Microsoft Office Visio — приложение, предназначенное специально для подготовки наглядных и привлекательных документов

Компьютеры все шире используются в самых различных областях деятельности человека. Наверное, сейчас уже трудно найти организацию, в которой компьютеры не использовались бы для ведения документации, подготовки различных отчетов и деловой переписки. Для значительного числа людей компьютер стал не просто помощником, но и основным рабочим средством.

Однако с компьютерами по-прежнему работают люди, которым не чуждо ничто человеческое. Поэтому аккуратный деловой отчет или привлекательная презентация ценятся сейчас ничуть не меньше, чем ценилось в девятнадцатом веке письмо, написанное каллиграфическим почерком. Чтобы ваш труд был оценен по достоинству, его результаты нужно представить так, чтобы они были понятны и при этом радовали глаз. В тех случаях, когда речь идет о действительно ответственном проекте, для оформления документации может быть нанят профессиональный дизайнер или рекламное агентство, но это вовсе не означает, что менее важные документы могут выглядеть неряшливо. При этом для придания им достойного внешнего вида не обязательно иметь художественное образование или тратить средства на оплату услуг специалиста. Можно воспользоваться специальным программным обеспечением, способным существенно упростить процесс графического оформления документации.

Этот раздел посвящен программе Microsoft Office Visio — приложению, предназначенному специально для подготовки наглядных и привлекательных иллюстраций, схем, чертежей, графиков и диаграмм. Процесс оформления документов в Visio в значительной мере автоматизирован: вы сможете как из кирпичиков «сложить» иллюстрацию из стандартных блоков и вам не придется тратить время на точную подгонку элементов изображения друг к другу. Это и многие другие действия будут выполнены программой, а вам останется лишь скорректировать результат, если вы сочтете это необходимым.

Отдельно следует отметить качество и разнообразие возможностей визуального оформления иллюстраций. Многие готовые элементы, входящие в комплект программы, имеют очень привлекательный, «профессиональный» внешний вид. Кроме того, вы можете по своему желанию изменить окраску элементов, толщину линий, размер шрифта и другие параметры. Результатом работы с Microsoft Visio будет иллюстрация, которая может содержать текстовые комментарии, фотографии или изображения, подготовленные в других программах. Вы можете использовать ее как самостоятельный документ, сохранить в виде файла графического формата, отправить по электронной почте, распечатать или вставить в виде рисунка в текстовый документ. Например, в отчет, подготовленный с помощью Microsoft Word.

Программа Visio очень хорошо приспособлена для взаимодействия с другими приложениями. Вы сможете без особого труда использовать изображения или фрагменты текста, подготовленные в различных приложениях, в иллюстрациях Visio, и наоборот, размещать в документах Visio фрагменты, подготовленные в других программах. Кроме того, Visio рассчитана на работу с документами больших форматов, поэтому вы сможете одинаково легко подготовить как небольшую иллюстрацию для документа, так и плакат, предназначенный для печати на листе формата A1.

Как мы уже сказали, Visio является составной частью пакета приложений Microsoft Office, поэтому освоение этой программы для пользователей, имеющих опыт работы с программами Word или Excel, не составит большого труда. Несмотря на это, специфические особенности программы Visio, ориентированной на работу с графическими документами, могут потребовать комментариев и пояснений. Материалы раздела ориентированы, главным образом, на читателей, уже обладающих базовыми навыками работы с компьютером и знакомых с основными приложениями Microsoft Office.

Основное внимание уделяется процессу создания и подготовки графических иллюстраций различных типов. Отдельные главы посвящены вопросам обмена данными с другими приложениями, визуальному оформлению документов и выводу иллюстраций на печать. Один из разделов посвящен подготовке графиков и диаграмм, особенно востребованных в деловых отчетах. Отдельной статье приведен краткий список наборов элементов, являющихся «строительным материалом» для иллюстраций Visio. Он поможет вам лучше ориентироваться в возможностях программы.