Microsoft Office

руководство для женщин

1064

Главным дизайнерским шедевром в Office является именно программа Microsoft Outlook

Ни для кого не секрет, что Microsoft Outlook входит в состав Microsoft Office, многие пользователи следили за выходом новых версий этого пакета (97, 2000, XP). Как правило в новых версиях, упор ставился на оптимизацию работы в сетях, улучшение безопасности, исправление ошибок в старых версиях. На момент написания этой статьи одной из последних версий для Windows платформ является 2013, хотя дано название можно потихоньку забывать, потому что сама Microsoft все чаще предпочитает употреблять более весомое Microsoft Office System. Простой набор программ для составления всевозможных документов – это вчерашний день, и переход от набора пакетов к полноценной офисной системе был неизбежен. Этим шагом компания Microsoft помимо прочего косвенно избавлялась от одного серьезного упрека со стороны поклонников свободного софта.

Речь идет, разумеется, о форматах. Точнее – о необходимости понимать эти форматы, не используя непосредственно Microsoft Office. Очевидно, что этот упрек с формальной точки зрения вполне оправдан – если уж сделал офисный пакет, то позаботься о том, чтобы его файлы понимали и в других офисах. Офисная система – совсем другое дело. Это уже серьезная претензия на корпоративный стандарт, который ни с чем считаться не обязан. С одной стороны, круг потребителей существенно сужается, поскольку большинству пользователей, особенно домашних, возможности офисной системы просто не нужны. С другой – если фирма один раз выбрала стандарт, она будет придерживаться его до конца. Таким образом, можно смело констатировать, что Microsoft Office окончательно вышел из категории домашних любимцев, перейдя в разряд профессионалов.

Первый решительный шаг на этом пути был сделан еще в пакете Microsoft Office XP, когда было заявлено о поддержке так называемых смарт-тэгов. Пресс-служба Microsoft уделила этому факту огромное внимание – она даже утверждала, что эта технология наконецто позволила сделать электронный документ радикально отличным от бумажного за счет интерактивности и возможности взаимодействия с другими ресурсами. В этом заявлении было немало справедливого. Действительно, до этого шага различие между электронным и бумажным документооборотами было, скорее, количественным и мало зависело от самого документа – и там, и тут был простой статический текст. А использование смарт-тэгов позволило связать релевантную информацию с другими документами, откуда можно получать дополнительные данные. Или просто вставлять полученные таким образом данные в документ, что вносит качественные изменения во всю структуру документооборота предприятия.

В Microsoft Office System смарт-тэги стали не просто одной из используемых в качестве эксперимента технологий, а чуть ли не основой всего пакета. Они поддерживаются в Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Access и, что важно для нас, в Outlook. Но это мы отвлеклись. Спешу исправить положение. Пожалуй, не ошибусь, если скажу, что главным дизайнерским шедевром в Office является именно программа Microsoft Outlook – компания Microsoft не только тщательно изучила все пожелания пользователей, но и привлекла к работе специалистов по издательскому делу, что помогло достичь серьезного прогресса в эргономике программы.

Теперешний Outlook – это два или три вертикальных столбца, в одном из которых производится переключение режимов работы – почта, календарь, контакты, задачи и заметки. Такой дизайн программы позволяет более эффективно задействовать площадь экрана – возникает иллюзия, что сам экран стал немного больше, поскольку вся бесполезная информация не отображается, а полезная – удачно сгруппирована.

Основной режим – почтовый. Он требует трех окон, в среднем из которых располагается список писем, отображаемый таким образом, что в глаза бросаются только обратный адрес и тема письма. Разработчики не скрывают, что такое решение им подсказали сами пользователи, утверждающие, что именно эта информация для них важнее всего при сортировке почты. Остальная информация также присутствует, но более светлый шрифт позволяет ей как бы спрятаться в тень.

Разумеется, Outlook хорош не только интерфейсом. Компания Microsoft впервые применила в этой программе возможность интеллектуальной группировки, что поможет пользователю быстро рассортировать даже очень большую почту. Сообщения автоматически группируются по времени получения и по размеру. Последнее весьма важно, ибо большое письмо – это письмо с вложением, которое нужно сохранить и, возможно, заархивировать. Теперь эту операцию можно провести из одного места. Опять же, экономия времени, что для офисного работника немаловажно.

Несмотря на все новшества, Microsoft осталась верна своей традиции преемственности одноименных пакетов. Дизайн всех программ таков, что пользователь предыдущей версии может начать работать немедленно – ничего радикально непонятного он не обнаружит. Осваивать же тонкости новой версии можно постепенно, не в ущерб основному делу.


21.03.2015

Наверх