Как настроить совместный доступ к сведениям о занятости в Microsoft Outlook
Служба сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office поставляется корпорацией Microsoft и позволяет публиковать сведения об интервалах занятости в Интернете для совместного доступа. Это удобно для пользователей, которые не могут иметь доступ к вашей папке Календарь, но имеют доступ в Интернет. Эта служба работает с программой Microsoft Outlook 2002 и более поздних версий, так что времена, опубликованные с помощью службы, также отображаются в приглашении на собрание, когда другое лицо планирует собрание с вашим участием. Точно так же можно просмотреть время занятости других пользователей и назначить встречи с ними.
После подключения к службе нужно изменить некоторые установки в программе Microsoft Outlook, чтобы разрешить в ней работу со службой. После того как это выполнено, в программе Microsoft Outlook будет происходить периодическое опубликование времен занятости в службе. Пользователь, не являющийся участником и не уполномоченный просматривать времена занятости, не сможет получить доступ к опубликованной в службе информации. Точно также вы не сможете просмотреть опубликованные времена занятости других пользователей, если не являетесь участником и не уполномочены просматривать информацию.
Изменение состояния занятости элемента календаря
Откройте элемент календаря, для которого необходимо изменить сведения о занятости. В календаре состояния занятости и определенные пользователем метки отображаются с помощью цветов и узоров. Выберите в списке В это время необходимое значение. Состояние встречи определяет ее вид при просмотре календаря другими пользователями. По умолчанию время встречи отображается как занятое (заштрихованный интервал). События указываются в заголовке (если на дни с заголовком попадают какие-либо элементы, соответствующее время помечается как свободное и отображается белым цветом при просмотре календаря), но соответствующее им время не штрихуется.
Обновление сведений о занятости
- Автоматическое обновление сведений о занятости.
- Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря».
- В группе «Дополнительные параметры» нажмите кнопку «Параметры доступности».
- В группе «Параметры» введите в поле Обновлять данные на сервере каждые x минут число от 1 до 99.
- Обновление сведений о занятости вручную из представления календаря. В меню Сервис выберите команду Отправить/получить, а затем – команду Сведения о занятости.
- Обновление сведений о занятости вручную из календаря расписания группы.
- В представлении «Календарь» в меню Действия выберите команду Просмотр расписаний группы.
- Выберите расписание группы, которое требуется просмотреть, и нажмите кнопку «Открыть».
- Нажмите кнопку «Параметры» и выберите команду Обновить сведения о занятости.
- Обновление сведений о занятости вручную из приглашения на собрание.
- В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Назначить собрание».
- Пригласите участников и привлеките ресурсы.
- Нажмите кнопку «Другие» и выберите команду Добавить из адресной книги или Добавить общую папку.
- В поле «Введите или выберите имя» введите имя приглашаемого лица или привлекаемого ресурса.
- Для каждого введенного имени нажмите кнопку «Обязательный», «Необязательный» или «Ресурсы». «Обязательные» и «необязательные» участники отображаются на вкладке Встреча в поле «Кому», а «Ресурсы» – в поле «Место».
- Нажмите кнопку «OK».
- Нажмите кнопку «Параметры» и выберите команду Обновить сведения о занятости.
Просмотр сведений о занятости других пользователей
Чтобы просмотреть сведения о занятости других пользователей, включите их в приглашение на собрание, добавьте их в групповое расписание или просмотрите эти сведения в месте публикации в Интернете или интрасети. Для обозначения сведений о занятости в сетке расписания используется несколько цветов и узоров.
- В приглашении на собрание.
- В окне нового или открытого приглашения на собрание перейдите на вкладку Планирование.
- Введите имя участника или название ресурса в группе «Все участники» или нажмите кнопку «Другие» и выберите команду Добавить из адресной книги или Добавить общую папку. Выберите имена или общую папку и нажмите кнопку «OK».
- В расписаниях групп: сведения о занятости другого пользователя можно просмотреть, открыв расписание группы, в которую он входит, или создав новое расписание группы и включив пользователя в эту группу. Выполните одно из следующих действий.
- Открытие расписания группы:
- В папке «Календарь» в меню Действия выберите команду Просмотр расписаний группы.
- Выберите расписание группы, которое требуется просмотреть, и нажмите кнопку «Открыть». Чтобы обновить сведения о занятости в календаре, нажмите кнопку «Параметры», а затем – кнопку «Обновить сведения о занятости».
- Создание расписания группы.
- В папке «Календарь» в меню Действия выберите команду Просмотр расписаний группы.
- Нажмите кнопку «Создать».
- Введите имя нового расписания группы и нажмите кнопку «OK».
- Нажмите кнопку «Другие» и выберите команду Добавить из адресной книги или Добавить общую папку.
- Выберите имена или общую папку и нажмите кнопку «OK».
- Чтобы обновить сведения о занятости в календаре, нажмите кнопку «Параметры», а затем – кнопку «Обновить сведения о занятости».
- На web-узле службы сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office: вы и пользователь, сведения о доступности которого требуется просмотреть, должны быть участниками этой службы. Кроме того, необходимо, чтобы указанный пользователь предоставил вам разрешение на просмотр этих сведений. Введите в web-обозревателе адрес http://freebusy.office.microsoft.com/freebusy/freebusy.dll.
- В другом расположении в Интернете или интрасети: введите в web-обозревателе адрес места публикации сведений о доступности пользователя.
Если для просмотра сведений о доступности участников, к сведениям которых нет других способов доступа, используется служба сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office, для просмотра необходимо, чтобы участники зарегистрировались в указанной службе и предоставили вам разрешение на просмотр своих сведений.
Если не удается просмотреть сведения о доступности участников, опубликованные в Интернете или интрасети без использования службы сведений о доступности в Интернете через Microsoft Office, возможно, место публикации не задано в Microsoft Outlook. Выберите в меню Сервис команду Параметры, нажмите кнопку «Параметры календаря», затем – кнопку «Параметры доступности». В поле «Искать размещение» введите URL-адрес сервера, на котором хранятся сведения о доступности. В Microsoft Outlook поддерживаются подстановочные модификаторы %NAME% и %SERVER%. Это играет важную роль при настройке места поиска по умолчанию, поскольку необходимо указать и каталог и файл. Сведения о занятости хранятся в файлах с расширениями .vfb. Можно указать следующее размещение для поиска: ftp://%SERVER%/fb/%NAME%.vfb. При создании приглашения на собрание, модификаторы %NAME% и %SERVER% заменяются именем получателя и сервера соответственно. (В адресах протокола SMTP именем получателя считаются все знаки до знака @, а именем сервера – все знаки после знака @.) Например, адрес электронной почты BorisFokin@example.com будет преобразован в адрес ftp://example.com/fb/BorisFokin.vfb.