Как должна быть настроена работа с контактами в Microsoft Outlook
Папка «Контакты» является почтовой адресной книгой и хранилищем сведений о людях и организациях, с которыми вы общаетесь. Используйте папку «Контакты» для хранения адресов электронной почты, почтовых адресов, номеров телефонов, картинок и любых других сведений, имеющих отношение к контактам, таких как дни рождения и годовщины.
Общение с контактами
Открыв контакт из списка контактных лиц, достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может сохраняться время разговора, которое заносится в папку «Дневник». Туда же можно занести заметки о разговоре. Для упрощения отслеживания операций, связанных с контактом, свяжите с ним любой элемент Microsoft Outlook или документ Microsoft Office.
Ввод сведений о контакте
При вводе имени или адреса контактного лица Microsoft Outlook разделяет эти имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса. При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, краткое имя контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например, «поставщик провизии». Microsoft Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя. Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.
Хранение сертификатов контактов
Сертификат получателя (открытый ключ) можно сохранить в списке контактов для данного получателя. Для просмотра сохраненных сертификатов перейдите на вкладку Сертификаты карточки контакта. Когда адресат посылает вам письмо с электронной подписью, Outlook может проверить подпись с помощью сертификата. Сертификат можно также использовать для отправки адресату шифрованного электронного письма.
Использование vCards (виртуальных визитных карточек)
В Microsoft Outlook поддерживается стандарт vCard, принятый в Интернете для создания виртуальных визитных карточек и обмена ими. Контакты могут сохраняться в формате vCard и отправляться в сообщениях электронной почты. Визитная карточка также может быть добавлена в подпись. При открытии визитной карточки открывается контакт, который может быть сохранен в папке «Контакты».
Создание контакта
- Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Контакт.
- Введите имя контакта.
- Введите все необходимые сведения о новом контакте:
- чтобы задать имя контакта, которое должно отображаться в строке сообщения «Кому», введите это имя в поле «Краткое имя»;
- при необходимости введите адрес для отправки мгновенных сообщений контакту в поле «Мгн. Сообщения»;
- чтобы ввести несколько записей в поле, например, несколько адресов обычной или электронной почты, щелкните стрелку вниз рядом с этим полем;
- если для контакта указаны несколько адресов, установите флажок Считать почтовым адресом, чтобы задать адрес, используемый при переписке.
Имеется возможность быстро создать новый контакт с теми же сведениями об организации. Для этого выберите в меню Действия текущего контакта значение «Создать контакт в той же организации».
- Создание контакта в общей папке: для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Откройте общую папку, в которой создается элемент. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Контакт. Введите имя для нового контакта и введите все необходимые сведения о новом контакте. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть». Новые контакты могут создаваться только в папке «Контакты». Например, новый контакт не может быть создан в папке сообщений.
- Создание контакта на основе полученного сообщения электронной почты: откройте или просмотрите без открытия сообщение электронной почты, содержащее имя, которое требуется включить в список контактов. Щелкните правой кнопкой мыши имя, на основе которого создается новый контакт, и выберите в контекстном меню команду Добавить контакт.
Поиск контакта
Введите имя контакта, который требуется найти, в поле «Введите контакт» на панели инструментов. Может быть введено сокращенное имя, например, Роман Б., имя или фамилия, а также адрес электронной почты, имя для отображения и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем «Введите контакт» и выберите его имя.
Ввод сведений о контакте для личного пользования
- Создайте или откройте контакт.
- На вкладке Подробности введите необходимые сведения о контакте.
Импорт файла сертификата в список контактов
- В папке «Контакты» щелкните необходимую карточку контакта.
- Перейдите на вкладку Сертификаты и нажмите кнопку «Импорт…».
- Выберите необходимый файл сертификата и нажмите кнопку «Открыть».
Файлы сертификатов имеют расширение либо .p7c, либо— .cer.
Отображение сведений о номере телефона
Чтобы просмотреть сведения о номере телефона, щелкните подчеркнутый номер телефона в окне контакта.
- Установка напоминания для контакта
- Создайте или откройте контакт.
- Выберите в меню Действия команду К исполнению.
- В списке Отметка выберите необходимое значение.
- В списке Срок щелкните стрелку вниз. В раскрывающемся календаре щелкните нужную дату.
- В списке Время введите время отображения напоминания.
- Создание приглашения на собрание из контакта
- Щелкните контакт в папке «Контакты» и выберите в меню Действия команду Новая встреча с контактом.
- В поле «Тема» введите описание.
- В поле «Место» определите место встречи.
- Введите время начала и время окончания.
- При необходимости задайте другие параметры.
- Нажмите кнопку «Отправить».
Обработка дубликатов контактов
При сохранении контакта, имя или адрес электронной почты которого совпадает с именем или адресом электронной почты контактного лица, уже существующего в папке Контакты, Microsoft Outlook отображает диалоговое окно, которое позволяет либо добавить новый контакт, либо обновить сведения об уже существующем.
- Добавить как новый контакт – новый контакт будет добавлен в папку «Контакты». Таким образом, если был создан контакт с именем Роман Блинов, и контакт с таким именем уже существовал, после выбора этого параметра будет существовать два контакта с именем Роман Блинов. Чтобы различать эти контакты, можно добавить к имени одного из них третий инициал.
- Добавить данные из нового контакта в существующий – Microsoft Outlook сравнит все поля, содержащие данные и скопирует данные из нового контакта во все поля старого, данные в которых не совпадают с новыми. Например, если для существующего контакта с именем Роман Блинов введен номер телефона 555-0112 и был получен контакт с новым номером телефона, Microsoft Outlook скопирует новый номер в старый контакт.
Другие поля при этом изменены не будут. Все назначенные категории и текст сообщения нового контакта не будут скопированы в существующий контакт. Содержимое этих полей может быть скопировано из нового контакта в существующий только вручную. Сертификаты и ссылки на контакты на вкладке Действия будут скопированы из нового контакта и добавлены в существующий без замены старых данных. Имеющиеся на вкладке Действия ссылки на другие элементы, например на задачи и встречи, не копируются. При каждом копировании данных в Microsoft Outlook копия исходного контакта сохраняется в папке «Удаленные», что позволяет восстановить первоначальные сведения о контакте.
Если в Microsoft Outlook сохраняется большое число контактов, процесс сохранения можно ускорить, отключив поиск дубликатов.
Чтобы отключить это средство, выполните следующие действия:
- Выберите в меню Сервис команду Параметры.
- Нажмите кнопку «Параметры контактов» и снимите флажок Проверять наличие повторяющихся контактов.
Добавление кода страны к вводимым номерам телефонов
- В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Позвонить контакту, а затем щелкните пункт «Новый звонок».
- Нажмите кнопку «Параметры соединения».
- Установите флажок Автоматически добавлять код страны.
Добавляется код страны/региона, выбранной в списке Страна на вкладке Общие диалогового окна Изменение местонахождения (в диалоговом окне Новый звонок нажмите кнопку «Свойства соединения», затем нажмите кнопку «Изменить»). Если флажок Автоматически добавлять код страны недоступен, значит, Microsoft Outlook не распознает формат номера телефона для указанного кода страны и не может автоматически форматировать номера телефонов.
Запись даты и времени работы с контактным лицом
Откройте элемент контактов. Выберите в меню Действия команду Создать запись в журнале контактов, затем выберите необходимые параметры. В Дневнике записываются дата и продолжительность работы с контактным лицом.
Включение в папку контактов адреса электронной почты для общей папки
Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
- В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
- Если вы не являетесь владельцем папки, перейдите на вкладку Сведения. Если вы владелец папки, перейдите на вкладку Управление. Если ни одна из этих вкладок не доступна, адрес электронной почты общей папки не может быть добавлен.
- Нажмите кнопку «Контакты».
Добавление сертификата получателя в список контактов
Откройте сообщение с цифровой подписью от получателя. Щелкните правой кнопкой мыши имя в поле «От» и выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам. Если запись контакта уже существует, установите переключатель Обновить существующий контакт.
Чтобы просмотреть сертификаты контакта, дважды щелкните его имя в папке «Контакты» и откройте вкладку Сертификаты. При просмотре вкладки Сертификаты можно также импортировать файл сертификата (CER) в Microsoft Outlook, выбрав команду Импорт. Это обычно делается, когда сертификат был получен в виде вложения.
Рисунки в контактах
- Для добавления рисунка в контакт вам нужно выполнить следующие действия.
- Откройте или создайте контакт в папке «Контакты».
- В меню Действия выберите Добавить рисунок.
- Найдите рисунок, который требуется вставить.
- Дважды щелкните рисунок, который требуется вставить. Размер рисунка изменяется автоматически в соответствии с размером поля, отведенного под изображение контакта.
- Для изменения рисунка в контакте.
- Откройте контакт в папке «Контакты».
- В меню Действия выберите Изменить рисунок.
- Найдите рисунок, который требуется вставить, и дважды щелкните его.
- И соответственно для удаления рисунка из контакта.
- Откройте контакт в папке «Контакты».
- В меню Действия выберите команду Удалить рисунок.