Поиск и управление элементов в Microsoft Outlook

Для открытия контакта, элемента календаря, задачи, заметки или полученного сообщения – в области переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) щелкните значок типа элемента, который требуется открыть.

Незаконченное сообщение – в области данных выберите Черновики. Запись в дневнике – в меню Перейти выберите команду Дневник. Дважды щелкните элемент, который требуется открыть. Чтобы открыть следующий или предыдущий элемент, нажмите на панели инструментов кнопку «Далее» или «Назад» .

Выделение нескольких элементов

Чтобы выделить соседние элементы, щелкните первый элемент, нажмите клавишу «Shift» и, удерживая ее, щелкните на последнем элементе. Чтобы выделить элементы, расположенные вразброс, нажмите клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкните нужные элементы. Чтобы выделить все элементы, выберите в меню Правка команду Выделить все.

Выбор определенных элементов можно упростить, изменив текущее представление. Например, если требуется найти все сообщения с одной темой, откройте папку, содержащую эти сообщения, выберите в меню Вид команду Упорядочить по, а затем – команду Тема. Выберите в представлении требуемые сообщения.

Сохранение сообщения

В Microsoft Outlook автоматически сохраняются все незавершенные сообщения. По умолчанию незавершенные сообщения сохраняются в папке «Черновики» каждые три минуты. Однако расположение и временной интервал могут быть изменены. Кроме того, сообщение может быть сохранено как файл или как шаблон. Изменение интервала времени или расположения для сохранения незавершенных сообщений – выберите в меню Файл команду Параметры. Нажмите кнопку «Параметры почты», а затем – кнопку «Дополнительные параметры». Выполните одно или несколько из следующих действий:

• изменение расположения хранения черновиков – в области Сохранение сообщений в списке Сохранять неотправленные сообщения в папке щелкните папку «Черновики», «Входящие», «Отправленные» или «Исходящие»;
• изменение частоты сохранения черновиков – в области Сохранение сообщений в поле «Сохранять неотправленные сообщения каждые» введите число от 1 до 99;
• сохранение сообщения в виде файла – щелкните на элементе, сохраняемом в виде файла. В меню Файл выберите команду Сохранить как. В поле «Папка» щелкните в том месте, где требуется сохранить файл. В поле «Имя файла» введите имя файла. В поле «Тип файла» щелкните на необходимом типе файла;
• сохранение сообщения в виде шаблона – если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, для выполнения данной процедуры это средство необходимо временно отключить.
  1. В окне сообщения выберите в меню Файл команду Сохранить как.
  2. В поле «Имя файла» введите имя.
  3. В списке Тип файла выберите «Шаблон Outlook».
  4. изменение формата файла по умолчанию для сохраняемых сообщений – если при сохранении сообщения оно всегда сохраняется по умолчанию в формате Юникод – например, чтобы иметь доступ к сообщениям совместно с сотрудниками, использующими другие языки, такие как греческий, русский, английский, японский или хинди, – то формат файла по умолчанию при сохранении сообщения можно изменить. Выберите в меню Файл команду Параметры. Выберите вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры». Установите флажок Сохранять сообщения в формате Юникод.

  Сохранение элемента в виде файла

  1. Щелкните на элементе, сохраняемом в виде файла.
  2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
  3. В списке Папка щелкните папку, в которой требуется сохранить файл.
  4. В поле «Имя файла» введите имя файла.
  5. В списке Тип файла выберите необходимый тип файла.

  Копирование элемента

  1. Копирование сообщения, контакта, задачи, заметки или записи в дневнике – Выберите один или несколько элементов в главном окне Microsoft Outlook.
  2. В меню Правка выберите команду Копировать.
  3. Откройте элемент, файл или папку, куда требуется вставить элемент, или оставьте курсор на том же месте.
  4. В меню Правка выберите команду Вставить.

  Копирование встречи – в Календаре нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, перетащите элемент на новое время в календаре или на новую дату в календарике (это небольшой календарь, в котором отображается текущий месяц папки «Календарь». С его помощью можно быстро переносить встречи и просматривать другие даты.)

  Удаление элемента

  Удаление элементов из представления вручную:

  1. Откройте элемент. Выберите один или несколько элементов в главном окне Microsoft Outlook.
  2. Нажмите кнопку «Удалить» на панели инструментов. Элементы будут перемещены в папку «Удаленные».
  3. Чтобы удалить элементы без возможности восстановления, очистите папку «Удаленные». Выполните одно из следующих действий:
     • автоматическая очистка папки «Удаленные» – В меню Файл выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Дополнительно. Установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе. Чтобы отключить автоматическую очистку папки «Удаленные», снимите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.
     • очистка папки «Удаленные» вручную – В меню Перейти выберите команду Список папок. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Удаленные».

  Архивация или удаление элементов с помощью автоархивации:

  • Установка параметров автоархивации, используемых для всех папок Microsoft Outlook по умолчанию – по умолчанию автоархивация включена. Однако параметры, используемые по умолчанию, могут быть изменены. В меню Файл выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку «Автоархивация». Установите флажок Автоархивация каждые x дней и укажите частоту выполнения автоархивации. Выберите требуемые параметры. При изменении файла архива, указанного в поле «Перемещать старые элементы в папку», он изменяется для всех папок, в которых используются параметры автоархивации по умолчанию.
  • Установка параметров автоархивации для отдельных папок – В меню Перейти выберите команду Список папок.
    1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой требуется указать параметры, и выберите в контекстном меню команду Свойства.
    2. Откройте вкладку Автоархивация.
    3. Если папку необходимо архивировать, укажите какие параметры автоархивации использовать – по умолчанию или свои собственные.
    4. Чтобы элементы архивировались не в файл, используемый по умолчанию, задайте другое имя файла в поле «Перемещать старые элементы в папку». При следующем выполнении автоархивации для этой папки для элементов этой папки будет автоматически создан новый файл архива.

  Архивация элементов вручную: выберите в меню Файл команду Архивировать. Выберите архивацию всех папок согласно настройкам автоархивации (это либо настройки, используемые по умолчанию, либо настройки, заданные для отдельных папок) или архивацию отдельной папки с использованием параметров, заданных в этом диалоговом окне.

  Чтобы элементы архивировались не в файл, используемый по умолчанию, задайте другое имя файла в поле «Файл архива».

  Автоматическое удаление или перемещение нежелательных сообщений электронной почты: выберите в меню Файл команду Параметры. Щелкните по ссылке Нежелательная почта и выберите необходимые параметры.