Microsoft Office

руководство для женщин

11431

Как правильно настроить использование папок в Microsoft Outlook

В программе Microsoft Outlook информация хранится в папках также как документы в проводнике. Можно использовать множество папок, созданных для элементов Microsoft Outlook и имеющихся учетных записей электронной почты разных типов. Место отображения этих папок в списке папок зависит от типа учетной записи электронной почты и места хранения данных Outlook.

  • Стандартные папки – по умолчанию программа Microsoft Outlook отображает в группе «Mailbox» – имя учетной записи электронной почты, находящейся в списке папок Области переходов, папки для каждого типа элементов: «Входящие», «Календарь», «Контакты», «Задачи», «Заметки» и «Дневник». В программе также имеются следующие папки:
    • «Черновики» – хранение незаконченных элементов, находящихся в разработке;
    • «Отправленные» – хранение копий отправленных элементов;
    • «Удаленные» – хранение временно удаленных элементов до их полного удаления или восстановления;
    • «Исходящие» – хранение элементов, созданных при автономной работе, которые требуется отправить при следующем подключении.

При использовании учетной записи Microsoft Exchange сообщения доставляются в папку Входящие. Можно создать собственные папки для дальнейшей организации и записи информации Microsoft Outlook. Для работы со всеми папками используйте список папок.

  • Папки, связанные с учетными записями электронной почты Интернета:
    • Служба Hotmail При использовании учетных записей службы Hotmail в списке папок в области переходов над всеми упомянутыми выше стандартными папками Outlook отображается значок «Hotmail», а под ним отображаются папки на сервере Hotmail. Сообщения будут доставляться в папку Входящие под значком «Hotmail». Используйте эту и другие папки сервера Hotmail для просмотра полученных, отправленных и удаленных сообщений;
    • POP3 – при использовании учетной записи POP3 в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «Личные папки». Сообщения будут доставляться в папку «Входящие»;
    • IMAP – при использовании учетной записи IMAP в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «имя_сервера_IMAP». Сообщения будут доставляться в папки на сервере IMAP. Необходимо подписаться на папку «Входящие» и на сообщения электронной почты из папки «Входящие» на сервере IMAP. Первоначально в Outlook будут отображаться только заголовки сообщений; чтобы загрузить определенные сообщения на компьютер нужно пометить их заголовки. Данные сообщения отображаются в группе «имя_сервера_IMAP» папки «Входящие», расположенной в Списке папок в Области переходов. При удалении элемента из группы «имя_сервера_IMAP» в папке «Входящие» сообщение отображается перечеркнутым, и через некоторое время происходит его удаление с сервера IMAP.
  • Папки для архивирования и организации элементов – после запуска автоархивации для архивации элементов в программе Microsoft Outlook автоматически создается папка «Архивные папки». В этой папке хранятся заархивированные элементы Microsoft Outlook. Все дополнительные файлы данных, созданные пользователем для организации элементов, и имеющиеся в них папки добавляются в группу «Личные папки» в списке папок в Области переходов.
  • Обычные и общие личные папки – стандартные папки, рассмотренные выше, и папки, созданные в почтовом ящике на сервере в файле личных папок (.pst) или в файле автономных папок (.ost) являются личными папками, к которым только вы можете иметь доступ. Однако при использовании программы Microsoft Outlook с сервером Microsoft Exchange можно сделать личный почтовый ящик общим, задав права доступа к папкам или назначив представителя.
  • Общие папки – общие папки являются отдельным расположением вне почтового ящика, где пользователи Microsoft Exchange могут создавать и просматривать элементы Microsoft Outlook, относящиеся к определенным теме или проекту. Если общие папки разрешены администратором сервера Exchange, они будут отображены в группе Общие папки в списке папок в области переходов. При наличии необходимых разрешений можно открыть отдельную общую папку для просмотра и добавления содержимого, а также создать собственные общие папки и предоставить другим пользователям разрешения на их использование. Элементы в открытой общей папке отображаются так же, как элементы в личном почтовом ящике.
  • Папки поиска – папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. при создании папки поиска вам предоставляется набор предварительных вариантов, таких как «Сообщения с вложениями» или «Сообщения от определенных людей». Можно также создать свои собственные папки поиска путем задания собственных критериев поиска, которым должны удовлетворять попадающие в папку сообщения электронной почты. Каждая папка поиска представляет из себя своевременно обновляемый список результатов поиска во всех папках.

Создание папки

  1. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Папка.
  2. В поле «Имя» введите имя папки.
  3. В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.
  4. В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

Копирование папки

  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
  3. Укажите в меню Файл на команду Папка и выберите команду Копировать «имя папки».
  4. Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.

Перемещение папки

  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В списке папок в области переходов выберите папку, которую требуется переместить.
  3. Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переместить имя папки.
  4. Щелкните в списке местоположение, в которое требуется переместить папку, или нажмите кнопку «Создать», чтобы создать папку, в которую будет перемещена выбранная папка.

Папки поиска нельзя перемещать, поскольку они являются виртуальными папками, которые содержат представления элементов, отвечающие определенным условиям поиска.

Переименование папки

  1. В списке папок щелкните папку, которую требуется переименовать.
  2. Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переименовать папку «имя папки».
  3. Введите новое имя папки.

Удаление папки

  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется удалить.
  3. В контекстном меню выберите команду Удалить имя папки.

При удалении папки поиска удаляется только папка, а не элементы, отображаемые в ней.

Перемещение элемента в другую папку

  1. Выберите элемент, который требуется переместить.
  2. Нажмите кнопку «Переместить в папку» и щелкните имя папки, в которую будет перемещен элемент. Список составляется из имен папок, в которые уже перемещались элементы.
  3. Если нужной папки нет в списке, выберите команду Переместить в папку и щелкните папку.

Скрытие всех папок

Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. Чтобы развернуть папки и просмотреть подпапки, нажмите кнопку в виде «+», чтобы свернуть папки и скрыть подпапки, нажмите кнопку в виде «–». Обратите внимание, что:

  • область Избранные папки доступна только в области Почта. Область Избранные папки нельзя перемещать и скрывать, также нельзя изменять ее размер. Только почтовые папки можно удалять из папки «Избранные папки» или добавлять в нее. Нельзя отобразить область Избранные папки в других областях, например в области Список папок;
  • область Список папок нельзя перемещать, но можно изменять ее размер;
  • если требуется всегда отображать все папки, а не только папки почты, замените кнопку «Список папок» большой кнопкой и либо поместите ее над кнопкой «Почта», либо удалите кнопку «Почта» из области переходов.

Копирование макета папки

Макет папки – это определенные для папки права, правила, формы, представления и ее описание.

  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
  3. В меню Файл выберите Папка и щелкните Копировать макет папки.
  4. Выберите в списке Копировать структуру папки исходную папку.
  5. В группе «Копировать» выберите свойства исходной папки, которые необходимо скопировать.

Определение размера папки

Если папка включает подпапки, в Microsoft Outlook отображаются размеры всех подпапок и общий их размер. Если используется учетная запись сервера Microsoft Exchange в режиме кэширования сервера Exchange, можно увидеть размер файла автономных папок (.ost) (вкладка Локальные данные) и почтового ящика, расположенного на сервере (вкладка Данные на сервере). Файлы данных, хранящиеся на локальном компьютере, такие как файлы автономных папок (.ost), не так эффективны, как хранилища данных на сервере, поэтому размер файла данных на локальном компьютере будет больше, чем обозначенный размер почтового ящика. Размер папки не может быть рассчитан для папок поиска, поскольку это виртуальные папки, содержащие представления элементов, которые отвечают определенным критериям. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, размер которой требуется определить, выберите в контекстном меню команду Свойства и нажмите кнопку «Размер папки».

Чтобы просмотреть размер любых папок, кроме папок поиска, в списке папок в области переходов выберите команду Размеры папок.

Очистка папки «Удаленные»

  • Автоматическая очистка папки Удаленные.
    1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно.
    2. Установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.
    3. При необходимости отключите отображение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные».
    4. Выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Дополнительно.
    5. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
    6. Снимите флажок Выводить предупреждение перед удалением элементов. Чтобы отключить автоматическую очистку папки Удаленные, снимите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.
  • Очистка папки «Удаленные» вручную.
    1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
    2. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Удаленные».

Отключение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные»

  1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно.
  2. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
  3. Снимите флажок Выводить предупреждение перед удалением элементов.

Назначение домашней страницы папке

Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой требуется назначить домашнюю страницу папки, выберите в контекстном меню команду Свойства и откройте вкладку «Домашняя страница». В поле «Адрес» введите адрес web-страницы, которая будет использоваться как домашняя страница папки, или нажмите кнопку «Обзор» и выберите страницу из списка. Чтобы web-страница отображалась при щелчке папки, установите флажок Показывать по умолчанию домашнюю страницу.

После назначения папке новой домашней страницы для восстановления исходных настроек, например, домашней страницы папки, назначенной для использования по умолчанию системным администратором, достаточно нажать кнопку «Восстановить используемые по умолчанию».


29.03.2015

Наверх