Microsoft Office

руководство для женщин

1475

Как в Microsoft Outlook настроен общий доступ к данным

Общая рабочая область – это область на web-сервере, в которой пользователям предоставлен общий доступ для работы с документами и различными сведениями, а также для управления списками данных и получения сведений о состоянии текущего проекта. Доступ к общим рабочим областям (узлы Microsoft Windows SharePoint Services) осуществляется с помощью web-обозревателя или области задач Общая рабочая область приложения Microsoft Office.

Узлы рабочих областей для собраний и рабочих областей для документов созданы на основе Windows SharePoint Services, поэтому их можно открывать в области задач Общая рабочая область. Область задач доступна каждый раз при открытии документа из библиотеки документов. Библиотека документов – это папка, содержащая набор файлов для совместного доступа; файлы часто используют один и тот же шаблон. Каждый файл в библиотеке связан с заданными пользователем сведениями, которые отображаются в списке содержимого библиотеки. Библиотека документов может быть частью узла рабочей области для документов, рабочей области для собраний или любого другого узла Windows SharePoint Services.

Средства общей рабочей области

В общей рабочей области доступны следующие средства:

  • Библиотека документов – В библиотеке документов можно сохранять документы, к которым будут иметь доступ все члены общей рабочей области. В области задач Общая рабочая область отображается та библиотека, в которой хранится текущий открытый документ;
  • Список задач – В списке задач назначаются задачи и сроки их выполнения для членов общей рабочей области, а также делаются отметки о выполнении поставленной задачи. При этом другие члены группы, открывшие список задач в области задач Общая рабочая область, будут знать, что задача выполнена;
  • Список ссылок – В списке ссылок можно добавлять гиперссылки на ресурсы или сведения, интересующие членов общей рабочей области;
  • Список членов – В списке членов отображаются имена пользователей общей рабочей области. В области задач Общая рабочая область содержится контактная информация, например, состояние пользователя (свободен или занят), номер телефона, адрес электронной почты и другие параметры. Таким образом, члены группы могут поддерживать связь друг с другом;
  • Оповещения по электронной почте – Оповещения по электронной почте могут использоваться для уведомления об изменениях списка, конкретного элемента (например, состояние задачи) или документа в общей рабочей области.

Если есть возможность получения мгновенных сообщений, то можно также просматривать текущее состояние членов общей рабочей области в сети.

Область задач Общая рабочая область открывается автоматически после открытия документа, хранящегося в библиотеке документов. Кроме отображения данных web-узла на вкладках Члены, Задачи, Документы и Связи, область задач Общая рабочая область содержит сведения об активном документе на вкладках Состояние и Сведения о документе.

Вкладка Состояние содержит важные сведения о текущем документе, например был ли он изменен или извлечен и нет ли конфликтов с копией документа другого члена рабочей области, а также разрешения IRM (управление правами на доступ к данным). Вкладка Сведения о документе содержит параметры документа, например дату последнего изменения. Если настраиваемые свойства документов определяются библиотекой документов, в которой они хранятся, эти свойства отображаются на вкладке Сведения о документе.

В Microsoft Office OneNote и Microsoft Office Project в области задач Общая рабочая область вкладки Статус и Сведения о документе отсутствуют.

Члены общей рабочей области назначаются в группу узла, определяющую их права на доступ. Например, создатель общей рабочей области является ее администратором. Это означает возможность добавлять новых членов и назначать их в соответствующую группу узла, а также удалять членов и саму рабочую область. С другой стороны, есть члены с правом доступа только для чтения. Они могут лишь посещать общую рабочую область и не имеют возможности изменять ее содержимое. Для получения дополнительных сведений откройте узел Windows SharePoint Services в web-обозревателе и выберите «Справка» на верхней панели ссылок.


14.04.2015

Наверх