Microsoft Office

руководство для женщин

2213

Создание, отправка и получение сообщений в Microsoft Outlook

Итак, почтовый ящик у вас уже создан и ничто не мешает вам написать письмо. Как и во многих почтовых программах, вы можете воспользоваться клавиатурным сочетанием Ctrl+N. Ничего сложного в появившемся окне нет. Здесь панель управления гарнитурой шрифта, панель определения его размера, панель выбора режима сообщения (HTML, обычный текст или RTF). С этим, думаю, прочитав предыдущие статьи, вы без труда разберетесь. Куда интересней, на мой взгляд, остановиться на одной занятной возможности, недоступной для других почтовых программ – использование Microsoft Word в качестве редактора сообщений.

В предыдущих версиях Microsoft Outlook по умолчанию использовался редактор сообщений Microsoft Outlook. При желании можно было сменить редактор на Microsoft Word. В данной версии по умолчанию в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, что позволяет использовать следующие преимущества:

  • автозамена – в процессе печати производится автоматическое исправление стандартных ошибок, таких как перепутанное положение букв, лишние или недостающие буквы;
  • автоматическая проверка орфографии и грамматики – орфография и грамматика проверяются в ходе работы. Слова с ошибками и неправильно построенные фразы подчеркиваются и для них предлагаются варианты замены. Это позволяет не выполнять проверку орфографии и грамматики перед отправкой сообщения. Хочу напомнить вам, что многие почтовые клиенты, в частности поддерживающие русский язык при проверки правописания, используют именно средства поставляющиеся с Microsoft Word;
  • автоматические расстановка маркеров и нумерация – для выделения важных пунктов сообщения могут использоваться маркеры и нумерация. В качестве маркеров могут использоваться рисунки. Так же могут создаваться иерархические списки, содержащие пронумерованные элементы;
  • таблицы – таблицы используются для организации данных. При использовании в качестве редактора сообщений Microsoft Word и формата HTML в качестве формата по умолчанию форматирование таблиц сохраняется в Microsoft Outlook даже при просмотре сообщений получателями, не использующими Microsoft Word;
  • преобразование имен электронной почты и адресов Интернета – производится автоматическое преобразование имен пользователей электронной почты и адресов Интернета в гиперссылки. Интеллектуальное форматирование гиперссылок обеспечивает возможность преобразования даже таких гиперссылок, в адресах URL которых имеются пробелы;
  • темы – использование тем Microsoft Word обеспечивает визуальную целостность сообщений и делают их узнаваемыми;
  • автоформат – форматирование сообщений производится автоматически при вводе и добавлении форматирования для получаемых сообщений, составленных с использованием обычного текста.

Кроме того в Microsoft Outlook теперь могут задаваться некоторые параметры, которые раньше работали только в Microsoft Word. Например, если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, используемые по умолчанию подписи и бланки могут создаваться и выбираться в Microsoft Outlook. Имеется возможность задавать некоторые параметры проверки орфографии и шрифты для новых, пересылаемых и ответных сообщений. При изменении этих параметров в Microsoft Word они изменяются в Microsoft Outlook и наоборот.

Даже если текстовый процессор Microsoft Word не используется в качестве редактора сообщений, в нем можно просматривать полученные сообщения, что позволит сохранить параметры форматирования, которые были бы потеряны при просмотре в другой программе. Перед отправкой сообщения в Microsoft Outlook имена, введенные в полях «Кому», «Копия» и «СК», автоматически сравниваются с именами в адресной книге и в папках контактов, указанных как адресные книги Microsoft Outlook. Если найдено точное совпадение, имя подчеркивается. Если найдено несколько совпадений, имя подчеркивается красной волнистой линией. Для просмотра списка совпадений, щелкните правой кнопкой мыши по имени.

Если найдено несколько совпадений и соответствующие адреса использовались ранее, отображается имя, выбранное в прошлый раз, подчеркнутое зеленой пунктирной линией. Такое выделение напоминает о существовании других вариантов. Щелкните это имя правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть список совпадений. Чтобы проверить имена в сообщении вручную, нажмите кнопку «Проверить имена» на панели инструментов сообщения.

Также вы можете быстро создавать новые элементы, перетаскивая элементы одного типа в папку элементов другого типа или на значок папки в области переходов. Например, чтобы создать Встречу из Сообщения, перетащите это Сообщение в папку «Календарь» в области переходов. Содержащиеся в сообщении сведения размещаются в полях новой Встречи, а все Сообщение целиком отображается в текстовом поле Встречи. Кроме того, для создания нового элемента можно перетащить из существующего элемента только выделенный текст. Средство автосоздания работает только для элементов разных типов, например, для Сообщений и Встреч. Пре перетаскивании, копировании или перемещении элемента в папку, содержащую элементы того же типа, элемент копируется или перемещается. При перетаскивании Приглашения на собрание или Поручения из папки «Входящие» в папку «Календарь» или в папку «Задачи» запросы автоматически принимаются и отправитель получает уведомление о принятии.

Теперь давайте вернемся непосредственно к отправке сообщения, точнее, к подготовке сообщения к отправке. Если с полями «Кому», «Копия» и «Тема» все понятно, то значки определения важности, отличающиеся от того же The Bat!, могут сбить с толку начинающих пользователей.

Чтобы пометить сообщение как очень важное, нажмите кнопку [ ! ]. Чтобы пометить сообщение как маловажное, нажмите кнопку [ ↓ ]. Кроме того вы можете задать недоступность письма в зависимости от даты. Для этого нажмите кнопку «Параметры», в соответствующей группе отправки установите флажок Не действительно после и введите необходимую дату окончания срока действия. Помимо этого можно устанавливать задержку доставки сообщения. Для этого действия нужно также нажать кнопку параметров и в группе «Параметры отправки» установить флажок Не доставлять до и ввести необходимые дату и время доставки. Значение времени следует внести в поле.

Если профиль пользователя содержит больше одной учетной записи электронной почты, электронная почта будет отправляться с использованием учетной записи, установленной по умолчанию. Чтобы определить, какая учетная запись будет использована по умолчанию, выберите команду Учетные записи, а затем – имя учетной записи. Чтобы отправить сообщение для части списка рассылки, щелкните значок плюс (+) рядом со списком рассылки и удалите имена, на которые не нужно отправлять сообщение.

Как вы уже догадались, раз в Outlook есть Контакты, значит, их можно использовать для более простого создания новых сообщений адресатам.

  1. В папке «Контакты» выделите контакт и выберите в меню Действия команду Создать сообщение контакту.
  2. В поле «Тема» введите тему сообщения.
  3. В текстовом поле введите текст сообщения.
  4. Нажмите кнопку «Отправить».

Чтобы быстро создать сообщение с заданным адресом, перетащите Контакт на кнопку «Почта» в Области переходов и продолжайте процедуру, начиная с шага 3. Поле «СК» можно отображать во всех составляемых сообщениях.

В случае нового сообщения выполните одно из следующих действий:

  • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, щелкните стрелку справа от кнопки «Параметры» и нажмите «СК»;
  • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню Вид команду Поле СК.

Нередки случаи, когда требуется отсылать сообщение с одним содержанием сразу нескольким адресатам. Как известно, в таких случаях используются поля «Копия» и «СК», но вот как делить последовательность адресов, вряд ли кто задумывался. А настроить данный разделитель, например, на то, чтобы в качестве разделителя была запятая, можно в меню Сервис:

  • выберите в меню Сервис команду Параметры;
  • нажмите кнопку «Параметры почты», затем – кнопку «Дополнительные параметры»;
  • в группе «При отправке сообщения» установите флажок Разрешить запятую как разделитель адресов.

Если этот флажок не установлен, в качестве разделителя адресов может использоваться точка с запятой. И наконец, вставка горизонтальной линии в сообщение осуществляется посредством меню Вставка → Горизонтальная линия. Работает данная функция исключительно при HTML-формате сообщения.


22.03.2015

Наверх