Microsoft Office

руководство для женщин

10600

Настраиваем в Microsoft Outlook изменение параметров отображения формата в несколько строк

Формат в несколько строк доступен только в табличном типе представления (базовая структура представления). При создании представления в первую очередь необходимо выбрать один из пяти типов представлений (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), чтобы задать размещение и форматирование данных в новом представлении.

  • Изменение количества знаков, при превышении которого отображение переключается с формата в несколько строк на формат в одну строку – в программе Microsoft Outlook можно установить ширину (в количестве знаков) списка сообщений, при превышении которой отображение переключается на формат в несколько строк.
    1. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое.
    2. Нажмите кнопку «Другие настройки».
    3. В группе «Другие параметры» установите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков и введите в текстовом поле число n.
  • Указание количества строк, отображаемых в формате в несколько строк – если при отображении в формате в несколько строк список сообщений недостаточно широкий для отображения всех заголовков столбцов элементов, эту информацию можно получить из всплывающего сообщения, которое вызывается при задержке указателя мыши на имени элемента. Во всплывающем сообщении также будут находиться все дополнительные поля, отображаемые в формате в одну строку для данного вида.
    1. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое.
    2. Нажмите кнопку «Поля».
    3. В переключателе Максимальное число строк в режиме в несколько строк установите нужное значение.
  • Скрыть или показать заголовки групп – в меню Вид выделите пункт Упорядочить по, а затем выберите команду Отображать в группах.

Изменение многострочного макета

Формат в несколько строк доступен только в табличном типе представления. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое. Нажмите кнопку «Другие настройки». В группе «Другие параметры» выполните одно из следующих действий:

  • чтобы всегда использовать многострочный макет, выберите переключатель Всегда в несколько строк;
  • если данный параметр недоступен, снимите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков, а затем выберите переключатель Всегда в несколько строк;
  • чтобы задать ширину, при которой Microsoft Outlook изменит многострочный макет на однострочный для отображения большего числа полей, установите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков, а затем введите нужное число n.

Изменение однострочного макета

Однострочный макет доступен только в табличном типе представления. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое. Нажмите кнопку «Другие настройки» и снимите флажок Формат в несколько строк для ширины меньше n знаков.

Изменение имени пользовательского представления

В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. В поле «Представления для папки имя_папки» выберите представление, которое требуется переименовать. Нажмите кнопку «Переименовать» и в поле «Новое имя представления» введите новое имя.

Встроенное представление переименовать нельзя, даже если его настройка была изменена. Скопируйте встроенное представление, присвойте ему новое имя, а затем измените параметры настройки.

Изменение условий доступности представления и папки, в которой оно доступно

  1. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление.
  2. В списке Представления для папки имя_папки щелкните по представлению, которое требуется использовать в других папках.
  3. Нажмите кнопку «Копировать».
  4. В поле «Имя представления» введите имя.
  5. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе «Может быть использовано».
  6. Нажмите кнопку «OK».
  7. Чтобы немедленно воспользоваться представлением, нажмите кнопку «Применить».

Новые представления добавляются в подменю Текущее представление.

Создание нового представления или изменение существующего

Кроме создания и настройки представления можно к табличному представлению применить встроенное упорядочение.

  • Создание представления с нуля – в меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. Нажмите кнопку «Создать». В поле «Имя представления» введите имя. В списке Тип представления выделите нужный. Чтобы указать, где будет доступно это представление, выберите в группе «Может быть использовано» нужный переключатель. Нажмите кнопку «OK». В диалоговом окне Настройка представления: имя_представления выберите нужные параметры. По окончании настройки параметров нажмите кнопку «OK». Чтобы немедленно воспользоваться представлением, нажмите кнопку
    «Применить».
  • Если при использовании многострочного макета в представление было добавлено несколько полей, то для просмотра всех сведений может понадобиться увеличить число строк, отображаемых в многострочном макете. Новые представления добавляются в подменю Текущее представление.

  • Создание нового представления на основе стандартного – перейдите в представление, на основе которого требуется создать новое представление. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое. Для каждого типа вносимых изменений нажмите соответствующую кнопку и выберите необходимые параметры. Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления: имя_представления. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. В списке Представления для папки имя_папки щелкните строку «Текущее представление». Нажмите кнопку «Копировать». В поле «Имя нового представления» введите имя. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе «Может быть использовано».
  • Если при использовании многострочного макета в представление было добавлено несколько полей, то для просмотра всех сведений может понадобиться увеличить число строк, отображаемых в многострочном макете.

В разделах Контакты, Задачи и Заметки можно быстро изменить текущее представление, щелкнув ссылку Настроить текущее представление в области переходов.

Удаление пользовательского представления

В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление. В списке Представления для папки имя_папки выберите представление, которое требуется удалить, и нажмите кнопку «Удалить».

Встроенное представление нельзя удалить, даже если его параметры были изменены.

Выделение элементов в представлении

При поступлении в папку «Входящие» непрочтенного сообщения оно выделяется в полужирным шрифтом. Кроме того, выделяются просроченные элементы, а также завершенные и непрочтенные задачи. Применяя походящие цвета и форматы текста, можно выделять элементы в любом табличном представлении.

  1. Укажите последовательно в меню Вид на команды Упорядочить по и Текущее представление и щелкните какое-либо представление, относящееся к табличному типу представления.
  2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  3. Нажмите кнопку «Автоформат».
  4. Нажмите кнопку «Добавить».
  5. В поле «Название введите имя правила».
  6. Нажмите кнопку «Условие и выберите нужные параметры».
  7. Нажмите кнопку «OK».
  8. Нажмите кнопку «Шрифт» и выберите нужные параметры.

В папке «Входящие» можно задать отображение определенным цветом сообщений от конкретного отправителя. В меню Сервис нажмите кнопку «Организовать», а затем щелкните ссылку По цвету.

В первом элементе, помеченном маркером, выберите требуемые параметры и нажмите кнопку «Применить цвет».

Сброс стандартного представления

  1. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Определить представление.
  2. В списке Представления для папки имя_папки щелкните по представлению, для которого требуется восстановить исходные параметры.
  3. Нажмите кнопку «Сброс».

Если кнопка «Сброс» недоступна, возможно, было выбрано настраиваемое представление или стандартное представление с первоначальными параметрами.

Просмотр результатов отслеживания и ответов на голосование

Откройте исходное отслеживаемое сообщение. Обычно оно хранится в папке «Отправленные» и перейдите на вкладку Отслеживание.

Переход в другое представление

В меню Вид выделите пункты «Упорядочить по», «Текущее представление», а затем выберите нужное представление. В областях Контакты, Задачи, Заметки и Дневник в области Текущее представление отображаются представления, доступные для соответствующего типа представления. Представление можно быстро изменить, выбрав нужное в области Текущее представление.

Поиск адреса на карте

  1. Откройте «Контакт».
  2. В разделе Адрес щелкните направленную вниз стрелку и выберите тип адреса, который требуется найти на карте – «Рабочий», «Домашний» или «Другой».
  3. Выберите в меню Действия команду Отобразить схему адреса.

Эта функция не работает для России. К сожалению поддерживается только карта США. Средство или некоторые параметры, описанные в этом разделе справки, применимы только в случае, когда в языковых параметрах Microsoft Office включена поддержка английского языка.

Одновременный просмотр двух папок Microsoft Outlook

Если требуется просмотреть другую папку Microsoft Outlook, например «Календарь», не закрывая уже открытую папку, например «Входящие», выполните следующие действия:

  1. Если одна из двух папок еще не открыта в главном меню Microsoft Outlook, выберите папку в меню Перейти в списке папок, чтобы отобразить ее.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши вторую папку и выберите в контекстном меню команду Открыть в новом окне.

Изменение столбцов и полей

В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление и Формат столбцов. В списке Имеющиеся столбцы выберите имя столбца, ширину которого требуется изменить. Если известна требуемая ширина столбца в знаках, установите переключатель Равна и введите число знаков в поле. Чтобы Microsoft Outlook автоматически устанавливал ширину столбцов, установите переключатель Подбирается автоматически.

Чтобы быстро изменить ширину столбца, укажите мышью на правую границу заголовка столбца и, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу столбца влево или вправо. Чтобы быстро сделать столбец достаточно широким для отображения всего содержания, дважды щелкните кнопкой мыши правую границу заголовка столбца.

Изменение ширины столбца в табличном представлении

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. В мультистрочном макете Microsoft Outlook автоматически изменяет размеры заголовков столбцов по мере изменения ширины списка сообщений. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите в контекстном меню команду Форматировать столбцы. В группе «Ширина» выполните одно из следующих действий:

  • выберите переключатель Равна, а затем введите число в поле знаков;
  • чтобы Microsoft Outlook автоматически подбирал наилучший размер столбца, выберите Подбирается автоматически.

Выравнивание содержимого столбца

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, укажите в контекстном меню на команду Выравнивание и выберите необходимый вид выравнивания.

Изменение надписи в заголовке столбца

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, который требуется изменить, и выберите в контекстном меню команду Форматировать столбцы. В поле «Заголовок» введите новую надпись. При изменении надписи имя поля не изменяется.

Перемещение столбца

Данное средство доступно только, если используется однострочный макет. Перетащите заголовок столбца на границу заголовков столбцов, между которыми вставляется данный столбец. При появлении маркера в виде двойной стрелки отпустите кнопку мыши.

Добавление и удаление полей в представлении

В таблице поле представлено в виде столбца данных. В карточке – в виде графы с меткой и определенными сведениями. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление. Нажмите кнопку «Поля». Выполните одно из следующих действий:

  • добавление поля или столбца – в списке Имеющиеся поля выберите поле, которое требуется добавить. Если в списке Имеющиеся поля нет нужного поля, выберите другой набор полей в поле «Группы полей для выбора» и выберите поле. Нажмите кнопку «Добавить»;
  • удаление поля или столбца – в списке Отображаемые поля выберите удаляемое поле. Нажмите кнопку «Удалить».

В однострочном макете, чтобы быстро удалить столбец, перетащите заголовок столбца за пределы строки. Когда вместо него в строке появятся знаки X, отпустите кнопку мыши.


30.03.2015

Наверх