Как правильно создавать файлы данных в Microsoft Outlook

Основной используемый тип учетной записи электронной почты определяет способ доставки и хранения электронных сообщений, календаря и других элементов.

• Учетные записи электронной почты Microsoft Exchange Server – при использовании Microsoft Exchange Server сообщения, календарь и другие элементы обычно доставляются на сервер и хранятся не сервере. Также можно работать автономно или использовать кэширование Exchange. Локальная копия элементов содержится на компьютере в файле автономных папок.
  • Файл автономных папок (ost) – это файл на жестком диске, содержащий автономные папки. Файл автономных папок имеет расширение ost. Он может быть создан автоматически при настройке Microsoft Outlook или при открытии автономного доступа к папке. Этот файл синхронизирован с сервером Exchange. Файлы автономных папок позволяют осуществлять работу с элементами, если не удается связаться с сервером Exchange или этого не требуется. Элементы пользователей можно перемещать или архивировать в файл личных папок.
  • Файл личных папок (.pst) – это файл данных на локальном компьютере, в котором хранятся сообщения и другие элементы. Файл .pst может использоваться в качестве стандартного расположения для доставки сообщений. Кроме того, его можно использовать для упорядочения и резервного копирования элементов. Если файл личных папок хранится на компьютере пользователя, он не зависит от ограничений размера почтового ящика на сервере. Microsoft Outlook можно настроить таким образом, чтобы пользовательские элементы доставлялись в pst-файл. Однако, данная операция имеет ряд недостатков, таких как отсутствие возможности работать с элементами на других компьютерах или использовать в службе Microsoft Outlook Web Access учетные записи электронной почты Exchange.
• Учетные записи электронной почты POP3, IMAP и HTTP – если учетные записи электронной почты не используются на сервере Exchange, сообщения, календарь и другие элементы доставляются и хранятся локально в файле личных папок (.pst) с именем «Outlook.pst», которое используется по умолчанию для файлов данных.

Работа с файлами данных

В программе Microsoft Office Outlook 2003 был представлен новый формат файла личных папок – «Файл личных папок Microsoft Outlook (.pst)», обеспечивающий большую вместимость хранилищ элементов и папок, а также многоязыковую поддержку данных Юникод. «Файл», созданный в формате файла личных папок Microsoft Outlook (.pst), не может использоваться в более ранних версиях Microsoft Outlook.

Чтобы создать файл данных, совместимый с предыдущими версиями Microsoft Outlook, следует использовать формат файла личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst). Данный формат совпадает с форматом файлов в более ранних версиях службы Outlook. Он не обеспечивает многоязыковую поддержку данных Юникод, а так же предоставляет такую же вместимость хранилищ элементов и папок, что и в предыдущих версиях службы. Любой файл данных, кроме используемого в качестве хранилища по умолчанию, может быть сохранен, скопирован или перемещен в другую папку на локальном жестком диске, на гибком диске или в сетевой папке. Однако следует помнить, что для открытия файла личных папок (.pst) в сетевой папке требуются разрешения на чтение и запись.

Если требуется доступ к любому файлу данных на сетевом диске или на другом компьютере, закройте все программы, в которых может использоваться этот файл. Доступ к файлу данных может одновременно получить только один пользователь или одна программа. Файлы данных не поддерживают носители, предназначенные только для чтения.

В диалоговом окне Файлы данных Outlook (меню Файл, команда Обработка файла данных) отображаются только файлы данных, созданные пользователем. «Используемый по умолчанию файл данных» (Outlook.pst) не отображается в этом списке. При создании pst-файла ему может быть назначен пароль, который будет обеспечивать безопасность и запрещать просмотр данных другим пользователям. Установите флажок Сохранить пароль в списке паролей, чтобы отменить запрос на ввод пароля при каждом запуске файла. Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Например, надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.

Если учетная запись пользователя Microsoft Windows не защищена паролем или другие пользователи имеют доступ к данной учетной записи, снимите флажок Сохранить пароль в списке паролей.

Если требуется использовать для организации элементов Outlook особые папки, могут быть созданы дополнительные файлы данных. Например, все сообщения из определенной организации могут храниться в отдельном файле данных. При создании файла данных для него может быть введено любое имя. По умолчанию используются имена Личные папки(1).pst, Личные папки(2).pst и так далее. Для папки, связанной с файлом данных, может быть задано любое имя. По умолчанию для папки, которая отображается в списке папок Microsoft Outlook, используется имя Личные папки.

Кроме того, средство авто-архивации позволяет перемещать элементы в файл архива Archive.pst. В отличие от экспорта, когда элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки, при архивации элементы копируются в файл архива и удаляются из текущей папки. Средство авто-архивации позволяет настроить расписание и выполнять архивацию нескольких папок одновременно через равные промежутки времени.

Служебная программа PST Backup позволяет создавать точную копию файла данных pst в том же формате, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Microsoft Outlook должно отображаться напоминание о создании резервной копии файла. Резервная копия может использоваться для восстановления текущего файла pst в случае повреждения или удаления. Эту служебную программу можно загрузить с web-узла Microsoft Office. Чтобы размер файла личных папок уменьшился после удаления из него элементов, файл необходимо сжать.

Файл данных позволяет получить доступ к таким сведениям, как контакты, с другого компьютера или предоставить доступ к ним другим пользователям. Проще всего сделать это, экспортировав данные в файл pst с помощью мастера импорта и экспорта.

Создание нового файла данных и перемещение или копирование в него элементов

1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Файл данных Outlook.
2. Для создания файла личных папок Microsoft Outlook (pst), который предоставляет больший объем памяти для элементов и папок, а также поддерживает многоязыковые данные в кодировке Юникод, нажмите кнопку «OK». Для обеспечения совместимости с более ранними версиями Outlook в группе «Тип хранилища» выберите значение «Файл личных папок Microsoft Outlook (pst)» и нажмите кнопку «OK».
3. Введите имя создаваемого файла в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «OK».
4. В поле «Имя» введите имя папки «pst».
5. Выберите другие требуемые параметры и нажмите кнопку «OK».

Аналогичную операцию вам придется проделать при создании нового файла данных.

Сведения пароля

Если установлен флажок Сохранить пароль в списке паролей, запомните или запишите этот пароль на случай, если файл pst будет открываться на другом компьютере. Установите этот флажок только в том случае, если учетная запись пользователя Microsoft Windows защищена паролем и никто больше не имеет доступа к учетной записи компьютера.

Имя папки, связанной с файлом данных, отображается в списке папок. По умолчанию папка будет названа «Личные папки». Перетащите в новую папку любые элементы из текущих папок. Чтобы скопировать элементы, а не перемещать их, перетащите их, удерживая нажатой клавишу «Ctrl».

Файл личных папок (.pst) может быть открыт через сеть, но для расположения в сети требуются разрешения на чтение и запись. Убедитесь, что файл pst не используется другим пользователем или программой, иначе доступ к нему будет невозможен.

Открытие файла данных

1. Выберите в меню Файл команду Открыть, а затем – команду Файл данных Outlook.
2. Щелкните файл pst, который требуется открыть, и нажмите кнопку «OK».
3. Имя папки, связанное с файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. По умолчанию используется имя «Личные папки».

Определение формата файла личных папок

1. Выберите в меню Файл команду Параметры.
2. Выберите вкладку Настройка почты и нажмите кнопку «Файлы данных».
3. Выделите имя файла данных, формат которого требуется определить, и нажмите кнопку «Параметры».
4. В поле «Формат» должна отображаться строка «Файл личных папок» или «Файл личных папок».

Строка «Файл личных папок» означает, что файл хранится в новом формате, поддерживающем многоязычные данные в кодировке Юникод и обеспечивающим хранение большего количества элементов и папок. Файлы в формате «Файл личных папок» несовместимы с более ранними версиями программы Microsoft Outlook. Строка «Файл личных папок (97-2002)» означает, что файл хранится в старом формате, совместимым с более ранними версиями Microsoft Outlook. Файлы в формате «Файл личных папок (97-2002)» не поддерживают кодировку Юникод и обеспечивают такие же возможности хранения элементов и папок, как и в предыдущих версиях программы Microsoft Outlook.

Создание файла личных папок в кодировке Юникод

1. В меню Файл выделите пункт «Создать», а затем выберите команду Файл данных Outlook.
2. Нажмите кнопку «ОК», как и в уже описываемом случае при создании файла личных папок Microsoft Outlook (.pst).
3. Введите имя создаваемого файла в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «OK».
4. В поле «Имя» введите имя папки «pst».
5. Нажмите кнопку «OK».

Преобразование файлов данных (.pst) в кодировку Юникод

Способа автоматического преобразования файлов формата «Файл личных папок Microsoft Outlook 97-2002» (.pst) в формат «Файл личных папок Microsoft Outlook (.pst)», поддерживающий Юникод, не существует. Для того чтобы осуществить такое преобразование, необходимо создать новый файл в формате «Файл» личных папок Microsoft Outlook (.pst), поддерживающем Юникод, и импортировать в него объекты из старого файла данных.

Увеличение объема памяти файла данных

Возможность увеличения объема памяти файла данных зависит от параметров и политик, задаваемых администратором. Однако файл данных можно использовать в новом формате файла личных папок (.pst) Microsoft Outlook, позволяющем использовать больший объем памяти для элементов и папок, для получения большего объема памяти из файла данных.

Автоматическое преобразование файлов личных папок (.pst) Microsoft Outlook версии 97-2002 в файлы того же формата для новой версии Microsoft Outlook невозможно. Проще всего создать новый файл данных в формате pst, а затем импортировать в него элементы из старого файла данных.

Создание нового файла данных

1. В меню Файл выделите пункт «Создать», а затем выберите команду Файл данных Outlook.
2. Чтобы создать файл личных папок Microsoft Outlook (.pst), который предоставляет больший объем памяти для элементов и папок, а также поддерживает многоязыковые данные в кодировке Юникод, нажмите кнопку «OK».
3. Введите имя создаваемого файла в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «OK».
4. В поле «Имя» введите имя папки «pst».
5. Выберите другие требуемые параметры и нажмите кнопку «OK».

Импорт объектов в новый файл данных

1. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
2. Выберите значение «Импорт» из другой программы или файла и нажмите кнопку «Далее».
3. Выберите значение «Файл личных папок (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
4. В поле «Импортировать из файла» укажите имя и путь к только что созданному импортируемому файлу pst.
5. Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта.

Изменение пароля файла pst

1. Выберите в меню Файл команду Обработка файла данных.
2. Щелкните на нужном файле личных папок (.pst) и нажмите кнопку «Параметры».
3. Теперь нажмите кнопку «Сменить пароль» и введите старый и новый пароли в соответствующих полях.

Пароль можно сохранить в компьютере, чтобы не вводить его при каждом открытии файла .pst. Если ваша учетная запись пользователя Microsoft Windows защищена паролем и другие пользователи не имеют к ней доступа, после ввода нового пароля установите флажок Сохранить пароль в списке паролей.

Восстановление элементов из файла данных

Восстановление элементов путем перетаскивания из файла данных pst:

1. Выберите в меню Файл команду Открыть, а затем – команду Файл данных Outlook.
2. Щелкните на необходимом файле pst и нажмите кнопку «OK».
3. Имя папки, связанное с файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. По умолчанию используется имя «Личные папки».
4. Переместите или скопируйте файлы из открытой папки в папку, в которую требуется восстановить элементы.
5. Чтобы закрыть папку файла данных, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Закрыть «имя папки».

Восстановление элементов путем импорта файла pst:

1. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
2. Выберите значение «Импорт» из другой программы или файла и нажмите кнопку «Далее».
3. Выберите значение «Файл личных папок (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
4. В поле «Импортировать из файла» укажите путь к импортируемому файлу .pst и его имя.
5. Выберите одно из значений:
   • «Заменять дубликаты при экспорте». Если в папке, в которую импортируются данные, существуют дубликаты данных, имеющихся в файле pst, эти данные будут перезаписаны данными из файла pst;
   • «Разрешить создание дубликатов». Данные, существующие в папке, в которую выполняется импорт, не будут перезаписаны данными из файла pst. Они будут сохранены;
   • «Не импортировать дубликаты». Данные, существующие в папке, в которую выполняется импорт, будут сохранены, а их дубликаты из файла pst не будут скопированы в эту папку.
6. Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта. Элементы из файла pst будут скопированы в указанную папку.

Уменьшение размера файла данных

Проблема заключается в том, что при удалении элементов из файла данных его размер не изменяется, если не выполняется сжатие файла. Сжатие файла данных может занять несколько минут.

1. Выберите в меню Файл команду Обработка файла данных.
2. Выберите файл данных, который требуется сжать, и нажмите кнопку «Параметры».
3. Нажмите кнопку «Сжать».

При сжатии файла pst завершать работу Microsoft Outlook не требуется.

Восстановление папки «Входящие»

Если невозможно открыть файл личных папок (pst) или файл автономных папок (ost), или если данные файлы повреждены, воспользуйтесь программой восстановления папки «Входящие» (Scanpst.exe) для выявления и исправления ошибок. Программа восстановления проверяет только pst- и ost-файлы, обновляя их заголовки, и целостность файловой структуры, восстанавливая ее при необходимости. Это не относится к почтовому ящику на сервере Microsoft Exchange. Программа восстановления папки «Входящие» работает как с файлами личных папок Microsoft Outlook 97-2002, так и с файлами настоящей версии Outlook. Scanpst.exe устанавливается вместе с Microsoft Outlook в следующее расположение: Диск: Program FilesCommon FilesSystemMSMAPILocaleID, где LocaleID – это идентификатор языка (LCID) для установки Microsoft Office. Для Великобритании и США он равен 1033.

Если при синхронизации ostфайла и сервера Exchange произошла ошибка, воспользуйтесь программой проверки совместимости ost.