Что такое категории в Microsoft Outlook и как ими пользоваться
Категория – это ключевое слово или фраза, которые помогают отслеживать элементы. Использование категорий облегчает поиск, сортировку, отбор и группировку элементов. При помощи категорий отслеживаются элементы различных типов, связанные между собой, но хранящиеся в разных папках. Например, можно создать категорию «Проект Север» и объединить под ее названием все собрания, контакты и сообщения, относящиеся к проекту «Север».
Категории также позволяют отслеживать элементы, не помещая их в отдельные папки. Например, в одном списке задач можно держать задачи и служебного, и личного характера, но просматривать их по отдельности, создав категории «Дела» и «Личные данные». В Microsoft Outlook имеется перечень категорий, который называется главным списком категорий. Этот список можно использовать без изменений или расширить его своими категориями. В зависимости от режима работы можно также выполнять следующие действия:
- предварительно создавать в главном списке новые категории, а позднее назначать их элементам;
- распределять элементы по категориям по мере создания элементов;
- если задачи импортируются из приложения Microsoft Schedule+, то в Microsoft Outlook их можно организовать по категориям точно так же, как они включались бы в проекты в Microsoft Schedule+.
Элементы могут принадлежать нескольким категориям. Например, одна и та же задача может быть отнесена к категориям «Дела», «Важные клиенты» и «Планы на будущее».
Назначение категории элементу
- Назначение категории в ходе создания элемента – в окне элемента нажмите кнопку «Категории». В Сообщении сначала нажмите кнопку «Параметры», а затем – кнопку «Категории». В списке Имеющиеся категории установите флажки рядом с нужными категориями и нажмите кнопку «OK».
- Назначение категории существующему элементу – Выберите элементы, которым требуется назначить категорию. В меню Правка выберите команду Категории. В списке Имеющиеся категории установите флажки рядом с нужными категориями и нажмите кнопку «OK». Если какой-либо флажок затенен, некоторым из элементов, выбранных на первом шаге, уже назначена данная категория. Для назначения категории всем выбранным элементам щелкайте флажок до появления в нем галочки. Для отмены такого назначения щелкайте затененный флажок до исчезновения галочки.
- Если требуемой категории нет в списке, включите в главный список категорий (это список категорий, которые могут использоваться для группировки и поиска элементов. Он содержит такие общие категории, как «Дела», «Личные данные» и «Телефонные звонки». Имеется возможность добавлять категории в этот список и удалять их из списка) новую категорию. Наберите ее имя в поле «Элемент принадлежит следующим категориям», затем нажмите кнопку «Добавить».
Создание новой категории
- Выберите любой элемент.
- В меню Правка выберите команду Категории.
- Нажмите кнопку «Главный список категорий».
- В поле «Новая категория» введите имя категории.
- Нажмите кнопку «Добавить».
- Для создания новых категорий повторите пункты 3 и 4.
- Два раза нажмите кнопку «OK».
Добавление или удаление категории
Для добавления новой категории – в поле «Новая категория» введите имя категории и нажмите кнопку «Добавить». Для удаления категории – щелкните категорию, которую требуется удалить. (Для выбора нескольких категорий щелкните их поочередно при нажатой клавише «Ctrl».) Нажмите кнопку «Удалить». Два раза нажмите кнопку «OK».
После удаления категории из главного списка категорий ей по-прежнему будут принадлежать элементы. Например, категория «Дела» останется назначенной элементам и после ее удаления из главного списка. Таким образом, элементы можно искать, сортировать, отбирать и группировать по удаленным категориям.
Удаление категории элемента
Выделите элемент. В меню Правка выберите команду Категории и в списке Имеющиеся категории снимите флажки рядом с категориями, из которых необходимо исключить элемент.
Восстановление категорий, используемых по умолчанию
Щелкните на любом элементе. В меню Правка выберите команду Категории. Нажмите кнопку «Главный список категорий», кнопку «Сброс» и дважды – кнопку «OK».
После сброса главного списка категорий в нем останутся только категории, изначально включенные в состав Microsoft Outlook. Все добавленные категории удаляются. Эти изменения касаются только главного списка категорий. Элементы, принадлежащие удаленным категориям, по-прежнему будут им принадлежать, поэтому можно искать, сортировать, отбирать и группировать элементы по удаленным категориям.