Microsoft Office

руководство для женщин

5511

Как правильно использовать списки рассылки в Microsoft Outlook

Напомню вам терминологию. Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упрощают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел по продажам, удобно создать список рассылки с именем «Отдел по продажам», включающий имена всех работников этого отдела. Сообщение, отправляемое по адресам этого списка, направляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения «Кому» не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и в других списках рассылки.

Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Списки рассылки отмечаются значком и хранятся по умолчанию в папке «Контакты», что позволяет сортировать их и назначать им категории. Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети. Личные списки рассылки, создаваемые в папке «Контакты», доступны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям.

Сообщение или Приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки. Для этого нужно выделить членов списка щелчком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить ненужные имена. Списки рассылки контакта в поле «Эл. Почта» не могут быть расширены.

Добавление имени в список рассылки или удаление имени

Откройте список рассылки в папке «Контакты».

  • Чтобы добавить адрес из адресной книги или папки «Контакты», нажмите кнопку «Выберите членов».
  • Чтобы добавить адрес не из папки контактов и не из адресной книги, нажмите кнопку «Добавить».
  • Чтобы удалить имя, щелкните его и нажмите кнопку «Удалить».

Отправка сообщения части списка рассылки

  1. Выполните команду ФайлСоздатьСообщение.
  2. Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
  3. Списки рассылки помечаются значком.
  4. Нажмите кнопку «OK».
  5. Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

После развертывания списка рассылки его имя заменяется на все отдельные имена в списке. Свернуть имена обратно в имя списка рассылки невозможно.

Отправка списка рассылки

  1. Откройте новое сообщение.
  2. Щелкните в области текста сообщения.
  3. Выполните одно из следующих действий:
    • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
    • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню Вставка команду Документ.
  4. В списке Папки щелкните папку, содержащую список рассылки, который требуется отправить. Списки рассылки по умолчанию сохраняются в папке «Контакты».
  5. В списке Элементы щелкните список рассылки, который требуется отправить, и нажмите кнопку «OK».
  6. Отправьте сообщение.

Если требуется отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка адресов (Глобальный список адресов – это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок.), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.

Отображение имен в списке рассылки

Чтобы просмотреть имена членов списка рассылки перед отправкой сообщения, выполните следующие действия.

  1. Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
  2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
  3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
  4. Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».

Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком ), и щелкните на кнопке «Обновить». Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.

  1. Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
  2. Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».

28.03.2015

Наверх