Как делать телефонные звонки контактам в Microsoft Outlook
Если в компьютере есть модем, подключенный к голосовой телефонной линии, с помощью Microsoft Outlook можно набрать любой номер телефона. Прежде всего настройте компьютер и модем для автоматического набора номеров. После этого вводимые номера, в том числе номера телефонов контактов, включенных в список контактов Microsoft Outlook, будут набираться автоматически. Часто набираемые номера можно включить в список быстрого набора для ускорения вызовов. Кроме того номера могут выбираться из списка последних набранных номеров.
Если компьютер используется в различных местоположениях, могут быть настроены параметры набора номера для нескольких местоположений. Имеется возможность настроить использование телефонной карточки, указать, какие номера телефонов набираются из местоположения с текущим кодом области, а также указать код выхода для местных и междугородных звонков из офиса или номера в гостинице. Для каждого местоположения может быть отключен режим оповещения, а также выбран тоновый или импульсный набор. Для автоматической записи времени звонка и ведения заметок в Microsoft Outlook по ходу разговора включите перед звонком параметр, задающий создание записи в дневнике. Это может понадобиться, например, при выставлении клиентам счетов за телефонные переговоры.
Звонок по телефону
- Звонок лицу из списка контактов
- В папке «Контакты» выберите контакт, которому требуется позвонить.
- Укажите в меню Действия на команду Позвонить контакту и выберите номер телефона, который требуется набрать.
- Нажмите кнопку «Позвонить».
- Снимите трубку телефона и говорите.
- Нажмите кнопку «Конец связи» и повесьте трубку.
- Звонок лицу, не входящему в список контактов
- В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Позвонить контакту, а затем щелкните пункт «Новый звонок».
- Для выбора номера из списка контактов введите имя в поле «Контакт».
- Если имя имеется в списке контактов Microsoft Outlook и для него ранее был введен номер телефона, щелкните этот номер в поле «Номер».
- Если указанный номер отсутствует в списке контактов или для него не заданы номера телефонов, введите номер в поле «Номер» в формате телефонного номера прямого набора (Непосредственный формат – это формат телефонного номера для служб внутренней связи (например, для набора добавочного номера 2414), операторов и служб экстренной связи, а также для справочных служб. Телефонные карточки не могут быть использованы для набора номеров в этом формате.) или в международном формате (Международный формат – это формат телефонного номера для набора из любого расположения или при помощи телефонной карточки. Он выглядит следующим образом: код страны (код города) + местный номер. Не включайте другие знаки пунктуации, символы и алфавитно-цифровые знаки).
- Нажмите кнопку «Позвонить».
- Снимите трубку телефона и говорите.
- Нажмите кнопку «Конец связи» и повесьте трубку.
Повторный набор недавно набранного номера
- В папке «Контакты» в меню Действия выделите команду Позвонить контакту, выберите команду Повторить набор и щелкните на номере, который требуется набрать.
- Нажмите кнопку «Позвонить».
- Снимите трубку телефона и говорите.
- Нажмите кнопку «Конец связи» и повесьте трубку.
- В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Позвонить контакту, а затем щелкните пункт «Новый звонок».
- Нажмите кнопку «Свойства соединения», выберите размещение, нажмите кнопку «Изменить» и откройте вкладку Телефонная карточка.
- Выполните одно из следующих действий.
- Настройка телефонной карточки из списка: в списке Типы карточек выберите телефонную карточку. В поле «Учетный номер» введите учетный номер, предоставленный поставщиком телефонных карточек. Для некоторых карточек в качестве учетного используется номер домашнего или рабочего телефона, связанного с учетной записью. В поле «Личный PIN-код» введите личный номер, необходимый для защиты карточки от несанкционированного использования. Для некоторых карточек PIN-код не используется. Чтобы задать номера доступа и шаги набора номера при использовании карточки для междугородных, международных и местных звонков, откройте соответствующие вкладки. На каждой вкладке в поле «Номер для выхода на линию» введите номер, необходимый для выхода на соответствующую линию. Для набора местных номеров без использования телефонной карточки оставьте это поле пустым на вкладке Местные звонки. Если в список Шаги набора номера при использовании карточки добавляется «Набор номера доступа, набор PIN-кода» или «Набор учетного номера» и значение соответствующего поля не задано, при нажатии кнопки «OK» или «Применить» будет выведено приглашение для ввода сответственно кода или номера.
- Настройка телефонной карточки, которой нет в списке: нажмите кнопку «Создать». В поле «Имя карточки» введите имя телефонной карточки. В поле «Учетный номер» введите учетный номер, предоставленный поставщиком телефонных карточек. В поле «Личный PIN-код» введите личный номер, необходимый для защиты карточки от несанкционированного использования.
Настройка автоматического набора
- Настройте телефонную линию на автоматический набор номеров.
- В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Позвонить контакту, а затем щелкните пункт «Новый звонок».
- Нажмите кнопку «Параметры соединения», затем кнопку «Свойства линии».
- На вкладках Общие, Подключение и Параметры выберите модем и необходимые установки параметров соединения.
- Укажите место, откуда будут выполняться звонки.
- Задайте необходимые параметры, выполнив любое из следующих действий.
- Настройка быстрого набора:
- в разделе Контакты в меню Действия выберите команду Позвонить контакту, а затем щелкните пункт «Новый звонок»;
- нажмите кнопку «Свойства соединения»;
- в поле «Имя» введите имя абонента или название организации, куда вы часто звоните;
- в поле «Телефон» введите номер телефона;
- нажмите кнопку «Добавить».
- Настройка телефонной карточки:
- установите модем, если это еще не сделано;
- в разделе Контакты в меню Действия выберите команду Позвонить контакту, а затем щелкните пункт «Новый звонок»;
- нажмите кнопку «Свойства соединения», выберите размещение, нажмите кнопку «Изменить» и откройте вкладку Телефонная карточка.
- Настройка быстрого набора:
Выбор подключения удаленного доступа к сети
- В меню Сервис выберите команду Учетные записи электронной почты, установите переключатель Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты и нажмите кнопку «Далее».
- Выберите в списке имя учетной записи и нажмите кнопку «Изменить».
- Нажмите кнопку «Другие настройки».
- Выберите вкладку Подключение, а затем установите флажок Телефонная линия.
- В группе «Модем» щелкните на нужном Интернет-соединении или нажмите кнопку «Добавить» и следуйте указаниям мастера создания подключения.
Телефонное соединение также можно настроить на панели управления Windows.
Выбор другого модема для автоматического набора
- В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Позвонить контакту, а затем щелкните пункт «Новый звонок».
- Нажмите кнопку «Параметры соединения».
- В списке Подсоединиться, используя линию выберите необходимый модем.
Другой модем может быть выбран, только если на компьютере установлено несколько модемов. Сведения об установке модема – см. в разделах о модеме в справке Microsoft Windows.
Чтобы записать звонок в дневник, перед нажатием кнопки «Позвонить» установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике. Будет открыта запись в дневнике с запущенными часами. Во время разговора в текстовом поле этой записи можно делать заметки. После окончания разговора нажмите кнопку «Остановить часы», а затем – кнопку «Сохранить и закрыть».
Если в номере телефона не указан код страны и код города, при автоматическом наборе используются установки диалогового окна Параметры соединения (выберите в меню Действия команду Позвонить контакту, а затем – команду Новый звонок и нажмите кнопку «Параметры соединения»). При автоматическом наборе номера буквы, включаемые в номер телефона, не распознаются.