Microsoft Office

руководство для женщин

10140

Как правильно работать с вложениями в Microsoft Outlook

По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений (такие как BAT, EXE, VBS и JS), которые могут содержать вирусы. При вложении такого файла в сообщение электронной почты будет выведено предупреждение о том, отправлять ли потенциально опасное вложение. В случае нажатия кнопки «Да» вложение будет отправлено.

Вложение можно также вставить, перетащив файл с компьютера в элемент Outlook или скопировав и вставив файл в элемент Outlook в виде вложения. Более безопасный способ совместного использования файлов – это поместить их в защищенную общую сетевую папку. В сообщение электронной почты можно включить ссылку на папку, к которой дается доступ получателю.

Для вставки файла необходимо выполнить следующие действия.

  1. Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить вложение. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
  2. Щелкните в тексте элемента и нажмите кнопку «Вставить файл» .
  3. Выделите файл, который требуется вложить, и нажмите кнопку «Вставить».
  4. В новом сообщении нажмите кнопку «Отправить», в элементах всех остальных типов нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

А вот для вставки элемента Outlook произведите следующие действия.

  1. Создайте или откройте элемент, в который требуется вставить элемент. Для сообщений, чтобы вставить вложение, необходимо создать новое сообщение.
  2. Щелкните текстовое поле элемента.
  3. Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word, щелкните стрелку вниз и выберите команду Вставить элемент. В противном случае, выберите в меню Вставка команду Элемент.
  4. Выделите сообщение или другой элемент, который требуется вложить, и нажмите кнопку «OK».
  5. В новом сообщении нажмите кнопку «Отправить», в элементах всех остальных типов нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

В сообщениях в формате HTML и в обычных текстовых сообщениях вложения отображаются в строке, расположенной под строкой «Тема», а в сообщениях в формате RTF и в элементах других типов вложения отображаются в тексте элемента.

Открытие вложения

  • Открытие вложения изнутри элемента: откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить, и дважды щелкните значок вложения.
  • Открытие вложения без открытия элемента: щелкните правой кнопкой мыши элемент, содержащий вложение. В контекстном меню укажите на команду Просмотреть вложения и щелкните имя вложения, которое требуется просмотреть.

По умолчанию в Microsoft Outlook блокируются потенциально опасные файлы вложений, которые могут содержать вирусы. Такие вложения не отображаются, и доступ к ним запрещен. В папке «Входящие» будет отображаться значок скрепки в столбце Вложение, указывающий, что сообщение имеет вложение, а на информационной панели в верхней части сообщения будет отображаться список блокированных файлов вложений. Перед открытием вложений рекомендуется проверять их на наличие вирусов с помощью специальной антивирусной программы. Большинство существующих антивирусных пакетов могут быть настроены таким образом, чтобы автоматически сканировать полученные сообщения электронной почты.

Сохранение вложения

Сохранение вложения изнутри элемента:

  1. Откройте (или просмотрите) элемент, содержащий вложение, которое необходимо сохранить.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Сохранить как.
  3. В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
  4. При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».

Если в сообщении содержится более одного вложения, несколько вложений могут быть сохранены в одной папке. Находясь в сообщении, выберите в меню Файл команду Сохранить вложения. В появившемся диалоговом окне выделите в списке вложения, которые необходимо сохранить, и нажмите кнопку «OK». Для выбора нескольких вложений поочередно щелкайте их имена в списке, удерживая клавишу «Ctrl».
Сохранение вложения без открытия элемента:

  1. Выберите элемент, содержащий вложение, щелкнув его значок в основном окне программы Microsoft Outlook.
  2. Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения, затем в появившемся меню щелкните имя вложения, которое необходимо сохранить.
  3. В диалоговом окне Сохранение вложения выберите папку, в которую будет сохранен файл.
  4. При необходимости введите новое имя файла в поле «Имя файла», после чего нажмите кнопку «Сохранить».

Если в сообщении содержится более одного вложения, они могут быть сохранены в одной папке. В основном окне программы Microsoft Outlook щелкните элемент, содержащий несколько вложений. Откройте меню Файл и наведите указатель мыши на команду Сохранить вложения, затем в появившемся меню выберите пункт Все вложения. В диалоговом окне Сохранение всех вложений выделите необходимые вложения из списка (по умолчанию выделены все вложения), а затем нажмите кнопку «OK». Для снятия выделения с вложения необходимо нажать клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкнуть имя этого вложения.

Удаление вложений

  • Чтобы удалить вложения из строки «Вложения»: щелкните правой кнопкой мыши значок вложения и выберите команду Удалить в появившемся меню. В создаваемом сообщении можно щелкнуть вложение и нажать клавишу «Del».
  • Чтобы удалить вложения из текста сообщения: щелкните значок вложения в тексте сообщения и нажмите клавишу «Del». Если сообщение написано в формате RTF, вы можете установить курсор справа от вложения и дважды нажать клавишу «Backspace».
  • Чтобы удалить изображения из тела сообщения в формате HTML:
    1. Выберите в меню Правка команду Изменить сообщение.
    2. В теле сообщения наведите курсор на изображение и нажмите левую кнопку мыши.
    3. Нажмите клавишу DEL.

Удаление вложений из полученных сообщений с помощью приведенных выше инструкций позволяет уменьшить размер почтового ящика. Перед удалением вложения из Microsoft Outlook его можно сохранить на своем жестком диске.

Удаление небезопасных вложений

Вложенные файлы некоторых типов могут содержать вирусы. К файлам таких типов относятся файлы с расширениями EXE, BAT, SCR и JS. В целях безопасности они блокируются диспетчером сообщений Microsoft Outlook. Получатели, использующие Microsoft Outlook Office Outlook 2003, 2002 или предыдущие версии Microsoft Outlook, обновленные с помощью пакета безопасности, не могут открывать такие вложения. Удаление вложенных файлов этих типов из сообщения гарантирует, что получатели смогут сохранять и открывать вложения.

Удаление вложения из поля «Вложения»

  1. Щелкните правой кнопкой мыши значок вложения.
  2. В появившемся контекстном меню (Контекстное меню – это меню, содержащее список команд, относящихся к конкретному объекту. Для вызова контекстного меню щелкните объект правой кнопкой или нажмите клавиши Shift+F10.) выберите команду Удалить.

Удаление вложения из текста сообщения

  1. Щелкните значок вложения в тексте сообщения.
  2. Нажмите клавишу DEL.

В сообщениях в формате HTML вложения отображаются в поле «Вложения», расположенном непосредственно под полем «Тема». В сообщениях в формате RTF вложения отображаются в тексте сообщения.

Настройка отображения вложений в экранной лупе

  1. Выберите команду Изменить текущее представление (меню Вид, подменю Упорядочить по, в нем подменю Текущее представление) с помощью клавиатуры.
  2. Нажмите кнопку «Поля» и затем кнопку «Новое поле».
  3. В поле «Имя» введите имя поля, например, «Есть вложение».
  4. В списке Тип выберите «Формула».
  5. В поле «Формула» введите строку IIf([Attachment]=True,"Вложение","").
  6. Нажмите кнопку «OK» три раза.

Общие вложения

При отправке файла в качестве общего вложения для него создается узел рабочей области для документов на указанном узле Microsoft Windows SharePoint Services, а рабочей области для документов присваивается имя присоединенного файла. При присоединении более одного файла рабочей области присваивается имя первого файла в списке вложений.

Члены рабочей области для документов

Отправитель вложения становится администратором рабочей области для документов, а получатели – ее членами и принадлежат к группе узла «Участник». Получатели могут открывать вложение либо пользоваться ссылкой в сообщении, которая указывает на домашнюю страницу рабочей области для документов. На этой странице в библиотеке общих документов сохранена копия вложения.

Обновление документа

Если вложение в сообщение является документом или web-страницей в одном файле (MHTML) принадлежащей Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, или документом Microsoft Office Visio, либо является XML-файлом Microsoft Word или Microsoft Excel, члены рабочей области для документов могут работать с копией вложения до тех пор, пока Microsoft Office, используемый для редактирования вложения, получает обновления из рабочей области для документов. Члены рабочей области также могут сохранять внесенные изменения в локальной копии рабочей области.

Создание рабочей области для документов

Отправка общего вложения:

  1. Создайте в Microsoft Office Outlook новое сообщение электронной почты.
  2. В поле «Кому» введите адреса электронной почты пользователей, которые станут членами узла рабочей области для документов. Получатели, чьи адреса указаны в полях «Кому» и «Копия», автоматически получают право на доступ к узлу. Это не касается получателей, адреса которых указаны в поле «СК». Им необходимо подать запрос на доступ.
  3. В поле «Тема» введите тему сообщения.
  4. В меню Вставка выберите команду Файл.
  5. Выберите документ, который необходимо вставить, и нажмите кнопку «Вставить».
  6. Если область задач Параметры вложения не отображена, нажмите кнопку «Параметры вложения».
  7. В области задач Параметры вложения выберите Общие вложения, а затем в поле «Создать рабочую область для документов по адресу» введите или выберите web-адрес (URL) web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться узел рабочей области для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
  8. Если необходимо, введите в сообщение текст (в дополнение к шаблону) и нажмите кнопку «Отправить».

Чтобы добавить новых членов рабочей области для документов после отправки вложения, откройте документ и нажмите кнопку «Добавить новых членов» на вкладке Члены в области задач Общая рабочая область.

Использование кнопки «Создать» в области задач Общая рабочая область: область задач Общая рабочая область служит для создания рабочей области для документов только в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint и Microsoft Office Visio.

  1. Откройте документ в Word, Excel, PowerPoint или Visio.
  2. В меню Сервис выберите команду Общая рабочая область.
  3. В области задач Общая рабочая область введите или выберите URL-адрес web-узла Microsoft Windows SharePoint Services, на котором будет находиться рабочая область для документов. Рабочая область для документов будет создана на дочернем узле узла Windows SharePoint Services, поэтому необходимо иметь разрешение на создание рабочей области на этом web-узле.
  4. Нажмите кнопку «Создать».
  5. В области задач Общая рабочая область на вкладке «Члены» нажмите кнопку «Добавить новых членов».
  6. Введите через точку с запятой имена или адреса электронной почты членов, приглашаемых в рабочую область для документов.
  7. Чтобы пользователи имели разрешения, отличающиеся от указанных в группе узла «Участник», выберите другую группу узла.
  8. При необходимости отправьте приглашение по электронной почте.

28.03.2015

Наверх