Как настроить в Microsoft Outlook использование контактов для слияния

Слиянием называется процедура добавления имен и адресов в почтовые наклейки, конверты, документы на бланках, каталоги, сообщения электронной почты или факсы для массовой рассылки. Слияние может быть начато в программе Microsoft Outlook или Microsoft Word, а закончено в программе Microsoft Word с помощью мастера слияния или панели инструментов Слияние. Для правильной работы средства слияния следует использовать Microsoft Word 2002 или более поздней версии.

Можно использовать папку Microsoft Outlook Контакты в качестве источника данных для слияния, в котором хранятся имена и адреса, которые будут объединены в основном документе. В операции слияния Microsoft Word основным документом называется документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например, обратный адрес или текст письма. Существует три способа выбора контактов для слияния:

• щелкните на контактах в папке «Контакты», удерживая нажатой клавишу «Ctrl»;
• создайте отдельную папку контактов и скопируйте в нее только выделенные контакты;
• создайте пользовательское представление папки «Контакты».

Например, можно создать представление, в котором содержатся только контакты с определенными областью или краем, а затем отправить сообщение только им.

После выбора контактов можно выбрать включаемые поля контактов. Например, может потребоваться включить поля «Имя», «Фамилия», «Почтовый адрес» и «Почтовый индекс», но не включать поле «Страна». Если слияние было начато в программе Microsoft Outlook, выбранные контакты будут экспортированы во временный файл источника слияния, на принтер или в сообщение электронной почты в зависимости от выбранных параметров. Временный файл источника слияния можно сохранить, если требуется использовать те же контакты для будущих слияний.

Личные списки рассылки из папки «Контакты» не могут быть включены в слияние. Однако не обязательно удалять личные списки рассылки из папки «Контакты». Они не учитываются в программе Microsoft Outlook при слиянии.

Использование контактов в качестве исходных данных для слияния

1. Откройте папку контактов. Это может быть существующая папка «Контакты» или папка, которая была создана и куда были скопированы только контакты для слияния.
2. Отфильтруйте текущее представление папки контактов. Например, можно создать фильтр для включения в слияние только контактов с определенной областью или краем.
3. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
4. Нажмите кнопку «Отбор» и выберите нужные параметры. Чтобы произвести отбор по области или краю или другому полю адреса, в диалоговом окне Отбор перейдите на вкладку Дополнительно, нажмите кнопку «Поле», а затем выберите параметр «Поля адреса».
5. Выберите в меню Сервис, команду Слияние.
6. Выберите значение параметра под заголовком «Контакты».
7. Выберите значение параметра под заголовком «Слить поля».
8. Выберите значение параметра под заголовком «Файл документа»:
   • чтобы добавить объединенные поля к уже созданному документу, щелкните пункт «Имеющийся документ» и нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать нужный документ;
   • чтобы создать новый документ для слияния, нажмите кнопку «Новый документ»;
   • чтобы сохранить в объединенном файле текущий набор контактов, установите флажок Постоянный файл и нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать нужный документ.
9. В списке Тип документа выберите тип слияния.
10. В списке Назначение выберите адрес для экспорта объединенных записей. Личные списки рассылки не экспортируются.
11. Нажмите кнопку «OK». Откроется Microsoft Word.
12. В Microsoft Word в меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем Мастер слияния или используйте панель инструментов Слияние.