Microsoft Office

руководство для женщин

17803

Что такое «Отметка к исполнению» в Microsoft Outlook и как ее настроить

При отметке к исполнению Сообщения, Приглашения на собрание, Контакта или Записки рядом с ними отображается значок в виде флага. Эти флаги используются для напоминания пользователю о необходимости исполнения задания. Отметка к исполнению может также использоваться для установки напоминания для сообщения или контакта.

Для управления элементами входящей электронной почты используйте отметки шести цветов. Устанавливайте отметки к разному виду исполнений. Например, чтобы отметить сообщение, на которое нужно немедленно обратить внимание, используйте красную метку; для сообщений, которые можно прочитать позднее, – синюю метку. После добавления метки сообщений изменится цвет фона столбца Состояние отметки. Это существенно упростит поиск сообщений при прокрутке списка. Элементы, к которым добавлена метка сообщения, автоматически отображаются в папке «К исполнению» внутри папки поиска. Тем не менее сообщение, отправленное пользователю с меткой, не будет отображаться в этой папке поиска до тех пор, пока пользователь сам не добавит метку сообщения. Если Сообщение или Контакт отмечены к исполнению, в столбце Состояние отметки отображается один из следующих значков:

В столбце Состояние отметки отображается один из следующих значков

При получении сообщения с отметкой в верхней части сообщения отображается описание назначения отметки. Если установлено напоминание, в верхней части сообщений указывается также дата его выдачи. Итак, для добавления отметки, вам нужно выполнить следующие действия.

  1. В окне Сообщения или Контакта нажмите кнопку «К исполнению».
  2. В списке Отметка выберите текст или введите собственный.
  3. В списке Цвет выберите нужный цвет отметки. Параметр «Цвет» недоступен для контактов.
  4. Введите дату и время в поле «Срок».

Чтобы быстро отметить одно или несколько сообщений, выберите сообщения, а затем нажмите клавишу «Insert».

Автоматическое добавление метки согласно правилу осуществляется так:

  • в меню Сервис выберите команду Мастер правил;
  • нажмите кнопку «Новое правило»;
  • в области Шаг 1. Выберите шаблон выберите пункт Отметить сообщения от определенного пользователя цветным флагом;
  • нажмите кнопку «Далее»;
  • следуйте указаниям мастера правил.

Если требуется применить только что созданное правило к сообщениям, которые уже доставлены в папку «Входящие», установите флажок напротив «Выполнить это правило» на сообщениях, которые уже находятся в папке «Входящие» на последней странице мастера правил. Чтобы правило было применено ко всем учетным записям и к каждой папке «Входящие», установите флажок напротив «Создать правило» для всех учетных записей на последней странице мастера правил. И, наконец, удаление можно сделать, выполнив последовательность шагов:

  • в окне сообщения или контакта нажмите кнопку «К исполнению»;
  • нажмите кнопку «Удалить».

Автоматическое удаление метки во входящих сообщениях:

  • в меню Сервис выберите команду Мастер правил;
  • нажмите кнопку «Новое правило»;
  • выберите значение «Создать новое правило»;
  • в окне Шаг 1. Выберите условия пометки сообщений выберите пункт Проверка сообщений после получения, а затем нажмите кнопку «Далее»;
  • в области Шаг 1. Выберите условия отбора установите флажок С отметкой «Действие»;
  • щелкните «Действие» и выберите нужную «Отметку». Чтобы снять все отметки, выберите вариант Любое действие.
  • нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Далее»;
  • в окне Шаг 1. Выберите действия установите флажок Сбросить отметку сообщения, а затем нажмите кнопку «Далее»;
  • cледуйте указаниям мастера правил.

Здесь действуем по аналогии, как и в прошлый раз.

Изменение цвета отметки сообщения

Выберите сообщение, для которого необходимо изменить цвет отметки, и щелкните правой кнопкой по существующей отметке сообщения, затем выберите нужный цвет. Изменение цвета отметки по умолчанию будет применено ко всем новым отмечаемым сообщениям. Существующие отметки сообщений не изменятся при смене цвета отметки по умолчанию, их цвет необходимо изменить вручную.

  1. Щелкните правой кнопкой существующую отметку любого сообщения.
  2. Выберите в контекстном меню команду По умолчанию, а потом выберите нужный пункт, выглядящий таким образом: Цвет флага по умолчанию.

Вывод или скрытие столбца меток сообщений

Выводимый столбец Состояние отметки позволяет быстро ставить отметку или помечать отметки как выполненные простым щелчком по столбцу.

Вывод столбца меток сообщений

  1. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  2. Нажмите кнопку «Другие настройки».
  3. Выберите флажок показывать столбец быстрых пометок в группе «Другие параметры».

Скрытие столбца меток сообщений

  1. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  2. Нажмите кнопку «Другие настройки».
  3. Снимите флажок показывать столбец быстрых пометок в группе «Другие параметры».

Сообщения можно отмечать даже при скрытом столбце меток сообщений, и они по прежнему будут появляться в папке поиска «К исполнению».

Изменение даты и времени отметки

  1. Откройте Сообщение или Контакт, для которого необходимо изменить «Срок отметки».
  2. Нажмите кнопку «К исполнению».
  3. Введите дату и время в поле «Срок».

Элементы с истекшим сроком выделяются цветом, установленным в диалоговом окне Автоматическое форматирование. По умолчанию для таких элементов используется красный цвет.

Поиск флагов определенного цвета

Сообщения с флагами всех цветов автоматически отображаются в папке поиска «К исполнению». Папки поиска – это виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, отвечающих условиям поиска. Сами элементы при этом остаются в папках «Outlook». Чтобы просмотреть сообщения с флагами только одного цвета, можно либо найти их, либо создать настраиваемую папку поиска. Настраиваемая папка поиска создается в том случае, если нужно сохранять результаты поиска для дальнейшего использования.

Поиск флагов одного цвета

  1. В меню Сервис выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск.
  2. Перейдите на вкладку Другие условия.
  3. Установите флажок Состояние пометки, а затем выберите Помеченный цвет.
  4. Нажмите кнопку «Найти».

Создание настраиваемой папки поиска для поиска флагов одного цвета

  1. В почте в меню Файл выделите пункт Создать и выберите команду Папка поиска.
  2. Выберите команду Создание настраиваемой папки поиска.
  3. В группе Настройка папки поиска нажмите кнопку «Выбрать».
  4. В диалоговом окне Настройка папки поиска введите имя настраиваемой папки поиска.
  5. Нажмите кнопку «Условия» и перейдите на вкладку Другие условия.
  6. Установите флажок Состояние пометки, а затем выберите Помеченный цвет.
  7. Нажмите кнопку «OK».
  8. Нажмите кнопку «Обзор», затем выберите папку, в которой необходимо выполнить поиск, затем трижды нажмите кнопку «OK».

Просмотр сообщений с отметкой к исполнению

Сообщения с отметкой автоматически появляются в папке поиска «К исполнению». Для просмотра отмеченных сообщений дважды щелкните папку поиска «К исполнению» в группе «Избранные» папки в области переходов раздела Почта. Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.

Папка поиска «К исполнению» отображает общее количество сообщений, а не количество непрочитанных сообщений. В этой папке появляются только отмеченные сообщения.

Отметка сообщений или контактов как завершенных

  1. Откройте сообщение или контакт, которые требуется отметить как завершенные.
  2. Нажмите кнопку «К исполнению».
  3. Установите флажок Завершена.

Чтобы быстро отобразить диалоговое окно Отметка к исполнению, не открывая сообщение, выделите нужное сообщение и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+G.


22.03.2015

Наверх