Как в Microsoft Outlook управлять папками «Задачи», «Заметки», «Дневник»

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Поручения

Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.

Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3». Начнем создание задачи с нуля.

1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
2. В поле «Тема» введите имя задачи.
3. Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
4. Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение», выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий:
   • задание повторения задачи через равные интервалы – задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через;
   • задание повторения задачи на основе даты завершения – установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
5. При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
6. Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть».

Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.

1. В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
2. В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
3. В меню Правка выберите команду Вставить.
4. При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.

Переименование задачи

В списке задач (он отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре) щелкните имя задачи, которое требуется изменить. Наберите новое имя и нажмите клавишу «Enter». Если задача является повторяющейся, в ее завершенных копиях сохранится прежнее имя.

Изменение состояния задачи и процента завершения

Откройте задачу, для которой требуется изменить состояние или процент завершения. Введите необходимые сведения в полях «Состояние» и «Готово, %». Преобразование задачи в частную Откройте задачу, которую требуется сделать невидимой для других пользователей. Установите в правом нижнем углу флажок Частное.

Пометка задачи как завершенной

Откройте задачу, которую требуется пометить как завершенную, и в поле «Готово, %» введите 100%. Если поле «Завершена» отображается в списке задач (как флажок в заголовке столбца), то чтобы пометить задачу как завершенную достаточно установить флажок в этом поле. Если в списке задач отображается поле «Состояние», выберите в списке Значение «Завершена».

Изменение порядка отображения задач

• Сортировка всех задач в списке
  1. В разделе Задачи отсортируйте список.
  2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  3. Нажмите кнопку «Сортировка».
  4. В группе «Сортировать элементы по полю» выберите поле, по которому должна производиться сортировка. Если необходимого поля нет в группе «Сортировать элементы по полю», выберите другой набор полей в списке «Поля для сортировки». (Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, будут отсортированы заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать элементы по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать элементы по полю.)
  5. Выберите порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».
  6. Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю. В табличном представлении для сортировки по столбцу достаточно щелкнуть заголовок столбца.
• Перемещение отдельных задач вверх или вниз по списку задач
  1. В разделе Задачи в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  2. Нажмите последовательно кнопки «Группировка», «Очистить все», а затем кнопку «OK».
  3. Нажмите последовательно кнопки «Сортировка», «Очистить все», затем кнопку «OK».
  4. Перетащите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.
  5. Чтобы сохранить этот порядок для использования по умолчанию, выберите в меню Действия команду Сохранить порядок задач. Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз в списке задач в календаре.
• Назначение важности задач
  1. Чтобы отсортировать задачи по важности, необходимо указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий.
  2. Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
  3. В списке Важность щелкните соответствующую степень важности.
  4. После завершения назначения важности вернитесь в список задач и отсортируйте его по важности с помощью первой процедуры, описанной в этом разделе.

Запись затраченного времени для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются планируемые и реальные затраты времени.
2. Откройте вкладку Подробно.
3. Введите планируемые временные затраты в поле «Объем работ» и реальные временные затраты в поле «Реально затрачено».

Планирование в календаре времени завершения задачи

1. Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки «Задачи» на кнопку «Календарь» в области переходов.
2. На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.
3. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

Отправка отчета о состоянии задачи

1. Откройте задачу, о состоянии которой требуется отправить отчет.
2. Выберите в меню Действия команду Отправить отчет о состоянии задачи.
3. Введите имена адресатов в полях «Кому», «Копия» и «СК».
4. Если задача назначена вам, в эти поля автоматически будут внесены имена членов списка обновления.
5. Нажмите кнопку «Отправить».

Установка или удаление оповещения для задачи

• Установка или удаление напоминания для отдельной задачи
  1. Откройте задачу, для которой требуется установить или удалить оповещение.
  2. Установите или снимите флажок Оповещение. При установке оповещения также могут быть заданы дата и время.
  3. Если оповещение включено, но время для него не задано, используется время оповещения по умолчанию. Чтобы задать время оповещения, используемое по умолчанию, выберите в меню Сервис команду Параметры. Выберите время в поле «Время оповещения».
• Установка или удаление оповещений для всех новых задач с заданным сроком
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Нажмите кнопку «Параметры задачи».
  3. Установите или снимите флажок Установить оповещение о сроках. При поручении задачи с оповещением другому пользователю оповещение отключается, чтобы пользователь, которому поручена задача, мог установить оповещение сам.

Установка срока и даты начала задачи

1. Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
2. Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
3. Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
4. Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.

Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.

Преобразование сообщения в задачу

1. В области переходов перетащите сообщение, которое требуется преобразовать, на кнопку «Задачи».
2. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

Принятие или отклонение назначения задачи

1. Откройте задачу или поручение.
2. Нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить».
3. Установите переключатель Изменить ответ перед отправкой (введите комментарии к сообщению и нажмите кнопку «Отправить») или «Отправить ответ сейчас».

Назначение задачи другому пользователю

• Первое назначение задачи
  1. Чтобы создать новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач и нажмите кнопку «Назначить задачу».
  2. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку «Кому».
  3. В новой задаче введите имя в поле «Тема». (В существующей задаче поле «Тема» уже заполнено.)
  4. Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
  5. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
  6. Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
  7. Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
  8. Нажмите кнопку «Отправить». При назначении повторяющейся задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи.
• Переназначение задачи после отклонения поручения получателем
  1. Откройте отклоненную задачу в списке задач.
  2. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
  3. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  4. Нажмите кнопку «Отправить».
• Переназначение порученной вам задачи
  1. Откройте сообщение, которое содержит поручение.
  2. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
  3. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  4. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
  5. Нажмите кнопку «Отправить».

Отправка примечаний к назначенной задаче

1. Откройте назначенную задачу, примечания к которой требуется отправить.
2. В меню Действия выберите команду Ответить или Ответить всем.
3. Введите примечание в текстовом поле сообщения.
4. Нажмите кнопку «Отправить».

Возвращение прав владельца отклоненной задачи

1. Откройте сообщение, содержащее отклоненное поручение.
2. Выберите в меню Действия команду Вернуться к списку задач.

Отслеживание хода выполнения и сведений для выставления счетов

1. Пересылка задачи для отслеживания другими пользователями.
2. Откройте задачу, которую требуется отправить.
3. Выберите в меню Действия команду Переслать.
4. Введите имена адресатов в полях «Кому» и «Копия».
5. Если это необходимо, введите сообщение в текстовом поле задачи.
6. Чтобы отправить копии нескольких задач, перетащите дополнительные задачи из списка задач на текстовое поле пересылаемой задачи.
7. Нажмите кнопку «Отправить».

Отслеживание назначенных задач

• Автоматическое сохранение копий порученных вами задач и получение отчетов о состоянии
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Нажмите кнопку «Параметры задачи».
  3. Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
  4. Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
• Просмотр задач, порученных вами другим пользователям
  1. Нажмите кнопку «Задачи».
  2. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Назначение.
• Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии порученной задачи
  1. Откройте порученную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.
  2. На вкладке Подробно прочитайте имена в списке Обновить для.

Запись расстояния, организации и прочих сведений об оплате для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются сведения об оплате.
2. Перейдите на вкладку Подробно.
3. Введите необходимые сведения в полях «Объем работ», «Расстояние», «Расходы и Организации».

Повторяющиеся задачи

Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.

1. Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
2. В меню Действия выберите команду Повторение.
3. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
4. Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
   • повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
   • повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
5. Выберите даты начала и окончания задачи.

Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.

Пропуск одного вхождения повторяющейся задачи

1. В списке задач откройте повторяющуюся задачу, которую необходимо пропустить.
2. Выберите в меню Действия команду Пропустить. Если повторяющаяся задача заканчивается после определенного числа вхождений, пропущенная задача будет учтена как одно вхождение.

Отмена повторения задачи

1. Откройте задачу, повторение которой требуется отменить.
2. В меню Действия выберите команду Повторение.
3. Нажмите кнопку «Удалить повторение».