Как настроить в MS Outlook планирование использования ресурсов
Кроме приглашения предполагаемых участников собрания имеется возможность планировать использование ресурсов, например, конференц-зала, в котором будет проведено собрание, или проектора слайдов, который будет использоваться для презентации.
Для возможности планирования использования ресурса у него должен быть свой почтовый ящик на сервере организации. Сотрудник организации должен установить этот почтовый ящик и предоставить другим сотрудникам разрешение на планирование ресурса. За исключением этого такой почтовый ящик работает автономно, приглашения принимаются и отклоняются автоматически. Чтобы запланировать использование ресурса, ему следует послать приглашение на собрание. Если ресурс свободен, приглашение принимается и собрание автоматически добавляется в календарь ресурса.
Для этих средств требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
Администратор ресурса может ограничивать возможность планирования его использования. Например, если планирование определенных конференц-залов разрешено только менеджерам, администратор может настроить права доступа таким образом, чтобы запросы принимались только от менеджеров. Данная процедура работает только при наличии разрешения на планирование ресурса.
В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Назначить собрание. Нажмите кнопку «Другие» и выберите команду Добавить из адресной книги. В списке Введите или выберите имя введите имя привлекаемого ресурса. После ввода каждого ресурса нажимайте кнопку «Ресурсы». Нажмите кнопку «OK», затем с помощью полос прокрутки просмотрите сведения о занятости (в календаре состояния занятости и определенные пользователем метки отображаются с помощью цветов и узоров) приглашенных.
Настройка ресурса для возможности его планирования
Для этого средства также требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Данная процедура может выполняться только администратором ресурса и пользователями, обладающими правами доступа владельца.
- Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря».
- Нажмите кнопку «Управление ресурсами».
- Выберите нужные параметры.
- Нажмите кнопку «Разрешения».
- Откройте вкладку Разрешения и нажмите кнопку «Добавить».
- В поле «Введите или выберите имя» введите имя каждого пользователя, которому предоставляются разрешения, нажимая кнопку «Добавить» после ввода каждого имени.
- Нажмите кнопку «OK».
- В списке Уровень выберите значение «Автор».