Основные приемы работы с текстом в программе Microsoft Outlook

Для начала разберемся с основными понятиями. В наших статьях уже не раз упоминался термин смарт-тег, остановимся на нем чуть подробнее.

Смарт-тегом называется тип кнопок, которые обеспечивают возможность улучшения содержания и разметки в программах Microsoft Office. Смарт-теги отображаются при выполнении определенных задач, таких как вставка текста или рисунков, при их нажатии высвечивается список параметров. В программе Microsoft Outlook используется смарт-тег, который называется «Параметры вставки» . Кнопка «Параметры вставки» появляется после вставки текста или рисунка и позволяет быстро и легко настроить формат вставленного элемента (аналогично команде Специальная вставка).

Выделение текста полужирным шрифтом, подчеркиванием или курсивом

1. Выделите текст, формат которого требуется изменить.
2. На панели инструментов Форматирование (это панель инструментов с кнопками и параметрами, используемыми для форматирования текста. Чтобы вывести на экран панель форматирования, выделите в меню Вид пункт «Панели инструментов», а затем выберите команду Форматирование.) нажмите соответствующую кнопку:
   • полужирный;
   • курсив;
   • подчеркнутый.

Выравнивание текста

1. Выделите текст, который требуется выровнять.
2. На панели инструментов Форматирование нажмите соответствующую кнопку:
   • по левому краю;
   • по центру;
   • по правому краю.

Данная процедура недоступна в окне сообщения, если сообщение составляется с использованием обычного текста.

Изменение размера текста

В окне элемента выделите текст, который требуется изменить, и на панели инструментов Форматирование в поле «Размер» введите нужный размер шрифта. Данная процедура недоступна для сообщений, хранящихся в виде неформатированного текста.

Изменение стиля текста и прочих элементов представления

1. Перейдите в представление, которое требуется изменить. В меню Вид выделите пункты «Упорядочить по», «Текущее представление», а затем выберите нужное представление. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое.
2. Нажмите кнопку «Другие настройки».
3. Выберите нужные настройки и нажмите кнопку «OK».

Отображение и скрытие фактических шрифтов в списке шрифтов

Приложения Microsoft Office могут отображать названия шрифтов в списке с использованием фактических шрифтов – например, название шрифта Arial может отображаться шрифтом Arial.

1. В меню Файл выберите команду Параметры.
2. Откройте вкладку Настройка.
3. Установите или снимите флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом.

Состояние данного параметра отражается во всех приложениях Microsoft Office.

Изменение шрифта текста

• Изменение шрифта в текущем элементе – В окне элемента выделите текст, который требуется изменить. На панели инструментов Форматирование в поле «Шрифт» выберите нужный шрифт.
• Изменение шрифта, используемого по умолчанию для новых сообщений, ответов и пересылаемых сообщений – В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и откройте вкладку Сообщение. Нажмите кнопку «Шрифты» и выберите шрифт:
  • для сообщений в формате HTML и RTF – Нажмите кнопку «Выбрать шрифт», расположенную рядом с полем «Для нового сообщения» или полем «При ответах и пересылке»;
  • для обычных текстовых сообщений – нажмите кнопку «Выбрать шрифт», расположенную рядом с полем «Для обычного текста».

  Выберите нужные настройки и нажмите кнопку «OK». Если используются бланки, выберите необходимое значение в группе «Шрифты бланка».

• Изменение шрифта, используемого по умолчанию при чтении сообщений на других языках – Этот шрифт применяется для обычных текстовых сообщений и сообщений в формате HTML, которые не были отформатированы отправителем. Выберите в меню Файл команду Параметры и откройте вкладку Сообщение. Нажмите кнопку «Шрифты» и еще одну кнопку «Шрифты». Выберите необходимые параметры.

Если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, шрифты, используемые по умолчанию, также могут быть заданы в Microsoft Word. Для определения шрифтов в сообщениях в формате HTML можно пользоваться таблицей каскадных стилей. Таблица каскадных стилей (CSS) – это определяющие вид отдельных HTML-элементов описания, внедренные в web-страницу или сохраненные в отдельном файле .css, связанном с web-страницей. При использовании Microsoft Word, в ответах или пересылаемых сообщениях может автоматически выбираться другой цвет текста, что позволяет отличить ваше сообщение от предыдущего в обсуждении.

В целом не имеет смысла останавливаться подробно на рассмотрении всех элементов форматирования текста, наверняка каждый пользователь не раз работал в редакторе Microsoft Word, где процесс создания и оформления текста происходит аналогичным способом. Поэтому продолжим рассмотрение лишь на специфических вещах, с которыми вам, возможно, придется столкнуться в процессе использования Microsoft Outlook.

Ввод ¢, £, ¥ и ® и других знаков, отсутствующих на клавиатуре

1. В Microsoft Windows XP/Vista/7 нажмите кнопку «Пуск», а затем последовательно выберите команды Все программы → Стандартные → Служебные → Таблица символов. В Microsoft Windows 2000 нажмите кнопку «Пуск», а затем последовательно выберите команды Программы → Стандартные → Служебные → Таблица символов. Если таблица символов недоступна, см. сведения по установке компонентов Microsoft Windows в справочной системе Microsoft Windows.
2. В списке Шрифт выберите требуемый шрифт.
3. Выберите требуемый специальный знак. Если нужный знак отсутствует, попробуйте выбрать другой шрифт в списке Шрифт.
4. Нажмите кнопку «Выбрать», затем нажмите кнопку «Копировать».
5. Перейдите в документ, а затем поместите курсор в нужное место вставки знака.
6. Нажмите кнопку «Вставить».

Если вставленный знак отличается от выбранного, выделите его и примените тот же шрифт, который был выбран в таблице символов.

Добавление номеров страниц, даты или другого текста в верхний или нижний колонтитул

1. Выберите в меню Файл команду Печать и выберите стиль печати (Стиль печати – это комбинация настроек бумаги и страницы, определяющая способ печати элементов. В Microsoft Outlook имеются встроенные стили печати, а также имеется возможность создания пользовательских.) в поле «Стиль печати».
2. Нажмите кнопку «Параметры» страницы и откройте вкладку Колонтитулы.
3. Чтобы добавить любой из следующих элементов, щелкните левой кнопкой мыши в группе «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул» и нажмите нужную кнопку. Чтобы добавить другой текст, введите этот текст в группе «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул».

Отключение выделения слов целиком

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры.
2. На вкладке Дополнительно нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
3. Снимите флажок При выделении автоматически выделять слово целиком.

Проверка орфографии

Немедленная проверка орфографии в открытом элементе:

1. Откройте элемент, который требуется проверить, и щелкните левой кнопкой мыши в его текстовом поле.
2. Выберите в меню Файл команду Орфография.
3. Если выделено какоелибо слово, выберите необходимые параметры.

Автоматическая проверка орфографии при отправке любого элемента:

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
2. Установите флажок Всегда проверять орфографию перед отправкой.

Слова, добавляемые в ходе проверки орфографии, включаются во вспомогательный словарь, содержащийся в файле Custom.dic.

Изменение метода работы средства проверки орфографии

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
2. Выберите необходимые параметры. Следующие параметры проверки орфографии, задаваемые в Microsoft Outlook, применяются как в Microsoft Outlook, так и в Microsoft Word:
   • всегда проверять орфографию перед отправкой;
   • пропускать текст исходного сообщения в ответе или пересылке.

При задании следующих параметров в Microsoft Outlook они применяются только в редакторе электронной почты Microsoft Outlook:

• всегда предлагать исправления для слов с ошибками;
• пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ;
• пропускать слова, содержащие цифры.

Запрещение отдельных исправлений регистра знаков и опечаток

Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word:

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
2. Нажмите кнопку «Параметры автозамены».
3. Нажмите кнопку «Исключения».

Чтобы запретить операцию, выполняемую средством автозамены, выполните соответствующее действие.

Замена букв слова, вводимого после заданного сокращения, на прописные

Откройте вкладку Первая буква и введите сокращение (включая точку) в поле «Не заменять прописной буквой после».

Исправление слова, содержащего прописные и строчные буквы в разнобой

1. Откройте вкладку ДВе Прописные и введите слово в поле «Не заменять».
2. Нажмите кнопку «Добавить», затем кнопку «Закрыть».

Поиск слов в словаре

1. В меню Файл выберите команду Справочные материалы.
2. В списке Искать выберите словарь, например, Тезаурус: русский (Россия).
3. Выполните одну из следующих процедур:
   • для поиска одного слова нажмите клавишу «Alt» и щелкните слово в документе, которое требуется найти;
   • для поиска фразы выделите нужные слова в документе, а затем нажмите клавишу «Alt» и щелкните выделенную фразу.
4. Введите слово или фразу в поле «Искать» и нажмите кнопку «Начать поиск».
5. Результаты поиска отображаются в области задач Справочные материалы.

Microsoft Office OneNote не поддерживает нажатие клавиши «Alt» и щелчок. Используйте щелчок правой кнопкой мыши и команду Искать контекстного меню. Если нужное определение не найдено, в области задач Справочные материалы щелкните ссылку Параметры, нажмите кнопку «Родительский контроль» и убедитесь, что режим «Родительский контроль» отключен. Режим «Родительский контроль» может отфильтровывать некоторые определения из результатов поиска.

Добавление слов во вспомогательный орфографический словарь

Для добавления слов в файл словаря Custom.dic, используемого совместно всеми программами Microsoft Office, выполните следующие действия.

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
2. Нажмите кнопку «Изменить».
3. Введите слова в список. После ввода каждого слова нажимайте клавишу «Enter».
4. Выберите в меню блокнота Файл команду Сохранить.

Если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, могут быть созданы дополнительные пользовательские словари и новые слова будут добавляться в любой из этих словарей по выбору.

Переключение словарей

Если включены несколько словарей, Microsoft Outlook проверяет правописание на одном языке. После проверки правописания для одного языка, следует выбрать другой словарь и проверить правописание снова. Повторите приведенную ниже процедуру для каждого языка.

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
2. В списке Язык выберите словарь, который требуется использовать для проверки правописания.

Автоматическая замена

Для автоматического обнаружения и исправления опечаток, орфографических ошибок и букв в неправильном регистре может использоваться средство автозамены. Например, если введена последовательность знаков «кти» с пробелом на конце, с помощью средства автозамены она будет заменена на слово «кит». Или, если введена фраза «Этод ерево» с пробелом на конце, с помощью средства автозамены она будет заменена на фразу «Это дерево». Кроме того, с помощью средства автозамены можно быстро вставлять знаки, имеющиеся во встроенном списке автозамены. Например, чтобы вставить знак ©, достаточно ввести (c). Если во встроенном списке нет необходимых исправлений, они могут быть добавлены.

Текст гиперссылок не обрабатывается средством автозамены. Если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, средство автозамены работает в сообщениях в форматах HTML, RTF Microsoft Outlook и в обычных текстовых сообщениях. Если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, средство автозамены работает только в сообщениях в формате RTF Microsoft Outlook и в обычных текстовых сообщениях.

Использование средства автозамены для исправления ошибок по мере ввода текста (параметры автозамены могут быть включены или отключены):

• обработка регистров знаков. В средстве автозамены может быть задана замена первых букв предложений, названий дней недели и других имен на прописные;
• список средства автозамены. Встроенный список исправлений используется средством автозамены для поиска и исправления опечаток, орфографических ошибок и стандартных знаков. Имеется возможность удалять из этого списка ненужные записи и добавлять в него записи.

При использовании Microsoft Word в качестве редактора сообщений доступны дополнительные параметры автозамены. Эти параметры описаны в справке Microsoft Word. Чтобы использовать средство автозамены для другого языка, убедитесь, что этот язык включен, и загрузите встроенный список автозамены для этого языка. Для автоматического исправления текста при вводе включите или отключите необходимые параметры автоисправления. Если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, см. справку Microsoft Word.

• В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
• Нажмите кнопку «Параметры автозамены».
• Чтобы выбрать необходимые параметры, выполните одно или оба следующих действия:
  • чтобы задать параметры изменения регистров знаков, установите или снимите соответствующие флажки в диалоговом окне;

Введите текст, который требуется исправить, с пробелом или любым знаком пунктуации на конце. Например, введите последовательность знаков кти с пробелом на конце. Средство автозамены исправит его на слово «кит».

Изменение списка автозамены и создание новых записей

Выполните одно из следующих действий.

• Добавление новых записей в список автозамены.
  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. Нажмите кнопку «Параметры» автозамены.
  3. В поле «Заменить» введите слово или фразу с часто встречающейся опечаткой, например введите которые.
  4. В поле «На» введите правильный вариант этих слова или фразы, например, которые.
  5. Нажмите кнопку «Добавить».
• Изменение записи в списке.
  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. Нажмите кнопку «Параметры» автозамены.
  3. Щелкните запись в списке под полем «На».
  4. Введите новое значение в поле «На».
  5. Нажмите кнопку «Заменить».
• Переименование записи в списке.
  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. Нажмите кнопку «Параметры автозамены».
  3. Щелкните запись в списке под полем «Заменить».
  4. Нажмите кнопку «Удалить».
  5. Введите новое имя в поле «Заменить».
  6. Нажмите кнопку «Добавить».
• Запрещение отдельных исправлений регистра знаков и опечаток.
  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. Нажмите кнопку «Параметры автозамены».
  3. Нажмите кнопку «Исключения».
  4. Чтобы запретить операцию, выполняемую средством автозамены, выполните соответствующее действие:
     • замена букв слова, вводимого после заданного сокращения, на прописные – Откройте вкладку Первая буква и введите сокращение (включая точку) в поле «Не заменять прописной буквой после»;
     • исправление слова, содержащего прописные и строчные буквы в разнобой – Откройте вкладку ДВе ПРописные и введите слово в поле «Не заменять.
  5. Нажмите кнопку «Добавить», затем кнопку «Закрыть».
• Включение и отключение средства автозамены.
  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. Установите или снимите флажок Использовать автозамену, когда Word не является редактором сообщений.
• Включение и отключение параметров средства автозамены.
  1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Параметры и перейдите на вкладку Орфография.
  2. Нажмите кнопку «Параметры» автозамены.
  3. Чтобы выбрать необходимые параметры, выполните одно или оба следующих действия:
     • чтобы задать параметры изменения регистров знаков, установите или снимите соответствующие флажки в диалоговом окне;
     • чтобы включить или отключить записи в списке автозамены, установите или снимите флажок Заменять при вводе.
• Отключение автоматической проверки и подстановки имен.
  1. Выберите в меню Файл команду Параметры.
  2. Нажмите кнопку «Параметры почты».
  3. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
  4. Выполните одно или несколько следующих действий:
     • отключение автоматической проверки имен – В группе «При отправке сообщения» снимите флажок Автоматически проверять имена;
     • отключение автоматической подстановки имен в группе «При отправке сообщения» снимите флажок Предлагать имена при заполнении полей «Кому», «Копия» и «СК».