Что такое настройка представлений в Microsoft Outlook

В каждой папке Microsoft Outlook, такой как «Входящие» или «Календарь», элементы отображаются в стандартной разметке, которая называется представлением. Для каждой папке имеется несколько стандартных представлений. Представления включают такие настройки, как тип представления, поля, цвета, шрифты и многие другие, и предоставляют различные способы просмотра элементов в папке.

Например, в папке «Контакты» в представлении «Адресные карточки» отображаются имена и адреса по блокам, аналогично визитным карточкам. Это представление удобно использовать для поиска почтового адреса контакта. В представлении «Список телефонов» контакты просматриваются в таблице по строкам, а такие сведения, как должность и название отдела, отображаются в столбцах. Такое представление позволяет быстро найти необходимый номер телефона контакта или его должность.

Представления позволяют задавать объем отображаемых сведений об элементах и файлах, хранящихся в папках Microsoft Outlook, что упрощает обработку и анализ необходимых сведений. Например, в представление можно вносить изменения, создавать фильтры или изменять принцип группировки, сортировки или размещения элементов. Можно также создавать собственные, настраиваемые представления.

Типы представлений

Стандартные представления, которые могут выбираться для каждой папки, относятся к следующим типам.

• Представление таблицей – в таблице элементы располагаются в сетке из строк и столбцов. В каждой строке содержится один элемент. Сведения об элементах содержатся в столбцах. Управление подробностью отображаемых сведений осуществляется путем добавления и удаления столбцов, отбора элементов по указанному условию, а также сортировки, группировки или размещения элементов. В табличном типе представления могут отображаться сообщения с использованием однострочного или многострочного макета. В Microsoft Outlook можно также задать параметры для автоматического определения того, какой макет следует применить, исходя их ширины списка сообщений. В многострочном макете обычно отображаются четыре поля («От», «Тема», «Дата» и «Значок»). Если ширина списка сообщений при использовании многострочного макета недостаточна для отображения всех названий столбцов для элемента, задержите курсор на элементе, чтобы отобразить всплывающую подсказку, содержащую полные сведения, либо укажите дополнительные поля, которые выводятся на дополнительных строках при остановке курсора на элементе. Представление таблицей удобно для просмотра сообщений, задач и сведений о других элементах.
• Представление временной шкалой – на временной шкале элементы отображаются в виде значков, расположенных в хронологическом порядке слева направо на линейке времени. Представление временной шкалой наиболее удобно при просмотре записей в дневнике и любых других элементов, которые требуется расположить в соответствии с их временем.
• Представление день/неделя/месяц – В представлении день/неделя/месяц элементы в календаре располагаются так же, как в бумажном календаре. Элементы могут просматриваться в блоках по дням, неделям или месяцам. Представление день/неделя/месяц наиболее удобно при просмотре встреч, собраний и событий.
• Представление карточками – в представлении карточками элементы отображаются как отдельные карточки, аналогично файлу адресных карточек. Управление подробностью отображаемых сведений осуществляется путем добавления и удаления полей элемента или с помощью отбора элементов по указанным условиям. Кнопки с буквами справа от карточек позволяют быстро переходить к карточкам, имена которых начинаются на другую букву. Представление карточками наиболее удобно при просмотре контактов и любых элементов, которые требуется расположить по алфавиту для быстрого поиска.
• Представление значками – в представлении значками элементы представлены в виде отдельных значков, расположенных в невидимой сетке. Представление значками наиболее удобно для просмотра заметок и элементов, представленных крупными или мелкими значками, или же в списке значков. Для просмотра сведений о значках воспользуйтесь представлением таблицей.

Изменение способов отображения данных в представлениях

• Упорядочение – это заранее заданное соответствие между группировкой и порядком сортировки. Существует тринадцать предварительно определенных стандартных типов упорядочения («Вложения», «Категории», «Разговор», «Дата», «Учетная запись электронной почты», «Пометка», «Папка», «От», «Важность», «Размер», «Тема», «Кому» и «Тип»), доступные только при табличном типе представления. По умолчанию группы, получающиеся после упорядочения, полностью развернуты за исключением упорядочения «Разговор», при котором группы по умолчанию свернуты. Нельзя создавать новое упорядочение, но можно создать новое представление с настраиваемой группировкой и порядком сортировки. Дополнительные сведения о конкретном упорядочении доступны в справке Outlook. Просмотреть или применить способ упорядочения можно с помощью команды Упорядочить по в меню Вид.
• Сортировка данных. Сортировкой называется упорядочение элементов определенным способом в возрастающем или убывающем порядке. Элементы могут быть отсортированы в любом представлении на основе содержимого одного или нескольких полей. Исключение составляют представления, связанные со временем, например, «День/неделя/месяц» и временная шкала. Например, задачи могут быть отсортированы по срокам для определения очередности работы над ними, а список сообщений может быть отсортирован в алфавитном порядке по отправителю, а затем по теме. (При сортировке сообщений в алфавитном порядке по теме сокращения «RE» и «FW» в поле «Тема» не учитываются.) Если упорядочение было применено в табличном типе представления, сохраняется возможность использования настраиваемой сортировки. При просмотре списка сообщений с помощью однострочного макета порядок группировки можно быстро изменить, щелкнув заголовок столбца. При использовании многострочного представления нажатие заголовка столбца приводит к применению упорядочения. Порядок сортировки справа налево для некоторых языков – Средства поддержки направления письма справа налево могут быть включены в Microsoft Office Outlook только при работе в 32-разрядной операционной системе Microsoft Windows с поддержкой направления письма справа налево, например в арабской версии Microsoft Windows 2000. Порядок сортировки справа налево используется везде, где это возможно, в том числе в списках данных в представлениях таблицей, карточками и значками, в сгруппированных списках, а также в списках контактов, папок и адресов.

В некоторых серверных представлениях может не поддерживаться порядок сортировки справа налево, поскольку в них используются только порядки сортировки, поддерживаемые сервером.

• Группировка данных. Группа – это совокупность элементов, имеющих между собой что-либо общее, например набор сообщений от одного отправителя или задачи с одинаковым сроком исполнения.
• Кнопки разворачивания и сворачивания в заголовках групп. Если упорядочение было применено в табличном типе представления, сохраняется возможность использовать настраиваемую группировку, выбрав команду Отображать в группах в меню Вид (подменю Упорядочить по), а затем создав нужную группировку. Элементы могут группироваться только в представлениях на основе таблицы или в представлениях типа временной шкалы. При группировке элементов по полю, которое может содержать несколько значений, например по полю «Категории», элементы могут многократно встречаться в таблице или на временной шкале. Так, если группировка выполняется по полю «Категории» и какой-либо элемент имеет две категории (например, «Дела» и «Мысли»), он будет помещен в группу «Дела» и в группу «Мысли». Элемент по-прежнему один, но отображается дважды. При изменении любого экземпляра элемента изменяются и все остальные.
• Отбор данных – фильтры представления позволяют просматривать только элементы или файлы, отвечающие заданным условиям. Например, с помощью условий отбора по значению «Андрей Фокин» в поле «От» можно отобрать только те элементы, которые были получены от Андрея Фокина. Остальные элементы не удаляются из папки. Для их просмотра следует удалить фильтр представления.

После применения фильтра представления к выбранной папке слева в строке состояния выводится сообщение «Отбор выполнен». Сообщение «Применено несколько фильтров» означает, что применены как фильтр синхронизации, так и фильтр представления. Фильтр синхронизации позволяет выбрать, какие элементы следует загружать и сохранять в файлах автономных папок (.ost).