Как управлять файлами вложений в Microsoft Outlook

Я думаю, все знают, что понимается под термином файл. В Microsoft Outlook у вас имеется возможность весьма широкого управления файлами, которые «проходят» через данный почтовик, естественно, в рамках функциональности самой программы. Сохранить можно файл, над которым ведется работа (независимо от того, является он новым или уже был сохранен ранее), либо копию файла под другим именем или в другом расположении. Любой файл можно сохранить в формате web-архива (MHTML), что позволит просматривать и использовать его в Интернете.

При открытии диалоговых окон Открытие документа и Сохранить как после запуска приложения Microsoft Office по умолчанию отображается папка «Мои документы». В папке «Мои документы» удобно хранить файлы, с которыми ведется работа, такие как документы, электронные таблицы или базы данных. Папка «Мое сетевое окружение», расположенная на панели Мои адреса в диалоговых окнах Открытие документа и Сохранить как, используется для сохранения файлов, которые требуется скопировать или опубликовать в папки на файловых серверах сети или web-серверах. Сохранение файлов на сервере позволяет другим пользователям легко получать.

Обратите внимание, что опция быстрого сохранения, которая выполняет сохранение только внесенных в файл изменений, работает исключительно в приложениях Word и Power Point, так что применить ее в Outlook вряд ли получится, хотя никто не запрещает вам создавать письмо в Word и отсылать его по электронной почте, но это уже будет другая история.

Давайте рассмотрим с вами возможности поиска. Вы можете осуществлять поиск файлов, поиск сообщений электронной почты, приглашений на собрания и других сведений в почтовом ящике Outlook. Поддерживается два режима поиска файлов: обычный и расширенный. В первом случае вам предоставляются наиболее широкие возможности поиска файлов, элементов Microsoft Outlook и web-страниц. Режим позволяет найти файлы, содержащие указанный текст в заголовке, содержимом или свойствах. Также можно указать область поиска и тип файлов, среди которых требуется выполнять поиск. Во втором случае у вас имеется возможность максимально уточнить поиск. Он используется для поиска файлов по их свойствам.

Такой поиск выполняется путем создания запросов, представляющих собой наборы из одного или нескольких правил. Для нахождения файла все правила должны выполняться. Пример запроса: «Автор совпадает (точно) с Василий». По этому запросу будет выполняться поиск файлов, свойство «Автор» которых содержит только текст «Василий». Кроме того, никто не запрещает вам использовать фразы из разговорной речи, для задания параметров поиска. Например: «Get all mail from Vasya Pupkin» или «Find all meetings next week». Пожалуй, единственным недостатком такого поиска является поддержка только английского языка.

Хотя более подробные запросы с использованием естественного языка позволяют получить лучшие результаты, соблюдение правил синтаксиса и грамматики необязательно. Например, полноценным является следующий запрос: «High priority tasks». При поиске с использованием естественного языка проверяется содержимое элементов Outlook (например, текст сообщений электронной почты), а также свойства элементов, такие как Тема собрания и Важность задачи. Несмотря на такое ограничение не думаю, что опция будет совсем бесполезна для русскоязычного пользователя. В последнее использование английского языка на компьютерах получило довольно широкое распространение. В связи с этим, думаю, будет не лишним привести несколько практических примеров использования такого синтаксиса запросов, ведь никогда не знаешь, где и что может пригодиться.

• Поиск в тексте сообщений электронной почты с использованием слов типа «about» или «subject»: «Messages about searching»; «Messages on the subject: sales quotas».
• Поиск в свойствах и других полях сообщений электронной почты: «High priority messages»; «Who did I Cc about natural language searching?»; «E-mail I need to follow-up on».
• Поиск документов, содержащих вложения: «Find all mail messages with attachments».
• Использование временных интервалов для сужения поиска: «E-mail from Bob in the last week about natural language searching»; «Find the most recent e-mail from Prasanna».

Поиск в календаре:
• Поиск по содержанию собраний с использование слов типа «about» или «subject»: «Meeting about sales goals»; «Show the meeting to introduce new team members».
• Поиск собраний по участникам: «All meetings with Jim»; «Find the meeting organized by Tanya»; «Did Bei-Jing accept the meeting about searching?».
• Ограничение диапазона поиска путем задания интервала времени: «Find all meetings I attended last Monday»; «Find all meetings the day before yesterday».

Поиск контактов:
• Поиск контактов по таким сведениям как краткое имя или день рождения: «Find everyone whose manager is Miles».
• Поиск группы контактов с общими сведениями: «Contact information for clients who live in Baltimore».
• Поиск заметок по их содержимому, цвету или другим свойствам: «All notes I created yesterday»; «All blue notes about searching».

А теперь несколько советов, которые помогут вам оптимизировать процесс поиска и, возможно, избавить от повторения одних и тех же действий.

• Чтобы сузить поиск, укажите папку, в которой требуется выполнить поиск: «E-mail in my Inbox that I haven’t read yet».
• Чтобы выполнить поиск целой фразы, заключите эту фразу в кавычки: «Show me meetings about «natural language searching» in the next 5 days».
• Укажите нужный порядок возврата результатов: «E-mail from Helmut, sorted oldest message first».

Теперь о недостатках. Многие пользователи привыкли сохранять результаты запросов. Делается это по разным причинам, останавливаться на рассмотрении которых не имеет смысла, ибо у каждого они свои. Пользователей с такими требованиями ждет разочарование – до версии 2003, запросы поиска не сохраняются. Единственное, что предлагают разработчики, – это сохранение, последнего составленного запроса.

Так же если вернуться к синтаксису естественного языка при использовании поиска, то и тут не без подводных камней. В частности, вследствие расширенного толкования английского языка результаты могут выводиться не те, которые вы имели в виду. Вот небольшой список решения типичных проблем, если вы не получили желаемый результат:

• возможно, поиск выполняется в общей папке. Поиск с использованием естественного языка не поддерживается в общих папках Microsoft Outlook;
• возможно, текст запроса на естественном языке допускает различные толкования. Например, в запросе может быть неясно, является ли слово «Monday» фамилией человека или названием дня недели;
• возможно, вы переоцениваете возможности Microsoft Outlook. Например, следующий запрос не даст результатов, поскольку Microsoft Outlook не отслеживает роли членов группы: «All mail from my manager»;
• возможно, не поддерживается способ использования в запросе слов «and» или «or». Например, запрос «E-mail from Emma or Bob» будет работать. Запрос «E-mail from Wei or about sales forecasts» работать не будет. Общее правило: слова «or» и «and» следует использовать между возможными значениями поля;
• возможно, не поддерживается способ использования в запросе слова «not». Использовать слово «not» в запросах поиска на естественном языке рекомендуется только в том случае, если оно является частью имени свойства, например: «All e-mail items that are not read». Поиск плохо работает с такими запросами на естественном языке как «E-mail not from Marie», где слово «not» используется просто для отрицания.

Подведем небольшой итог. Как вы можете убедиться, все-таки возлагать большие надежды на поиск не стоит. Outlook – всего лишь программа, обрабатывающая конкретные запросы. Хотя нельзя отрицать, что при наличии большого вороха файлов искать вручную не представляется возможным, и тут поиск может помочь. Просто в данном случае нужно реально оценивать положение.