Microsoft Office

руководство для женщин

3493

Как правильно сохранить документ Microsoft Visio на жестком диске компьютера

Во время работы с документом, его можно в любой момент сохранить в файле на жестком диске. Этим вы сохраните результаты своего труда и защитите их от случайного изменения или повреждения в результате сбоя в работе компьютера. Для того, чтобы сохранить диаграмму в файле, вызовите команду меню Файл → Сохранить или нажмите кнопку Сохранить, расположенную на панели инструментов.

Если документ, с которым вы работаете в данный момент, ранее не был сохранен в виде файла, вам будет предложено ввести его имя и выбрать папку для сохранения. На рис. 2.4 представлено окно сохранения документа. Это стандартное окно сохранения файла, используемое в Windows. Если вы работаете с другой версией Windows, например Windows XP, то окно сохранения файла будет иметь несколько иной вид, но основные действия останутся без изменений.

Рис. 2.4. Окно сохранения документа при работе с Windows

Рис. 2.4. Окно сохранения документа при работе с Windows

В поле Имя файла введите название документа. Вы можете назвать его по вашему усмотрению и вкусу, однако, для облегчения будущей работы с файлами следует выбирать «говорящие» имена, описывающие содержание документа. При помощи раскрывающегося списка Тип файла можно выбрать формат, в котором будет сохранен редактируемый документ. По умолчанию используется «родной» для Visio формат VSD (пункт списка Документ (*.vsd). Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть впоследствии вновь открыты для редактирования. В разделе, посвященном обмену данными с другими приложениями, мы поговорим об остальных форматах сохранения файлов, доступных в Microsoft Visio, а также об особенностях их использования.

Кроме имени файла следует выбрать папку, в которую будет помещен документ. В Windows это можно сделать при помощи строки адреса, расположенной в верхней части окна сохранения (см. рис. 2.4). Если вы затрудняетесь выбрать папку таким способом, не вполне привычным для пользователей других версий Windows, способом, нажмите расположенную в нижнем левом углу окна кнопку Обзор папок. Окно примет традиционный вид, и вы сможете выбрать место для сохранения файла при помощи дерева дисков и папок (рис. 2.5).

Рис. 2.5. При желании вы можете переключить окно сохранения файла в более традиционный вид и вывести на экран дерево дисков и папок

Рис. 2.5. При желании вы можете переключить окно сохранения файла в более традиционный вид и вывести на экран дерево дисков и папок

Обратите внимание на поля Авторы и Ключевые слова, расположенные под списком Тип файла. Щелкнув левой кнопкой мыши на одном из этих полей, можно ввести имена авторов документа и ключевые слова (см. рис. 2.4), которые затем могут быть использованы для ускорения поиска документа на жестком диске.

Закончив ввод параметров документа, нажмите кнопку Сохранить. После того, как запись данных на диск будет завершена, можно продолжить работу с документом. После этого повторный вызов команды Файл → Сохранить или нажатие на одноименную кнопку панели инструментов позволит сохранить диаграмму в файле под этим же именем. Для ускорения вызова команды сохранения файла вы можете использовать связанную с ней комбинацию «горячих» клавиш Ctrl+S.

Команда Файл → Сохранить как позволит вам сохранить документ в отдельном файле под новым именем. С ее помощью можно быстро сделать копию документа и продолжить работу, сохранив исходные данные без изменений. Эта же команда позволит сохранить документ в другом формате, например, для использования в приложении, не способном открыть документ в формате VSD. Если документ, с которым вы работаете, настолько важен, что вы боитесь случайно сохранить внесенные изменения, воспользуйтесь командой сохранения файла только для чтения.

Щелкните левой кнопкой мыши на небольшой стрелке, расположенной в правой части кнопки Сохранить. На экране появится меню, представленное на рис. 2.6. Команда Только чтение позволяет записать файл на диск и запретить сохранение вносимых после этого момента изменений. Возможность редактировать файл останется, но для сохранения изменений нужно будет выбрать для него новое имя. Команда Файл → Сохранить и одноименная кнопка в этом режиме будут действовать аналогично команде Сохранить как.

Рис. 2.6. При необходимости вы можете сохранить файл и запретить его дальнейшее редактирование

Рис. 2.6. При необходимости вы можете сохранить файл и запретить его дальнейшее редактирование

При повторном открытии документа, доступного только для чтения, защита от случайного сохранения продолжает действовать. Об этом вам напомнит надпись Только чтение в заголовке окна программы (рис. 2.7). Для защиты файла от случайного сохранения изменений для него устанавливается атрибут Только чтение. Эти слова должны быть знакомы пользователям, имеющим некоторый опыт работы с Windows.

Рис. 2.7. При работе с документом, защищенным от случайной записи изменений, в заголовке окна выводится предупреждение

Рис. 2.7. При работе с документом, защищенным от случайной записи изменений, в заголовке окна выводится предупреждение

Кроме того, вы можете включить функцию автоматического сохранения документа через определенные промежутки времени. Для этого вызовите команду Сервис → Параметры. В появившемся на экране окне перейдите на вкладку Сохранение и открытие, установите флажок Автосохранение каждые и с помощью расположенного рядом поля установите подходящую длительность интервала автоматического сохранения (в минутах). Закончив настройку, нажмите кнопку OK.


20.07.2013

Наверх