Как в Microsoft Outlook настроить службу факсов

При работе с Microsoft Office посылать факсы стало так же легко, как и сообщения электронной почты. Связаться непосредственно с поставщиком службы факсов и получить факс можно прямо из приложения Мicrosoft Office. Служба факсов доступна в Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Word, Microsoft Office Outlook, а также в приложении Microsoft Office Document Imaging (MODI). Кроме того, для работы службы факсов необходимы Microsoft Outlook и Microsoft Word.

Принцип работы службы факсов

При отправке факса из приложения Microsoft Office его интерфейс создается с помощью Microsoft Outlook и Microsoft Word. Документ, предназначенный для факса, автоматически преобразуется в файл в формате TIFF и присоединяется к сообщению электронной почты. Текст сообщения служит титульным листом, в поля которого вносятся имя получателя, номер его факса и тема. Сведения можно ввести самостоятельно или выбрать контакт из адресной книги. Перед отправкой факс можно просмотреть в приложении MODI (Microsoft Office Document Image Writer). Поддерживается любой тип файлов, которые можно распечатать в этом приложении. После отправки факса приходит подтверждение от поставщика службы факсов о его успешной доставке.

На пустом титульном листе колонтитулы не поддерживаются. Например, в колонтитулах титульного листа содержится текст или эмблема, а текст документа отсутствует. В этом случае текст и эмблема не появятся ни в факсе, ни в сообщении электронной почты. Можно отказаться от использования службы факсов и послать факс с помощью факс-модема.

Преимущества службы факсов

Использование службы факсов экономит время. Следующие средства позволяют получить необходимые навыки при отправке факсов:

• Смешанный получатель – Возможность отправки факса как на адрес электронной почты, так и на обычный факсимильный аппарат неограниченному числу получателей;
• Несколько документов – Возможность присоединять несколько документов, содержащих большое количество страниц, и отправлять факс одним пакетом;
• Электронные факсы – Некоторые поставщики службы факсов предоставляют номер факса, позволяющий доставлять факс в папку «Входящие» в качестве вложения в формате TIFF. Такой факс можно просмотреть, распечатать или добавить в него примечания с помощью приложения MODI, а также ответить на него или переслать другому пользователю;
• Автономный режим – Возможность отправки созданного факса в автономном режиме. Факс будет сохранен в папке «Исходящие» и отправлен при следующем подключении к сети;
• Архивация – Сохранение отправленных факсов в папке «Отправленные» в Microsoft Outlook или в другом месте (согласно параметрам Outlook).

Подписка на службу факсов

При подписке на службу факсов указывается один поставщик услуг для исходящих факсов и несколько для входящих факсов. Различные поставщики услуг предоставляют различные пакеты поддержки для пересылки факсов. Если служба факсов используется на нескольких компьютерах, может понадобиться активация учетной записи для каждого компьютера. Для этого необходимо загрузить регистрационный пакет с web-узла поставщика услуг, на котором также находятся сведения по управлению учетными записями.

Отправка факса

1. Выполните одну из следующих процедур:
   • в Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office PowerPoint или Microsoft Office Document Imaging (MODI) в меню Файл выберите команду Отправить, а затем – команду Факс пользователю службы факсов Интернета;
   • в Microsoft Office Outlook в меню Файл выберите команду Создать, а затем – команду Факс.
2. При первом использовании службы факсов появиться предложение о регистрации у поставщика услуг. Нажмите кнопку «OK», чтобы открыть web-обозреватель; следуйте инструкциям регистрации на web-узле.
3. Закройте web-обозреватель и вернитесь в приложение Microsoft Office, из которого отправляется факс.
4. Повторите шаг 1. В Microsoft Outlook откроется сообщение электронной почты с присоединенным документом (TIF-файл). Присоединить файл к сообщению можно самостоятельно.
5. Заполните поля «Факс», «Номер факса» и «Тема». Рекомендуется использовать титульный лист и заполнять поля «Кому» и «Тема», чтобы гарантировать, доставку факса получателю. Номер факса можно ввести из адресной книги. Коды стран в адресной книге должны начинаться со значка «плюс» (+), например +61/555-1212. За один раз можно добавить только одного получателя. Чтобы отправить факс нескольким получателям, нажмите кнопку «Дополнительно» и повторите шаг 5.
6. На панели Служба факсов выберите нужные параметры и заполните титульный лист в теле сообщения электронной почты.
7. Нажмите кнопку «Отправить».

Чтобы воспользоваться службой факсов, на компьютере должны быть установлены приложения Microsoft Outlook и Microsoft Word. Кроме того, при отправке факса Outlook должен быть открыт, в противном случае при нажатии на кнопку «Отправить» факс будет сохранен в папке «Исходящие» и отправлен только при следующем запуске Outlook. После регистрации у поставщика услуг можно начинать с шага 4.

Отправка факса с помощью факс-модема

Процедура возможна только в Microsoft Word. При этом факс-модем должен быть установлен в качестве принтера. В меню Файл выберите команду Отправить, а затем – команду Факс. Чтобы отправить факс, следуйте указаниям Мастера факсов.

Аппаратное и программное обеспечение факсов позволяет использовать больше способов их отправки. Например, если факс-модем установлен правильно, в диалоговом окне Печать появится вариант вывода на печать через факсмодем. Это позволит отправлять факсы не только из Microsoft Word, но и из других приложений Microsoft Office. Для получения дополнительных сведений – см. документацию продукта.