Microsoft Office

руководство для женщин

3739

Сортировка и группировка сообщений в Microsoft Outlook

Упорядочение – это заранее заданное соответствие между группировкой и порядком сортировки. Существует 13 заранее настроенных стандартных способов упорядочения, которые доступны только в табличном типе представления. По умолчанию группы, получающиеся после упорядочения, полностью развернуты за исключением упорядочения «Разговор», при котором группы по умолчанию свернуты. Нельзя создавать новое упорядочение, но можно создать новое представление с настраиваемой группировкой и порядком сортировки.

В многострочном макете внутри представления можно быстро перейти от одного заранее настроенного упорядочения к другому. Щелкните заголовок столбца «Упорядочить по» и выберите нужный способ упорядочения. Далее приведены описания стандартных способов упорядочения:

  • Вложения – это упорядочение группирует сообщения по двум группам (с вложениями и без вложений) и сортирует сообщения по дате получения;
  • Категории – это упорядочение группирует сообщения по категориям и сортирует их по дате получения;
  • Разговор – Это упорядочение группирует сообщения по теме сообщения или по «обсуждению». Порядок сортировки элементов в обсуждении зависит от отправителя и получателя, а группы сортируются по дате. Когда получено новое сообщение, обсуждение, частью которого является полученное сообщение, перемещается наверх списка сообщений. По умолчанию отображаются только непрочитанные и отмеченные сообщения. Чтобы отобразить все сообщения в обсуждении, щелкните стрелку рядом с заголовком обсуждения. Чтобы можно было следить за обсуждением или нитью сообщений электронной почты, в сообщениях выделяются получатель и отправитель сообщения, а также дата ответа;
  • Дата – это упорядочение группирует и сортирует сообщения по дате. Это упорядочение применяется по умолчанию, а для упрощения представления скрываются ненужные подробности. Например, для сообщений, полученных сегодня, отображается только время. Для сообщений, полученных вчера, отображается дата и время, а для сообщений, полученных больше недели назад, отображаются более подробные сведения о дате;
  • Учетная запись электронной почты – это упорядочение группирует сообщения по учетным записям электронной почты и сортирует их по дате получения;
  • Флаг – это упорядочение группирует сообщения по цвету отметки и сортирует их по дате получения. Это упорядочение отображает только сообщения с отметкой. Сообщения, отмеченные кем-либо еще (отправителем сообщения), отображаются в группе «Без отметки»;
  • Папка – это упорядочение группирует сообщения в алфавитном порядке по имени папки и сортирует их по дате получения. Упорядочение доступно только для элементов в папке «Папка поиска»;
  • От – это упорядочение группирует сообщения по именам, расположенным в строке «От», и сортирует сообщения по дате получения;
  • Важность – это упорядочение группирует сообщения по важности («Высокая», «Обычная» и «Низкая») и сортирует их по дате получения;
  • Размер – это упорядочение группирует сообщения по пяти категориям и сортирует сообщения по размеру: Крошечные (< 10 КБ), Маленькие (10–25 КБ), Средние (25–100 КБ), Большие (100–500 КБ), Очень большие (500 КБ – 1 МБ), Значительные (1–5 МБ) и Огромные (> 5 МБ);
  • Тема – это упорядочение группирует сообщения в алфавитном порядке по теме и сортирует их по дате получения;
  • Назначение – это упорядочение группирует сообщения по именам, расположенным в строке «Кому», и сортирует сообщения по дате получения;
  • Тип – это упорядочение группирует сообщения по типу элемента и сортирует их по дате получения. Например, все сообщения электронной почты будут находиться в одной группе, приглашения на собрание – в другой, поручения – в третьей.

04.04.2015

Наверх