Как из Microsoft Outlook отправлять сообщения электронной почты с ограниченными разрешениями
Вы можете создавать почтовые сообщения с ограниченным разрешением с помощью службы управления правами на доступ к данным только в профессиональном выпуске Microsoft Office и Microsoft Office Outlook.
В Microsoft Office Outlook представлена новая функциональная возможность – служба управления правами на доступ к данных (IRM), которая помогает предотвратить несанкционированный доступ, непредумышленный или по неосторожности, к сообщениям электронной почты, содержащим конфиденциальные сведения. Сообщения с ограниченными разрешениями создаются для блокирования пересылки, печати и копирования сообщений. При вложении в сообщение с ограниченным разрешением документа Microsoft Office разрешение документа автоматически ограничивается. Однако если разрешение документа, вложенного в сообщение с ограниченным разрешением, было ограничено ранее, вложенный документ сохраняет первоначальное ограничение.
С помощью кнопки «Разрешение» на панели инструментов можно ограничить разрешения на сообщения электронной почты для конкретных получателей. Отправитель сообщения может удалить ограниченные разрешения из сохраненного черновика сообщения, еще раз нажав кнопку «Разрешение» на панели инструментов. Получатели могут открывать и читать сообщение электронной почты с ограниченными разрешениями точно так же, как любое обычное сообщение без ограничений. Если на компьютерах получателей не установлен Outlook или более поздней версии, они могут загрузить надстройку служб управления правами на доступ к данным для Internet Explorer или другую программу, поддерживающую содержимое с ограниченными разрешениями.
Администратор электронной почты может создавать политики разрешений и добавлять их в подменю Разрешение программы Outlook (или подменю Разрешение в меню Файл). Эти политики разрешений определяют, какие пользователи могут читать сообщения и какие действия с ними могут производить получатели. Например, администратор электронной почты может назначить политику «Только в рамках организации», по которой сообщение может быть открыто только пользователями домена организации. Создавая сообщение, можно выбрать одну из максимум 20 пользовательских политик в подменю Разрешение (число политик определяется администратором электронной почты).
Другим преимуществом ограничения разрешений для сообщений электронной почты является принудительное назначение срока действия сообщения. Дата окончания срока действия сообщения задается в меню Параметры (при открытом сообщении), затем для него ограничиваются разрешения, и сообщение отправляется. По истечении срока действия сообщения получатели видят его зачеркнутый заголовок в папках Outlook, но не могут открыть его или выполнить с ним какие-либо другие действия. Задать дату окончания срока действия сообщения можно и не ограничивая разрешений сообщения. После этой даты заголовки сообщений будут отображаться в папках зачеркнутыми. Тем не менее, получатели по-прежнему смогут открывать сообщения и работать с ними.
Создание сообщения электронной почты с ограниченными разрешениями
- Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните «Сообщение».
- Введите имя адресата в полях «Кому», «Копия» или «СК».
- Чтобы выбрать имена адресатов из списка в адресной книге, нажмите кнопку «Кому» или «Копия».
- В поле «Тема» введите тему сообщения.
- В текстовом поле введите текст сообщения.
- На панели инструментов Электронная почта нажмите кнопку «Разрешение».
- Нажмите кнопку «Отправить».
Чтобы воспользоваться настраиваемой политикой разрешений, созданной администратором электронной почты для пользователей организации, в меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберите политику разрешений в подменю.
При вложении в сообщение с ограниченным разрешением документа Microsoft Office разрешение документа автоматически ограничивается. Однако если разрешение документа, вложенного в сообщение с ограниченным разрешением, было ограничено ранее, вложенный документ сохраняет первоначальное ограничение. Если для создания сообщения электронной почты с ограниченным разрешением нужно использовать другую учетную запись, в меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберите подкоманду Ограничить разрешения.
Чтобы установить для сообщения срок действия, открыв его, нажмите на панели инструментов кнопку «Параметры» и в группе «Параметры отправки» установите флажок Не действительно после, а затем выберите дату и время. Информационная панель, находящаяся над сообщением, отображает разрешения адресата для данного сообщения. Например на информационной панели может отображаться следующее сообщение: «Не пересылать» – адресат сможет прочитать сообщение, но не сможет переслать, напечатать или скопировать содержимое.
Просмотр сообщения электронной почты с ограниченными разрешениями
Для просмотра разрешений заданных для сообщения с ограниченным разрешением прочитайте содержимое информационной панели, находящейся над сообщением. Разрешения для документов, вложенных в сообщение электронной почты, могут отличаться от разрешений полученного сообщения. Если вложение открыть не удается, обратитесь к отправителю и проверьте разрешения для документа.
Если требуется прочесть или открыть сообщение с ограниченным разрешением на компьютере, на котором недоступен Microsoft Office или более поздние версии, загрузите надстройку управления правами для Internet Explorer или другую программу, поддерживающую содержимое с ограниченным разрешением.
Удаление ограниченного разрешения для сообщения электронной почты
Отправитель сообщения электронной почты с ограниченным разрешением может убрать ограниченное разрешение в любой момент после его создания. Например, сообщение составлено, разрешение для него ограничено, а черновик сохранен. Однако если автор сообщения изменил свои намерения и требуется изменить разрешение, ограниченное для этого сообщения, то ограниченное разрешение можно удалить. Также ограниченное разрешение можно удалить для уже отправленного сообщения, но эти изменения не повлияют на адресатов, получивших исходное сообщение. Для этого откройте сообщение и на панели инструментов Электронная почта нажмите кнопку «Разрешение» .