Как работать в Microsoft Outlook с папаками «Календарь», «Контакты» и «Задачи» других пользователей

Область переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро просмотреть календари, контакты и задачи других пользователей. После первого просмотра папки пользователя общая папка будет добавлена в область переходов. Чтобы в следующий раз обратиться к этой папке, выберите ее в области переходов.

Одновременно в папке «Календарь» можно просматривать до 30 календарей, в том числе и календари других пользователей. В папке «Календарь» нажмите кнопку «Открыть общий календарь». Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Новый календарь появится рядом с уже отображаемым календарем. Можно быстро назначить встречу с пользователями, чей календарь отображается в данный момент. Для этого в меню Действия выберите команду Создать приглашение на собрание с, затем нажмите кнопку «Все» или выберите имя из списка.

Особые настройки отображения могут быть неправильно применены при одновременном просмотре нескольких календарей. Чтобы убедиться в том, что настройки применены правильно, щелкните правой кнопкой мыши любой календарь в списке и выберите в появившемся меню команду Открыть. Календарь будет открыт и закроет другие просматриваемые календари. Настройки представления для выбранного календаря будут применены и к остальным календарям, просматриваемым одновременно с данным. Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Просмотр контактов другого пользователя

1. В папке «Контакты» нажмите кнопку «Открыть общие контакты».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя».
3. Нажмите кнопку «OK».

Просмотр задач другого пользователя

1. В папке «Задачи» нажмите кнопку «Открыть общие задачи».
2. Чтобы выбрать в адресной книге имя другого лица, нажмите кнопку «Имя» или введите нужное имя в поле «Имя». Открывать можно только папки, существующие в Microsoft Outlook для различных объектов по умолчанию. Например, если пользователь создал дополнительный календарь, открыть можно только календарь, существующий по умолчанию.
3. Чтобы удалить имя из списков Общие календари, Общие контакты или Общие задачи, щелкните правой кнопкой мыши имя, затем выберите в меню команду Удалить из (Общие календари, Общие контакты, Общие задачи).
4. При открытии чужого календаря, контактов или задач путем выбора пункта меню «Папка другого пользователя» (меню Файл команда Открыть) имя пользователя будет добавлено в список «Другие календари», «Другие контакты» или «Другие задачи».
5. Возможность просмотра объектов другого пользователя контролируется обладателем объектов. Даже при наличии разрешения на просмотр любые объекты, помеченные обладателем как частные, не будут отображать свои сведения.
6. Для доступа к общим папкам «Журналов» и «Заметок» используйте аналогичные процедуры.

Предоставление папок «Календарь», «Контакты» и «Задачи» в общий доступ

В папке «Календарь», «Контакты» или «Задачи» в области переходов нажмите кнопку «Общий доступ к календарю», «Общий доступ к контактам» или «Общий доступ к задачам». Выполните одно из следующих действий:

• Разрешите общий доступ к объектам – в поле «Имя» установите значение «По умолчанию». В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.
• Укажите пользователей, которые будут иметь доступ к объектам – Нажмите кнопку «Добавить».
  1. В поле «Введите или выберите имя» введите имя пользователя, которому предоставляется разрешение на доступ.
  2. Нажмите кнопку «Добавить», а затем – кнопку «OK».
  3. В списке Имя щелкните введенное имя.
  4. В группе «Разрешения» выберите нужные параметры.

Независимо от установленных разрешений объекты с пометкой Частное не будут отображены другим пользователям. Для предоставления доступа к папкам «Журнал» и «Заметки» используйте аналогичную процедуру.

Типы данных, к которым возможен совместный доступ с пользователями Schedule+

После установки Microsoft Outlook возможно выполнение следующих действий:

• отправка и получение приглашений на собрания между Outlook и Schedule+;
• просмотр сведений о занятости других пользователей и другие подробности. При наличии соответствующих прав можно просматривать темы встреч (только в Schedule+ 7.x);
• при наличии соответствующих прав открытие книги встреч Schedule+ в Outlook. Для чтения и интерпретации данных Schedule+ 1.0 в Outlook используются файлы поддержки Schedule+ 7.x, которые устанавливаются вместе с Outlook. «Файлы» поддержки Schedule+ 7.x позволяют открывать книги встреч других пользователей, но при этом Schedule+ 7.x не запускается как отдельная программа.

Нельзя использовать Microsoft Outlook для выполнения следующих действий:

• отправка приглашений на собрания как вложений в такие элементы Outlook, как контакт или сообщение;
• отправка вложений и сведений о местах проведения собраний пользователям Schedule+ 1.0;
• отправка более одного вхождения повторяющегося собрания пользователям Schedule+ 1.0.