Microsoft Office

руководство для женщин

4206

Как в Microsoft Outlook настраивается передача прав доступа представителям

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Если вы не справляетесь с потоком поступающих писем, вы приглашаете помощника. Microsoft Outlook предоставляет аналогичные возможности, позволяя вам объявить другого пользователя своим представителем в вашей папке Входящие и в любой другой папке Microsoft Outlook. Предоставление другому пользователю полномочий, позволяющих ему открывать ваши папки, читать и создавать элементы, отвечать на предназначенные вам приглашения, означает передачу прав доступа представителю. Представитель – это пользователь, которому предоставлено право открывать папки другого лица, создавать элементы от его имени и отвечать на адресованные этому лицу поручения. Пользователь, передающий представителю права, определяет, к каким папкам разрешен доступ и какие изменения разрешено вносить представителю.

Передавая права доступа, вы определяете уровень полномочий, допустимых для представителя. Права доступа представителя могут позволять ему читать элементы в ваших папках или читать, создавать, изменять и удалять элементы. Представителю может быть предоставлено право отправлять исходные сообщения и ответы от вашего имени. Кроме того, представитель может организовывать собрания от вашего имени и отвечать на адресованные вам приглашения на собрания и поручения. Лицо, которому предоставлен доступ к вашим папкам, по умолчанию имеет доступ ко всем элементам этих папок, за исключением элементов, помеченных как частные. Для доступа к частным элементам, необходимо передавать дополнительные права.

Для настройки передачи прав доступа почта должна доставляться в ваш почтовый ящик на сервере, а не в файл личных папок на локальном жестком диске.

Права доступа представителя

Ниже приведены уровни доступа, которые могут быть предоставлены представителям:

  • Автор – Представитель с этим уровнем доступа может читать и создавать элементы, а также изменять и удалять созданные вами элементы. Так, представитель может создать поручение и приглашение на встречу непосредственно в папке «Задачи» или «Календарь», а затем отправить их от имени своего руководителя;
  • Редактор – Представитель с этим уровнем доступа может выполнять все операции, разрешенные «Автору», а также изменять и удалять элементы, созданные руководителем;
  • Читатель – Представитель с этим уровнем доступа может читать элементы. Например, представитель с уровнем доступа «Читатель» может читать сообщения в папке «Входящие» другого пользователя.

Представитель с правами доступа автора или редактора имеет право отправлять сообщения от имени лица, которое он представляет. Такие сообщения содержат как имя представителя, так и имя лица, которого он представляет. Получатели сообщения увидят имя замещенного лица в поле «Отправлено от имени», а имя представителя – в поле «От». Если представителю требуется разрешение только для работы с приглашениями на собрания и ответами на сообщения, руководитель может выбрать на вкладке Представители (меню Сервис, команда Параметры) команду Права доступа, а затем установить флажок Отправлять приглашения на встречи и ответы только представителям и не предоставлять доступа к своей папке «Входящие». Приглашения на встречи и ответы будут отправляться непосредственно в папку «Входящие» представителя. Однако в этом случае представителю потребуется доступ на уровне редактора к папке «Календарь» руководителя, поскольку при ответе представителя на приглашение на встречу от имени руководителя эта встреча автоматически добавляется в папку «Календарь» руководителя.

Предоставление доступа к папке другим пользователям

  • Предоставление доступа к общей или личной папке с помощью прав доступа.
    1. В меню Перейти выберите пункт Список папок, щелкните правой кнопкой личную или общую папку, к которой требуется предоставить доступ, и выберите в контекстном меню команду Доступ.
    2. Для установки прав совместного доступа к общей папки необходимо быть ее владельцем. В ходе одной процедуры устанавливаются права доступа только для одной папки. Откройте вкладку Разрешения. Нажмите кнопку «Добавить».
    3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляются права совместного доступа.
    4. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK».
    5. В списке Имя щелкните по введенному имени.
    6. В группе «Разрешения» выберите необходимые параметры. Чтобы назначить одинаковые права всем пользователям, имеющим доступ к папке, щелкните значение «По умолчанию» в списке Имя.
  • Предоставление доступа к личным папкам путем назначения представителей.
    1. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем откройте вкладку Представители.
    2. Нажмите кнопку «Добавить».
    3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя представителя, которому назначаются права.
    4. Чтобы добавить сразу несколько представителей, щелкните их имена в списке Имя, удерживая нажатой клавишу «Ctrl». Выбранные права будут установлены для всех представителей.
    5. Нажмите последовательно кнопки «Добавить» и «OК» и выберите тип прав доступа для каждой папки Microsoft Outlook, к которой предоставляется доступ представителю.
    6. При необходимости задайте другие параметры.

Изменение прав представителя

  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем откройте вкладку Представители.
  2. Щелкните имя представителя, права которого требуется изменить, и нажмите кнопку «Права доступа».
  3. Измените права для любых папок Microsoft Outlook, к которым представитель имеет доступ.
  4. Для уведомления представителя об изменении его прав установите флажок Автоматически отправлять представителю сообщение о его правах.

Для отправки представителю копий отправляемых вам приглашений на собрания и ответов выберите для него права доступа к папке «Календарь» на уровне редактора и установите флажок Представитель получает копии сообщений о моих встречах.


16.04.2015

Наверх