Работа с дневником в Microsoft Outlook

В дневнике автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам. Эти действия располагаются на временной шкале. Временная шкала – это тип представления, в котором элементы изображены на временной шкале слева направо. Это представление предназначено для просмотра элементов по времени их создания или изменения. Временная шкала используется как представление по умолчанию в дневнике. Помимо отслеживания элементов Microsoft Outlook, таких как почтовые сообщения, и других документов Microsoft Office, таких как файлы Microsoft Word и Microsoft Excel, могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере, например, телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.

Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например, количества часов работы с определенной учетной записью. Для создания списка всех элементов, имеющих отношение к контакту, воспользуйтесь отслеживанием действий, вместо того, чтобы связывать эти элементы с контактом. Если известен день создания или изменения файла, но не известен путь к нему, дневник позволит найти нужные сведения на основе времени работы с файлом. Например, если для документов Microsoft Excel установлено автоматическое занесение в дневник, любой документ Microsoft Excel может быть быстро найден на основе данных о дате его последнего открытия.

Записи заносятся в дневник на основе времени выполнения соответствующих действий. Например, документ Microsoft Word добавляется на временную шкалу в момент сохранения или последнего изменения. Записи в дневнике могут быть организованы в логические группы на временной шкале для быстрого поиска информации, например, всех собраний, в которых вы участвовали в течение последней недели или месяца.

При открытии записи в дневнике (элемент в папке «Дневник», действующий как ярлык записанной операции. В нижнем левом углу значка записи в дневнике отображаются часы.) отображаются сведения о соответствующем действии, кроме того записи в дневнике могут использоваться как ярлыки (Ярлык – значок на панели Outlook, расположенной в левой части главного окна Microsoft Outlook, который обеспечивает возможность быстрого доступа к папке. Имеется возможность создавать новые ярлыки и удалять существующие в каждой группе.) для перехода непосредственно к элементам Microsoft Outlook или файлам, к которым относятся эти записи в дневнике.

Изменение времени начала и конца, используемого для записей в дневнике

1. В меню Перейти выберите команду Дневник.
2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
3. Нажмите кнопку «Поля».
4. В списке Группы полей для выбора выберите нужную группу полей.
5. В списке Имеющиеся поля даты/времени выберите поле, содержащее значение времени, используемое в качестве даты начала элемента, затем нажмите кнопку «Начало».
6. В списке Имеющиеся поля даты/времени выберите поле, содержащее значение времени, используемое в качестве даты окончания элемента, затем нажмите кнопку «Конец».

В представлении временной шкалой отображаются времена создания, сохранения, отправки, получения, открытия и изменения каждого элемента. При изменении полей времени, используемых для отображения элементов на временной шкале, расположение и длительность элементов на временной шкале могут измениться.

Перемещение записи в дневнике

Откройте запись в Дневнике и введите новую дату и новое время начала. При перемещении записи в дневнике время начала соответствующего элемента, документа или контакта не изменяется.

Запись элементов и файлов в дневнике

Автоматическая запись элементов и файлов:

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Нажмите кнопку «Параметры дневника».
3. В списке Автозапись элементов установите флажки для элементов, которые требуется автоматически записывать в дневник.
4. В списке Для следующих контактов установите флажки рядом с именами контактов, для которых необходимо автоматически записывать выбранные элементы.
5. В списке Записывать также файлы из установите флажки рядом с названиями приложений, файлы которых необходимо автоматически записывать в дневнике.

Запись элемента Microsoft Outlook вручную:

1. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Запись в дневнике.
2. В поле «Тема» введите описание.
3. В списке Тип выберите тип записи в дневнике.
4. Выберите прочие необходимые параметры.

Запись файла вручную из другого приложения:

1. Найдите с помощью Microsoft Outlook, проводника или рабочего стола файл, который требуется записать.
2. Перетащите этот элемент в Дневник.
3. Установите необходимые параметры для записи в дневнике.

Изменение вида временной шкалы

1. В представлении временной шкалой в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
2. Нажмите кнопку «Другие настройки».
3. Выберите необходимые параметры.
4. Чтобы изменить длительность интервала, отображаемого на временной шкале, в представлении временной шкалой нажмите кнопку «День», «Неделя» или «Месяц».