Microsoft Office

руководство для женщин

2918

Как правильно работать с папками поиска в Microsoft Outlook

Программа Microsoft Outlook использует папки для хранения наборов данных. Папка Outlook – это место хранения таких элементов, как новые сообщения электронной почты («Входящие»), отправленные сообщения («Отправленные») или сохраненные сообщения. В папках поиска сообщения не хранятся. Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. Папки поиска содержат результаты предварительно определенных поисковых запросов. Отображаемые там сообщения хранятся в одной или нескольких папках Outlook.

В области переходов раздела Почта находятся три заданных по умолчанию папки поиска – «К исполнению», «Большие письма» и «Непрочитанные письма». В папке поиска «К исполнению» отображаются все сообщения с отметками. В папке поиска «Большие письма» отображаются все сообщения с размером больше 100 килобайт. В папке поиска «Непрочитанная почта» отображаются все непрочитанные сообщения. Эти три папки могут быть изменены или удалены.

При создании папки поиска можно выбирать из нескольких вариантов, таких как «Почта с вложениями» или «Почта от определенных людей». Можно также создавать свои собственные папки поиска. Для этого надо задать определенные условия поиска, которым должны удовлетворять отображаемые в папке сообщения. Каждая папка поиска является своевременно обновляемым сохраненным результатом поиска элементов, удовлетворяющих условиям, по всем папкам. Обратите внимание, что при удалении папки поиска не происходит удаления отображаемых в ней сообщений, так как папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Однако если открыть одно или несколько сообщений из папки поиска и удалить их, то сообщения будут удалены и из той папки Outlook, где они хранились.

Для создания паки поиска почте в меню Файл выделите пункт «Создать» и выберите команду Папка поиска. Для использование заранее определенной папки поиска щелкните заранее определенную папку поиска. В случае, если выдан запрос, в группе «Настройка папки поиска» укажите критерии поиска. Чтобы указать другой почтовый ящик для использования при поиске, в группе Настройка папки поиска щелкните стрелку, затем выберите почтовый ящик из списка.

Создание папки поиска

  1. Нажмите кнопку «Создание настраиваемой папки поиска».
  2. В группе «Настройка папки поиска» нажмите кнопку «Выбрать».
  3. Введите имя папки поиска.
  4. Нажмите кнопку «Критерии» и выберите требуемые параметры, затем нажмите кнопку «OK».
  5. Нажмите кнопку «Обзор», затем выберите папку, в которой необходимо выполнить поиск, затем трижды нажмите кнопку «OK».
  6. Панели поиска или в диалоговом окне Расширенный поиск. Для переименования папки поиска в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку поиска. В контекстном меню нажмите кнопку «Переименовать имя папки поиска» и введите новое имя папки. Для настройки папки поиска вам необходимо в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку поиска. В контекстном меню нажмите кнопку «Настроить папку поиска», нажмите кнопку «Критерии» и выберите необходимые параметры.

    Удаление папки поиска осуществляется следующим образом. В почте в панели переходов щелкните правой кнопкой папку поиска и в меню выберите команду Удалить имя_папки_поиска. Обратите внимание, что при удалении папки поиска сообщения электронной почты, отображаемые в ней, не удаляются, так как они не хранятся в папке поиска, а только отображаются. Однако при открытии или выделении и удалении одного или более элементов из папки поиска сообщения будут удалены из папки Microsoft Outlook, в которой они хранятся.

    Так как элементы не сохраняются в папках поиска, они не могут быть скопированы или перемещены. Тем не менее, элементы в папке поиска можно выбрать, а затем скопировать или переместить в другую папку Microsoft Outlook. При удалении сообщений из папки поиска они перестают отражаться в Microsoft Outlook – удаление сообщения из папки поиска приводит к удалению этого сообщения из папки Microsoft Outlook, в которой оно хранится. Восстановить удаленные сообщения можно из папки «Удаленные». При использовании учетной записи электронной почты сервера Microsoft Exchange можно применять средство восстановления удаленных элементов.

    Кнопка «Условия» недоступна при попытке настроить папку поиска – условия могут быть изменены только для пользовательской или заранее определенной папки поиска, для которой требуется ввести данные условий. Например, для шаблона папки поиска «Письма, содержащие данные слова» требуется ввести слова поиска. Поэтому, при настройке папки поиска кнопка «Условия» становится доступна. Для некоторых папок поиска вводить какие-либо данные не требуется, например для папки «Письма, отправленные непосредственно мне». В данной папке поиска используется условие соответствия в сообщении имени и адреса электронной почты с указанными в поле «Кому» или «Копия». Изменить условия для данной папки поиска невозможно, так как не будет выполняться поиск сообщений, отправленных непосредственно пользователю.


29.03.2015

Наверх