Как в Microsoft Outlook настроить доступ к данным совместно с другими программами

Использование мастера импорта и экспорта для импорта и экспорта данных предохраняет от необходимости повторного ввода необходимых данных вручную. Элементы, созданные на нескольких языках или на языке, не поддерживаемом системной кодовой страницей, не следует импортировать и экспортировать в файлы тех типов, которые не поддерживают Юникод. Например, при наличии в файле личных папок Microsoft Outlook (.pst) элементов, созданных на нескольких языках, не следует импортировать эти элементы в файл личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst). Этот тип файла не поддерживает Юникод, поэтому любые элементы, содержащие знаки любых языков, отличных от поддерживаемых системной кодовой страницей, в текстовых полях, отличных от тела элементов, таких как строки сообщения «Кому» и «Тема», свойства элементов контакта ContactName и BusinessTelephoneNumber интерпретируются неправильно, в результате чего будут отображаться вопросительные знаки (?) и другой нечитаемый текст.

В Microsoft Outlook поддерживается возможность копирования данных из многих программ для последующего их использования в Microsoft Outlook. Например, могут быть перенесены имеющиеся сведения, такие как имена и адреса, из следующих программ: Eudora, Lotus Organizer и Microsoft Schedule+. Кроме того, личная адресная книга с имеющимися в ней сведениями о контактах может быть преобразована в папку «Контакты». Для этого следует импортировать сведения о контактах в папку «Контакты». Контакты Microsoft Outlook полностью интегрированы в Microsoft Outlook, обеспечивая гибкость и возможности настройки, которые отсутствуют в личной адресной книге. Чтобы импортировать данные, переместите содержимое файла в папку, указанную в Microsoft Outlook, с помощью мастера импорта и экспорта.

В Microsoft Outlook поддерживается возможность копирования таких данных, как имена и адреса, в несколько других программ, включая Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint. Например, контакты могут быть экспортированы в Microsoft Excel для сортировки имен и адресов на листе Microsoft Excel. Кроме того, элементы могут быть для сохранности экспортированы в файл личных папок (.pst), который можно сохранить на любом носителе. «Файл» .pst может быть прочтен только с помощью Microsoft Outlook. Свойства структуры папок, такие как разрешения, правила, описания, формы и представления не сохраняются при экспорте в файл личных папок. Экспортируется только содержание. Для экспорта элементов из Microsoft Outlook используется мастер импорта и экспорта.

Типы файлов, которые могут быть импортированы или экспортированы

Типы файлов, из которых могут быть импортированы данные:

• Microsoft Schedule+ 7x (.scd);
• Microsoft Schedule Plus Interchange (.sc2);
• файл личных папок Microsoft Outlook (.pst);
• файл личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst);
• личная адресная книга Microsoft Outlook (.pab);
• файл Microsoft Outlook Express 4.x, 5.x и 6.x версий;
• ACT! 3.0, 4.0 или Диспетчер контактов 2000 для Windows (.dbf);
• файл Eudora Light 2.x, 3.x и 4.x версий;
• файл Eudora Pro 2.x, 3.x и 4.x версий;
• файл Lotus Organizer 4.x и 5.x версий;
• значения, разделенные запятыми (MS-DOS) (.csv);
• значения, разделенные запятыми (Windows) (.csv);
• iCalendar (.ics);
• значения, разделенные табуляцией (MS-DOS) (.txt);
• значения, разделенные табуляцией (Windows) (.txt);
• vCalendar (.vcs);
• vCard (виртуальная визитная карточка) (.vcf);
• Microsoft Access (.mdb);
• Microsoft Excel (.xls).

Типы файлов, в которые могут быть экспортированы данные:

• файл личных папок Microsoft Outlook (.pst);
• файл личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst);
• значения, разделенные запятыми (MS-DOS) (.csv);
• значения, разделенные запятыми (Windows) (.csv);
• iCalendar (.ics);
• значения, разделенные табуляцией (MS-DOS) (.txt);
• значения, разделенные табуляцией (Windows) (.txt);
• Microsoft Access (.mdb);
• Microsoft Excel (.xls);
• vCalendar (.vcs);
• vCard (виртуальная визитная карточка) (.vcf).

Экспорт данных в формат файлов iCalendar(.ics), vCalendar (.vcs) или vCard(.vcf) осуществляется при помощи их сохранения в данном формате, без использования мастера импорта/экспорта.

Импорт списков рассылки из глобального списка адресов

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

1. В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
2. В списке Источник адресов щелкните пункт «Глобальный список адресов».
3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки, который требуется импортировать в папку «Контакты». В этом списке дважды щелкните нужное имя.
4. Нажмите кнопку «Контакты».
5. Нажмите кнопку «OK».

Импорт файла

Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт и выполните одно из следующих действий.

• Импорт имени учетной записи и настроек сервера клиента электронной почты Интернета. Чтобы импортировать данные из программы Microsoft Outlook Express или Eudora нужно выполнить следующие действия.
  1. Выберите значение «Импорт параметров почты Интернета» и нажмите кнопку «Далее».
  2. Выберите почтовый клиент для импорта и нажмите кнопку «Далее». Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта.
• Импорт почты и адресов клиента электронной почты Интернета. Чтобы импортировать данные из программы Microsoft Outlook Express или Eudora нужно выполнить следующие действия.
  1. Выберите значение «Импорт почты Интернета и адресов» и нажмите кнопку «Далее».
  2. Выберите программу, из которой требуется импортировать элементы.
  3. Чтобы импортировать имеющиеся сообщения электронной почты, установите флажок Импортировать почту.
  4. Чтобы импортировать записи из адресной книги, установите флажок Импортировать адресную книгу.
  5. Чтобы импортировать фильтры или правила, установите флажок Импортировать правила. Правила могут быть импортированы только из Microsoft Outlook Express. Нажмите кнопку «Далее».
  6. Если импортируются только почтовые сообщения или правила, нажмите кнопку «Готово». Если импортируются также и записи адресной книги, нажмите кнопку «Далее». Выберите одно из значений:
     • заменять дубликаты при импорте – Имеющиеся данные будут заменены данными из импортируемого файла;
     • разрешить создание дубликатов – Имеющиеся в архиве данные не будут заменены и дубликаты будут добавлены в текущую папку Microsoft Outlook;
     • не импортировать дубликаты – Имеющиеся в архиве данные будут сохранены, а дубликаты данных из файла не будут скопированы в текущую папку Microsoft Outlook.
  7. Нажмите кнопку «Готово». Чтобы сохранить копию сводки по результатам импорта в папке «Входящие», щелкните Сохранить в папке «Входящие».
• Импорт файла из другой программы или файла. Чтобы импортировать файл программы Act!, Lotus Organizer, Microsoft Access, Schedule+ или Microsoft Excel, выполните следующие действия.
  1. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
  2. Выберите значение «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
  3. Выберите тип импортируемого файла.
  4. Нажмите кнопку «Обзор» и выберите импортируемый файл.
  5. Выберите папку, в которую будут перемещены импортированные данные.
  6. При необходимости сопоставьте поля из импортируемого файла полям Microsoft Outlook.
  7. Нажмите кнопку «Соответствие полей».
  8. Перетащите поле, которое требуется преобразовать, из списка Из на название поля Microsoft Outlook в списке В.
  9. Чтобы в поле «В» отобразились дополнительные записи, нажмите кнопку «Назад» или «Далее».
  10. Чтобы отменить все действия по установке соответствия между полями, нажмите кнопку «Очистить».
  11. Чтобы восстановить исходные параметры преобразования, нажмите кнопку «По умолчанию».
  12. Чтобы отобразить в списке В дополнительные поля, щелкните знак «плюс» (+) рядом с названием поля. Например, чтобы отобразились поля «Улица (раб. адрес)» и «Город (раб. адрес)», нажмите знак «плюс» рядом с полем «Рабочий адрес».
  13. Нажмите кнопку «OK».
• Импорт файла в формате iCalendar или vCalendar в Календарь.
  1. Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
  2. Выберите значение «Импорт файла iCalendar» или «vCalendar (.vcs)» и нажмите кнопку «Далее».
  3. Откройте папку, содержащую импортируемый файл. В списке Тип файлов выберите «Формат iCalendar (.ics)» или «Формат vCalendar (.vcs)».
  4. Нажмите кнопку «OK». Также можно дважды щелкнуть файл vCalendar или перетащить его на кнопку «Календарь» в Области переходов. Эти способы лучше всего подходят, если в календаре vCalendar только одна встреча, так как при их использовании, импортируется только первая встреча, содержащаяся в файле.
• Импорт визитной карточки в папку «Контакты».
  1. Выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
  2. Выберите значение «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
  3. Выберите значение «Файл личных папок (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
  4. В поле «Импортировать из файла» укажите путь к импортируемому файлу .pst и его имя.
  5. Выберите одно из значений:
     • заменять дубликаты при импорте;
     • разрешить создание дубликатов;
     • не импортировать дубликаты.
  6. Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта.

Импорт файла Microsoft Schedule+

Если данные Microsoft Schedule+ хранятся только на сервере, а на жестком диске нет их копии, скопируйте файл Schedule+ на жесткий диск.

1. Запустите Schedule+ 7.х.
2. Выберите в меню Tools команду Options, затем перейдите на вкладку Synchronize.
3. Установите переключатель Work primarily from local file, а затем нажмите кнопку «OK».
4. Введите имя файла «Schedule+» в поле «File name».
5. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
6. В мастере экспорта и импорта выберите значение «Импорт из другой программы или файла», а затем нажмите кнопку «Далее».
7. В поле «Выберите файл для импорта» выберите версию Schedule+ и нажмите кнопку «Далее».
8. Следуйте указаниям на экране.

Microsoft Outlook поддерживает также импорт данных Schedule+ в формате Schedule+ Interchange (.sc2). Если в Outlook из Schedule+ импортируется задача, для которой задан уровень важности, значения преобразуются следующим образом: 1 – высокая важность; 5 – низкая важность; другие значения – обычная важность. Поэтому задаче, имевшей в Schedule+ степень важности, равную 9, после импорта в Outlook присваивается не низкая, а обычная важность.

Экспорт данных

Данные могут быть экспортированы в Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint или в файл личных папок.

1. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
2. Выберите вариант «Экспорт в файл» и нажмите кнопку «Далее».
3. В списке щелкните тип файла, в который требуется экспортировать данные, и нажмите кнопку «Далее».
4. Чтобы экспортировать данные в файл для использования в Microsoft Word или Microsoft PowerPoint, выберите либо «Значения, разделенные табуляцией» либо параметр «Значения, разделенные запятыми».
5. Следуйте указаниям мастера импорта и экспорта.

Обратите внимание, что такие свойства структуры папок, как разрешения, правила, описания, формы и представления, не сохраняются при экспорте в файл личных папок. Экспортируется только содержание. Существует возможность экспорта данных в программы, не перечисленные в мастере импорта и экспорта. Для этого нужно экспортировать данные в файлы формата Comma Separated Values (.csv) или Tab Separated Values (.txt).

Экспорт набора контактов

1. Создайте для экспортируемых контактов новую папку.
2. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Папка.
3. Введите имя папки.
4. В списке Содержимое папки выберите значение «Контакты».
5. В списке Поместить папку в щелкните папку «Контакты» и нажмите кнопку «OK».
6. Нажмите кнопку «Контакты» в области переходов, либо выберите другую личную или общую папку контактов, из которой будут копироваться данные.
7. Чтобы скопировать контакты, перетащите их при нажатой клавише «Ctrl» из папки «Контакты» в новую временную папку контактов.
8. Чтобы экспортировать новую папку контактов, выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
9. Выберите вариант «Экспорт в файл» и нажмите кнопку «Далее».
10. В списке щелкните тип файла, в который требуется экспортировать данные, и нажмите кнопку «Далее».
11. Следуйте указаниям мастера импорта и экспорта.