Как в Microsoft Outlook настроить связывание других элементов с контактами

При работе с контактами удобно иметь под рукой список электронных сообщений, встреч, задач, документов и других элементов, имеющих отношение к контактным лицам. Для задания отношения элементов к контактам создаются связи. Например, при создании задачи, для выполнения которой требуется позвонить нескольким контактным лицам, кнопка «Контакты» позволяет связать эту задачу с соответствующими контактами. Кроме того, для задания отношения элементов к контактам они могут связываться. Электронные сообщения, отправляемые контактным лицам, автоматически связываются с соответствующими контактами, как и все элементы, создаваемые с помощью меню Действия.

На вкладке Действия каждого контакта отображается обзор всех элементов, имеющих отношение к этому контакту. По умолчанию поиск ссылок на элементы выполняется только в основных папках Microsoft Outlook, таких как «Календарь», «Контакты» и так далее. Однако имеется возможность создавать новые группы папок, в которых выполняется поиск, а в каждой группе могут добавляться и удаляться папки, в которых выполняется поиск. Для открытия окна контакта из связанного с этим контактом элемента достаточно дважды щелкнуть имя контактного лица в поле «Контакты».

Добавление контакта в задачу

Откройте задачу, для которой записываются сведения о контактах, и введите в поле «Контакты» имена контактов.

Назначение параметров Microsoft NetMeeting для контакта

1. Создайте или откройте контакт.
2. Откройте вкладку Подробности.
3. В поле «Сервер каталогов» введите имя сервера каталогов Microsoft NetMeeting для данного контакта.
4. В поле «Адрес электронной почты» введите адрес электронной почты контакта.
5. Чтобы начать собрание по сети с участием этого контакта, нажмите кнопку «Позвонить».

Добавление сведений о контакте в письмо

1. Щелкните контакт, для которого создается письмо.
2. Выберите в меню Действия команду Новое письмо.
3. Следуйте указаниям мастера писем Microsoft Word.

Удаление связи элемента с контактом

1. Откройте контакт, для которого требуется удалить связь.
2. Выберите вкладку Действия.
3. Дважды щелкните элемент, который требуется удалить.
4. Удалите связь.
5. В почтовом сообщении:
   • выберите в меню Вид команду Параметры;
   • в поле «Контакты» удалите имя контакта, связь с которым требуется удалить.
6. Во всех прочих элементах. В поле «Контакты» удалите имя контакта, связь с которым требуется удалить.

Просмотр элементов, связанных с контактом

1. Откройте контакт, для которого требуется просмотреть связанные элементы.
2. Перейдите на вкладку Действия.
3. В списке Показать выберите тип элементов, которые требуется просмотреть.

Связь элементов и документов с контактом

• Связь контакта с существующими элементами Microsoft Outlook.
  1. Откройте контакт, с которым требуется связать существующие элементы.
  2. Укажите в меню Действия на команду Связь и выберите команду Элементы.
  3. В поле «Папка» щелкните на папке, содержащей элемент, связываемый с контактным лицом.
  4. В списке Элементы выберите элементы, которые требуется связать с контактным лицом.
• Связь контакта с новыми элементами по мере их создания.
  1. Создайте ссылку.
  2. Выполните одно из следующих действий:
     • в окне сообщения нажмите кнопку «Параметры» и затем кнопку «Контакты»;
     • в окнах всех остальных элементов нажмите кнопку «Контакты».
  3. В поле «Папка» щелкните на папке, содержащей контакт, с которым требуется связать элемент.
  4. В списке Элементы выберите один или несколько контактов, с которыми требуется связать элемент.
• Связь документа с контактом.
  1. Откройте контакт, с которым требуется связать документ.
  2. Укажите в меню Действия на команду Связь и выберите команду Файл.
  3. В этом списке дважды щелкните файл, который требуется связать с контактом.

Связь элемента с контактом в глобальном списке адресов

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

1. Скопируйте элемент из глобального списка адресов в папку «Контакты».
2. В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
3. В этом списке дважды щелкните имя, к которому вы хотите добавить ссылку.
4. Нажмите кнопку «Контакты». В результате сведения будут скопированы в папку «Контакты».

Связь контакта с элементом

1. Откройте контакт, с которым требуется связать элементы.
2. Укажите в меню Действия на команду Связь и выберите команду Элементы.
3. В поле «Папка» щелкните на папке, содержащей элемент, связываемый с контактным лицом.
4. В списке Элементы выберите элементы, которые требуется связать с контактным лицом.
   

   Создание записей в дневнике для контакта

   1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
   2. Нажмите кнопку «Параметры дневника».
   3. В списке Для следующих контактов установите флажок рядом с именем контакта, для которого требуется включить автоматическую запись.
   4. В списке Автозапись элементов установите флажок рядом с элементом, для которого требуется включить автоматическую запись.

   Просмотр записей о контакте в дневнике

   1. Откройте контакт, для которого требуется просмотреть записи в дневнике.
   2. Перейдите на вкладку Действия.
   3. В списке Показать выберите значение «Дневник».