связанный или внедренный объект, или нажмите кнопку «Обзор» и выберите имя из списка.
  3. Для создания связанного объекта установите флажок Связь с файлом.
  4. Если флажок Связь с файлом не установлен, создается внедренный объект.
  5. Чтобы отобразить связанный или внедренный объект в виде значка (например, для просмотра другими пользователями файла в оперативном режиме), установите флажок В виде значка.

Чтобы получатели могли изменять объект, отправленный в сообщении, приглашении на собрание или поручении, необходимо сохранить исходный файл на сервере.

Если из файла Microsoft Office был создан связанный объект и требуется, чтобы другие пользователи могли редактировать связанный или внедренный объект, исходный файл должен храниться на сервере сети; получатели сообщения должны иметь доступ к папке на сетевом диске, в которой хранится файл; в сети должны поддерживаться адреса UNC и в поле «Файл» необходимо ввести UNC-адрес папки, содержащей файл. Например, если составляется сообщение, щелкните кнопкой мыши в текстовом поле, затем выберите в меню Вставка команду Объект. Затем откройте вкладку Создание из файла и введите в поле «Имя файла» путь к нужному файлу, например: \DataSpreadsheetsFile.xls.

Вставка объектов в сообщения допускается, если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word и создаются сообщения в формате HTML или RTF. Если Microsoft Word не используется в качестве редактора сообщений, вставка объектов допускается только в сообщения в формате RTF. В обычных текстовых сообщениях вставка объектов не поддерживается. Получатели за пределами организации, не использующие Microsoft Exchange Server, могут получать вставленные объекты в адресованных им сообщениях, только если они используют Microsoft Outlook или Microsoft Exchange Client и только в сообщениях в формате RTF Microsoft Outlook. Аналогично все адресованные вам сообщения от таких пользователей, содержащие вставленные объекты, должны быть в формате RTF Microsoft Outlook.