Microsoft Office

руководство для женщин

5116

Как должна быть организована работа с календарем и планировщиком заданий в Microsoft Outlook

Средство «Календарь Microsoft Outlook» является календарем и средством создания расписаний, полностью интегрированным с электронной почтой, контактами и другими средствами. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. Календарь позволяет выполнять следующие действия:

  • создание встреч и событий – записи добавляются в календарь Microsoft Outlook так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра «День» и «Рабочая неделя». Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет;
  • организация собраний – Для организации собрания достаточно выбрать время в календаре, создать встречу и пригласить на нее участников. Будет автоматически предложено самое ранее время, когда все участники будут свободны.

Если приглашения на собрание рассылаются участникам по электронной почте, каждый адресат получит приглашение в папку «Входящие». При открытии приглашения в Microsoft Outlook отображается уведомление, если собрание конфликтует с имеющимся элементом календаря. Приглашение может быть принято, принято под вопросом или отклонено нажатием одной кнопки. Приглашенные участники могут предложить более удобное для них время собрания, если это разрешено организатором. Открыв собрание, организатор может просмотреть список приглашенных, принявших и отклонивших приглашение, а также предложивших другое время.

Переход из Microsoft Schedule+ 1.0 или 7.x

После установки Microsoft Outlook можно импортировать содержимое файла Microsoft Schedule+ (для Schedule+ 7.x это файл .scd, для Schedule+ 1.0 — файл .cal). В файле Schedule+ хранятся данные о встречах, событиях, собраниях, задачах и контактах (только в Schedule+ 7.x). Этот файл (.scd или .cal) не изменяется и не удаляется в ходе импорта. Перед настройкой Microsoft Outlook для использования с файлами Schedule+ проконсультируйтесь с системным администратором. В Microsoft Outlook 2002 и более поздних версиях не поддерживается использование календаря Microsoft Schedule+ как основного, поэтому для просмотра файлов данных Schedule+ необходимо импортировать их в Microsoft Outlook.

Следующие типы данных Schedule+ импортируются в следующие папки Outlook:

  • встречи и события импортируются в папку «Календарь»;
  • задачи импортируются в папку «Задачи»;
  • контакты (только в Schedule+ 7.x) импортируются в папку «Контакты»;
  • заметки (только в Schedule+ 1.0) импортируются в Schedule+ 7.x, где они преобразуются в события, затем они импортируются из Schedule+ 7.x как события в папку «Outlook Календарь».

Создание дополнительного календаря

В дополнению к календарю, существующему в Microsoft Outlook по умолчанию, можно создать дополнительный календарь. Например, можно создать календарь личных встреч.

  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В Списке папок панели переходов щелкните правой кнопкой мыши папку «Календарь» и выберите команду Создать папку.
  3. Введите название нового календаря в поле «Имя», например, «Личный календарь».

В отличие от календаря Microsoft Outlook по умолчанию, дополнительный календарь не может быть сделан общим.

Добавление и удаление праздников в календаре

  • Добавление праздников.
    1. Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря».
    2. В группе «Параметры» календаря нажмите кнопку «Добавить праздники».
    3. Установите флажки рядом с названиями стран и областей, праздники которых требуется добавить в календарь, и нажмите кнопку «OK». Ваша родная страна или область выбирается автоматически. По умолчанию после установки Microsoft Outlook никакие праздники не добавляются.
  • Добавление праздников другой страны или области.
    1. Чтобы добавить праздники в календарь Microsoft Office Outlook, потребуется удалить все праздники соответствующей страны, которые могли остаться в папке «Календарь» из более ранней версии Microsoft Outlook.
    2. После удаления праздников в меню Сервис» выберите команду Параметры. Нажмите кнопку «Параметры календаря».
    3. Нажмите кнопку «Добавить праздники», а затем выберите страну, праздники которой требуется скопировать в календарь.
  • Удаление праздников.
    1. В разделе Календарь в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду События.
    2. Выделите праздники, которые требуется удалить. Чтобы выделить несколько строк, щелкните их, удерживая нажатой клавишу «Ctrl».
    3. Нажмите кнопку «Удалить» на стандартной панели инструментов Стандартная.

Чтобы быстро удалить из календаря все праздники какой-либо страны или области, щелкните заголовок столбца Местоположение, чтобы отсортировать список событий по странам и областям.

Добавление праздников другой страны или области

Чтобы добавить праздники в календарь Microsoft Office Outlook, потребуется удалить все праздники соответствующей страны, которые могли остаться в папке «Календарь» из более ранней версии Microsoft Outlook. После удаления праздников в меню «Сервис» выберите команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». Нажмите кнопку «Добавить праздники», а затем выберите страну, праздники которой требуется скопировать в календарь.


04.04.2015

Наверх