Настраиваем в Microsoft Outlook автоматическое управление папкой «Входящие» при отсутствии на работе

Обратите внимание, что некоторые вещи не применимы для отдельных языков, но с русским нам повезло. Если не предполагается проверять почту, находясь вне офиса, используйте для управления папкой Входящие заместителя. Имеется возможность включить автоматическую отправку ответов на входящие сообщения. Кроме того могут быть созданы правила автоматического управления входящими сообщениями. Эти правила определяют действия, выполняемые со входящими сообщениями. Например, могут быть созданы правила автоматического перемещения или копирования сообщений в другие папки, удаления сообщений, отправки заданных пользователем ответов и так далее. При создании правил важно понимать, как они применяются в Microsoft Outlook.

Правила применяются в порядке их следования в списке, показанном в диалоговом окне Заместитель. Если в диалоговом окне Изменить выбрано несколько условий, правило применяется только к сообщениям, удовлетворяющим всем выбранным условиям. Например, если заданы два условия: отправитель – Денис Иванов, Тема – производственное совещание, правило будет действовать только на те сообщения, которые удовлетворяют обоим условиям. Однако, если для одного условия задано несколько условий, правило будет применяться к сообщениям, удовлетворяющим любому из этих условий. Например, если в поле «От» задать «Денис Иванов; Антон Смирнов», правило будет применено к сообщениям, полученным либо от Дениса Иванова, либо от Антона Смирнова.

Создание правила заместителя

1. В меню Сервис выберите команду Заместитель.
2. Нажмите кнопку «Добавить».
3. В группе «При поступлении сообщения, отвечающего условиям» укажите условия выполнения действия, которым должно удовлетворять сообщение.
4. Чтобы задать дополнительные условия, нажмите кнопку «Дополнительно», выберите нужные настройки и нажмите кнопку «OK».
5. Чтобы данное правило применялось в последнюю очередь, установите флажок Не обрабатывать последующие правила.
6. В группе «Выполнить следующие действия» выберите действия, которые необходимо выполнять. Могут быть выбраны несколько вариантов.

Если указано, что сообщение должно быть удалено, правила, следующие за правилом удаления в списке правил диалогового окна Заместитель не выполняются для сообщения.

Изменение правил Заместителя

Для изменения правила, выполните любое из следующих действий:

• изменение конкретного правила – нажмите кнопку «Изменить правило». Измените условия и действия правила;
• изменение порядка применения правил заместителя – в группе «Правила для обработки сообщений, когда меня нет на работе» щелкните по правилу, которое требуется переместить вверх или вниз по списку. Нажмите кнопку «Вверх» или «Вниз»;
• удаление правила – в группе «Правила для обработки сообщений, когда меня нет на работе» щелкните правило, которое требуется удалить. Нажмите кнопку «Удалить».