Microsoft Office

руководство для женщин

2076

Как сделать запоминающуюся презентацию

Сделать запоминающуюся презентацию не так уж и сложно — во всяком случае, для этого не нужно обладать никакими сверхъестественными способностями. Какой бы ни была презентация по содержанию, всегда можно улучшить ее за счет технической составляющей — благодаря ей она будет выглядеть привлекательно для всех без исключения зрителей.

Зачем это нужно?

Несмотря на то что маркетологи давно уже выяснили, что презентация — один из лучших способов что-либо кому-либо продать, у нас в стране к ним до сих пор относятся достаточно настороженно и формально. Покупатель — потому что заранее ожидает, что ему будут что-то «толкать», даже если самому продавцу очевиден тот факт, что покупателю не слишком нужны предлагаемые товары и услуги. В таких условиях выполненная на высоком уровне презентация, полностью завладевающая вниманием потребителя и поэтапно рассказывающая ему о том, как он может решить свои проблемы с помощью предлагаемых ему решений, становится действительно сверхмощным оружием в конкурентной борьбе.

От успеха презентаций зависят не только продажи, но и облик компании в глазах общества. Однажды увидев низкокачественную презентацию, потенциальный потребитель составит свое негативное представление о компании, которое при случае донесет до своих родственников, друзей, соседей, коллег. И компания потеряет в их лице не только своих возможных клиентов, но и, вполне вероятно, высококвалифицированных сотрудников, которые смогли бы укрепить позиции организации на рынке. Поэтому внимательное и аккуратное отношение к таким «мелочам», как презентации, является необходимым условием успешного выживания и развития на любом без исключения рынке.

О каких презентациях речь?

Термин «презентация» является достаточно широким и включает в себя множество заметно отличающихся друг от друга понятий. Поэтому прежде чем переходить к предметному разговору о технических аспектах подготовки презентаций, необходимо расставить точки над «i» — договориться о том, что мы будем понимать под презентациями.

Первый смысл термина «презентация» — это специальное мероприятие, предназначенное для знакомства заинтересованной аудиторией с чем-либо; в нашем случае чаще всего с товарами и услугами. Второй смысл — это информация, которая предлагается аудитории как в рамках специально организованных для этого мероприятий, так и вне подобных рамок. Информация эта может иметь самую разную форму и предлагаться практически в любом виде — от устных выступлений для интерактивных презентаций, выполненных с помощью PowerPoint и другого программного обеспечения. Наконец, есть еще и третий смысл слова «презентация». Так называют еще и коммуникации между людьми в процессе представления одними из них другим чего-либо нового.

Как то ни странно, но мы будем говорить обо всех трех значениях термина, поскольку рассматривать мероприятие в отрыве от подаваемого на нем материала было бы совершенно бесполезно. Аналогично, и рассматривать материал в отрыве от процесса его подачи в рамках коммуникации между покупателем и продавцом было бы абсурдно. Между прочим, три определения термина «презентация» уже дали нам возможность сформулировать первое правило успешной подготовки презентаций:

Презентация — это совокупность подаваемого материала, процесса его подачи и обратной связи с аудиторией. Только работая сразу над каждым из этих компонентов, можно сделать презентацию действительно качественной и запоминающейся.

Уважение к зрителю (слушателю)

Как ни печально начинать разговор о качестве создаваемых презентаций с вопроса об уважении докладчика к аудитории, этот вопрос, к сожалению, стоит достаточно остро. Зачастую при проведении презентаций компании забывают о том, что их потенциальные клиенты — взрослые люди, которые имеют за своими плечами определенный жизненный опыт, образование и взгляды. И поэтому попытки выдать этим людям белое за черное выглядят, в лучшем случае, смешно. В худшем же случае у того, кто проводит презентацию, нет возможности свести все к шутке, и тогда презентация с треском проваливается. Поэтому второе правило успешного проведения презентаций заключается уважении к тем людям, для кого вы эту презентацию готовите. Если вы дадите им понять, что вы их не уважаете, подсовывая ложную или непроверенную информацию либо скрывая принципиальные особенности представляемого решения, то вы потеряете эту аудиторию. Уважайте тех людей, для которых вы готовите презентацию.

Комфорт клиента

Уважение к зрителю / слушателю должно проявляться, конечно же, не только в подаче фактов, но и в оформлении презентации в комфортном для пользователя стиле. Слишком громкое звуковое сопровождение, резкие цвета на экране, чересчур напористый докладчик (если презентация проходит в режиме устного доклада) — все это заставляет потенциального клиента чувствовать себя некомфортно и ухудшает восприятие подаваемого на презентации материала.

Попавший в некомфортную для себя обстановку человек уже не сможет сосредоточиться на том, что вы пытаетесь до него донести, и при этом раздражение по поводу дискомфорта от презентации автоматически переносится на того, кто ее проводит, — то есть на вас и вашу организацию. Таким образом, вместо лояльного клиента вы получаете человека, который уже сформировал негативное мнение о вашей компании. Поэтому третье правило подготовки презентаций выглядит следующим образом:

Стремитесь обеспечить максимальный комфорт тех людей, которые будут смотреть и слушать вашу презентацию.

Поскольку среди ваших слушателей будут разные люди с разными представлениями о комфорте, необходимо приложить определенные усилия для того, чтобы добиться его для всех. Постарайтесь использовать в подготовке слайдов нейтральные цвета (белый, черный, синий и т. д.). Для музыкального оформления, если оно планируется, лучше выбрать спокойную инструментальную музыку без избытка ударных и электронных инструментов — как показывает практика, очень удачно презентации ложатся на композиции, исполняемые на акустической гитаре. Если текст, который будет рекламировать ваши товары или услуги, записывается на микрофон заранее, обязательно найдите человека с четкой дикцией и ровным голосом (в идеале — профессионального диктора или радиожурналиста). Помните, что все технические сложности и потраченное на подготовку презентации время воздадутся вам сторицей, так как качественная презентация является действительно чрезвычайно мощным средством продвижения любых продуктов.

Немного о репетициях

Пожалуй, нет ничего портящего презентацию больше, чем неподготовленность к ней человека, который берется ее проводить. К счастью, в наше время это явление не такое уж частое, но, тем не менее, все еще встречающееся, поэтому имеет смысл напомнить докладчикам о необходимости готовиться — и не просто готовиться, записывая на бумаге тезисы своего выступления, но и обязательно репетируя его перед аудиторией. Репетируйте свое выступление именно в том виде, в котором оно будет проходить потом для клиентов, перед максимально широкой аудиторией.

Репетиция репетиции рознь. Конечно, если уж совсем не получается ничего другого, потренироваться представлять товар или услугу можно и перед зеркалом, но, конечно, гораздо эффективнее будет выступить перед аудиторией. При этом постарайтесь приблизить репетиционную презентацию к реальным условиям — если есть такая возможность, проведите ее в том же зале и даже в том же костюме, которые будут на итоговой презентации. Аудитория, которая будет присутствовать на репетиции, должна быть максимально широкой, поскольку чем больше на репетиции будет присутствовать людей, тем больше вероятность того, что кто-то из них заметит какие-то недочеты и промашки. Кроме того, широкая аудитория поможет достичь максимальной комфортности презентации для клиентов, которые будут смотреть презентацию.

Время — деньги

В нашем быстром мире не всякий клиент сможет потратить несколько часов на знакомство с предлагаемыми вами товарами или услугами. Поэтому фраза «Краткость — сестра таланта» должна стать девизом каждого, кто берется за подготовку презентации. Необходимо помнить, что подробная презентация, рассказывающая обо всех особенностях продукта, изобилующая примерами его использования и способная дать исчерпывающие ответы на любые вопросы о предлагаемом товаре или услуге, — это презентация не для клиента, а для продавца. При показе такой презентации потенциальному потребителю последний, скорее всего, успеет заскучать и потеряет нить разговора задолго до того, как вы дойдете даже до половины. Поэтому постарайтесь сэкономить время клиента и рассказывайте только о действительно важных вещах. Презентация должна рассказывать о продукте тезисно и по существу. Если клиент заинтересуется, то он сам начнет задавать вам вопросы.

С другой стороны, перегибать палку и делать презентацию слишком короткой тоже опасно, поскольку в таком случае у клиента может возникнуть впечатление, что предлагаемые ему товар или услуга малоинтересны. Достаточно опасно и брать слишком высокий темп, стараясь рассказать обо всем за короткое время. Если клиент будет уставать от потока информации, обрушившегося на его голову, он в лучшем случае запомнит первые несколько минут вашего выступления, за которые вы успеете рассказать совсем немногое. Каким образом подобрать оптимальный темп? Для этого лучше всего поэкспериментировать с аудиторией, пробуя различные варианты скорости изложения материала. При этом нужно ориентироваться на большинство слушателей, поскольку всегда найдутся те, кому хотелось бы «побыстрее» или «помедленнее».

Иллюстрации

Поскольку сегодня подавляющее большинство презентации проходят в режиме, когда докладчик в процессе своего выступления демонстрирует слайды, сделанные в Microsoft PowerPoint или другой аналогичной программе, то внимание зрителя оказывается распределенным между голосом рассказчика и изображением на экране.

С одной стороны, это хорошо, поскольку при поступлении информации сразу и по визуальному, и по аудиоканалу она должна восприниматься и запоминаться лучше, чем при поступлении ее только по одному из них. С другой стороны, существует опасность, что внимание клиента рассеется между ними, и вместо положительного эффекта комбинирования каналов будет наблюдаться отрицательный. Поэтому на подготовку иллюстративного материала, который будет отображаться на экране, нужно обратить особое внимание. Помните, что то, что показывается на экране, — только иллюстрация к вашему рассказу.

Наиболее распространенная ошибка — расположение на слайдах того текста, который докладчик озвучивает голосом. Если темп чтения этого текста зрителем будет отличаться от темпа выступления (а для большинства зрителей так и будет), то этот человек будет плохо воспринимать и то, что излагает докладчик, и то, что написано на экране.

В идеале на экране должен быть только необходимый минимум текста — вместо него там должны располагаться диаграммы, схемы, таблицы, фотографии, рисунки, которые иллюстрируют речь докладчика. Если у вас нет диаграмм и таблиц, то на слайдах можно разместить просто основные тезисы выступления (не более одного на слайд) с какими-нибудь изображениями, которые будут смотреться уместно рядом с ними. К примеру, если одним из тезисов будет «Краткость — сестра таланта», можно разместить на слайде с этой пословицей изображение часов, которые будут символизировать краткость, и портрет Альберта Эйнштейна, который будет символизировать талант. Если таких изображений не найдется, можно просто вставить логотип вашей компании.

Особенности презентаций для скачивания

Далеко не все из подготавливаемых презентаций будут в дальнейшем показываться аудитории потенциальных клиентов в конференц-залах, на выставках или в кабинетах. Многие презентации создаются для того, чтобы быть выложенными в Интернете — на корпоративном сайте, на официальных сайтах партнеров вашей компании, на сайтах выставок и т. д. Очень час-то заинтересовавшиеся посетители корпоративных презентаций просят скинуть им на флешку слайды, которые были показаны им на презентации, чтобы можно было в последующем продемонстрировать их начальству. В таких случаях также рекомендуется записывать им специально подготовленную для Интернета презентацию, поскольку содержание презентации, которую пользователь будет просматривать самостоятельно, должно отличаться от содержания слайдов, служащих иллюстрацией к устному докладу.

Во-первых, в отличие от презентации-иллюстрации, презентация для скачивания должна содержать в себе достаточно много текста и может быть достаточно подробной — поскольку пользователь будет сам выбирать темп просмотра, он сможет пропустить не слишком интересные для себя моменты и остановиться именно на том, что для него наиболее интересно и важно. Впрочем, это вовсе не отменяет необходимости выбирать удобные для глаз зрителя цвета и по возможности украшать текст иллюстрациями.

При создании презентации для скачивания очень важно помнить о том, что до сих пор далеко не у всех есть «толстый» канал доступа в Интернет с нелимитируемым трафиком, ведь кто-то может «сидеть» на мобильном подключении, поэтому размеры презентации также имеют значение. Как бы вам ни хотелось использовать в качестве фона для слайдов высококачественные художественные фото высокого разрешения, эта идея не очень подходит, поскольку многие потенциальные клиенты, увидев размеры такой презентации, могут отказаться от ее скачивания и просмотра.

Не стоит рассматривать в качестве единственно возможного средства для создания презентации на сайт Microsoft PowerPoint — существует достаточно большое количество различных других программных продуктов, которые позволяют делать красочные и привлекательные презентации. К примеру, посмотрите на Prezi.

Помимо презентации или ролика, которые посетитель будет смотреть на экране компьютера, на сайте должна присутствовать и версия маркетинговых материалов для печати. Лучше всего размещать эту версию в формате PDF, поскольку он гарантирует, что при печати документ будет выглядеть точно так же, как и на экране; кроме того, этот формат уже является стандартом де-факто для размещения тех материалов, которые пользователь будет потом печатать. Версия для печати должна быть достаточно компактной, чтобы пользователь не тратил слишком много бумаги и тонера для принтера при распечатке вашей презентации. Также можно сделать отдельные варианты документов для цветной и черно-белой печати — клиенты это также оценят.

Подводя итоги всему сказанному выше, можно сказать, что создание качественной и запоминающейся презентации — не такая сложная задача, если следовать приведенным простым правилам. Остается только пожелать удачи в подготовке и проведении презентаций всем нашим читателям.


20.09.2014

Наверх