Microsoft Office

руководство для женщин

2545

Как при помощи Microsoft Outlook создавать групповые расписания

Групповые расписания в календаре упрощают одновременный просмотр объединенных расписаний нескольких пользователей или ресурсов. Под ресурсом подразумевается помещение, компьютер или другое оборудования, необходимое для проведения собрания. Имеется возможность просматривать доступность ресурсов, сравнивать их расписания с расписаниями пользователей и блокировать время в их календарях. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.

Имеется возможность создать и сохранить несколько групповых расписаний, в каждом из которых отображается расписание группы пользователей или ресурсов. Например, одно групповое расписание может содержать расписания всех сотрудников отдела, а другое – расписания использования всех конференц-залов в здании. Групповое расписание может включать все контакты или ресурсы из общей папки.

Кроме приглашения предполагаемых участников собрания имеется возможность планировать использование ресурсов, например, конференц-зала, в котором будет проведено собрание, или проектора слайдов, который будет использоваться для презентации. Чтобы использование какого-либо ресурса могло быть запланировано, сотрудником организации для него должен быть настроен почтовый ящик на сервере. Кроме того, для этого требуется разрешение на планирование использования ресурсов, включающее данный ресурс.

При просмотре группового расписания может быть быстро назначено собрание с некоторыми или всеми членами группы, кроме того, имеется возможность отправить сообщение любому набору участников группы. Перед планированием собрания имеется возможность получить последние сведения о занятости каждого члена группы, а с помощью средства автовыбора можно найти время, когда все члены группы свободны. По умолчанию календарь группы содержит сведения обо всех отображаемых в нем элементах, если владелец элемента не пометил его как частный.

Создание, просмотр и удаление группового расписания

В представлении «Календарь» в меню Действия выберите команду Просмотр расписаний группы и выполните одно из следующих действий.

  • Создание группового расписания:
    1. Нажмите кнопку «Создать».
    2. Введите имя нового группового расписания и нажмите кнопку «OK».
    3. Нажмите кнопку «Другие» и выберите команду Добавить из адресной книги или Добавить общую папку.
    4. Выберите имена или общую папку и нажмите кнопку «OK».
  • Просмотр группового расписания: выберите групповое расписание, которое требуется просмотреть, и нажмите кнопку «Открыть».
  • Удаление группового расписания: выберите групповое расписание, которое требуется удалить, и нажмите кнопку «Удалить».

Чтобы обновить сведения о занятости в календаре, нажмите кнопку «Параметры», а затем – кнопку «Обновить сведения о занятости».

Настройка расписания группы

В представлении «Календарь» в меню Действия выберите команду Просмотр расписаний группы. Щелкните на необходимом расписании группы и нажмите кнопку «Открыть». Нажмите кнопку «Параметры» и выберите одну из следующих команд:

  • Только рабочие часы – По умолчанию в календаре группы отображаются рабочие часы, заданные в полях время начала и время конца диалогового окна Параметры календаря (меню Сервис, команда Параметры). Если флажок рядом с командой Только рабочие часы снят, для каждого дня, просматриваемого в календаре группы, будут отображаться все 24 часа;
  • Показать сведения о календаре – По умолчанию в календаре группы отображаются сведения обо всех элементах календаря, если элемент не был отмечен владельцем как частный. Если флажок рядом с этой командой снят, в календаре не будут отображаться сведения ни для каких элементов;
  • Автовыбор – Это средство автоматического поиска доступного времени для всех членов группы;
  • Обновить сведения о записи – При выборе этой команды устанавливается подключение к серверу сведений о занятости и извлекаются последние сведения о занятости всех членов группы.

Отправка приглашения на собрание или сообщения из группового расписания

В представлении «Календарь» в меню Действия выберите команду Просмотр расписаний группы. Выберите необходимое расписание группы и нажмите кнопку «Открыть». Для отправки приглашения на собрание или сообщения отдельным членам группы выделите членов группы, которых требуется включить в список рассылки. Нажмите кнопку «Организовать» и выберите либо команду Создать собрание, либо команду Создать сообщение. Для отправки приглашения на собрание или сообщения всем членам группы нажмите кнопку «Организовать» и выберите либо команду Создать собрание со всеми, либо команду Создать почтовое сообщение всем.

Для отправка приглашения на собрания ресурсам выделите членов группы, которые будут использоваться в качестве ресурсов. Нажмите кнопку «Организовать» и выберите команду Новое собрание как ресурс. Для работы этой процедуры требуются соответствующие права доступа к ресурсу.


14.04.2015

Наверх