Как работать с формами Microsoft Outlook

Форма является простым способом распределения и сбора сведений в электронном виде. Например, существуют формы для заказа товаров или публикации сведений в общей папке. Microsoft Outlook предоставляет встроенные формы, такие как Формы сообщений (для создания сообщения) или Формы контактов (для ввода сведений о контакте).

Форма также используется при отправки сообщения или при создании встречи. Все элементы Microsoft Outlook основаны на форме. Среда разработки форм Microsoft Outlook используется для создания настраиваемых форм. С помощью встроенных форм можно расширить возможности элемента, связанного с этой формой, например, применить автоматическую проверку имени в настраиваемой форме или создать ее на основе формы сообщения электронной почты. Чтобы изменить форму, можно добавить или удалить поля, элементы управления, параметры или вкладки. Форму можно сохранять как файл для дальнейшего использования в качестве шаблона или в библиотеке форм, тем самым предоставляя ее для общего доступа.

Разработчики имеют возможность усовершенствовать формы с помощью элементов управления ActiveX, а также добавлять web-страницы непосредственно в формы, используя элементы управления web-обозревателя. Программирование форм может осуществляться с помощью VBScript. Вы можете создавать формы Microsoft Outlook с помощью Microsoft Visual Basic или Visual Basic для приложений, либо использовать формы Microsoft Outlook, разработанные в Microsoft Exchange Forms Designer (EFD). Для работы с Microsoft Exchange Forms Designer необходимо установить дополнительный компонент времени загрузки EFD.

Чтобы создать пользовательскую форму Microsoft Outlook, следует прежде всего выбрать одну из стандартных форм Outlook. В большинстве случаев, тип формы, который требуется настроить, определяется типом создаваемого решения. В приведенной ниже таблице описаны типы форм и наиболее частый способ их применения.

При выборе типа формы для дальнейшего использования следует учитывать следующие моменты:

• какого рода решения планируется создать? Для отправки формы наиболее соответствующим типом является Сообщение. Для отслеживания сведений в папке следует использовать типы формы Помещение в папку, Контакт, Задачи или Встреча;
• какая из форм обеспечивает наиболее полный набор необходимых возможностей? Стандартные формы Microsoft Outlook предоставляют широкие возможности, поэтому следует выбирать ту форму, для которой требуется минимальное число дополнительных параметров настройки;
• какие стандартные поля доступны для формы? В каждой форме Microsoft Outlook имеется собственный набор стандартных полей для отслеживания сведений для этих типов элементов. Следует использовать форму, содержащую поля, максимально соответствующие требованиям пользователя;
• какие страницы формы можно настроить? Некоторые страницы форм Microsoft Outlook настроить нельзя, однако при необходимости пользователь может их скрыть.

Microsoft Outlook поддерживает различные типы серверов электронной почты и способы взаимодействия с ними. Архитектуры на основе интерфейса приложений электронной почты (MAPI) реализуются при использовании Outlook с сервером Microsoft Exchange или с хранилищами MAPI (файл личных папок (.pst)). В основном объектные модели Outlook и средства, связанные с разработчиком, создавались именно для этой среды. В основе работы MAPI лежит использование профилей, определяющих передачу и сохранение сообщений. Сервер Exchange предоставляет много совместных возможностей Microsoft Outlook, таких как библиотека организационных форм и общие папки. Обратите внимание, что если Outlook настроен только на работу с серверами на основе протокола http, то разработка нестандартных форм поддерживаться не будет.

Сведения в Microsoft Outlook хранятся в виде отдельного элемента в папке. Элемент Microsoft Outlook похож на запись в базе данных, состоящую из группы полей, в которых хранятся сведения о конкретном элементе.

В Microsoft Outlook существует два способа отображения содержимого элемента: с помощью представления в окне просмотра либо с помощью формы в окне создания и проверки. Сведения в форме отображаются более полно, что позволяет пользователю свободнее оперировать с содержимым элемента. В определенной степени форма является основным пользовательским интерфейсом для элемента. Microsoft Outlook предоставляет несколько стандартных форм для каждого элемента (Почтовое сообщение, Контакт и т.д.).

Существует возможность создания настраиваемой версии этих форм, что позволяет изменять способ отображения элементов Microsoft Outlook. Можно отображать дополнительные страницы, которые обычно скрыты, а также добавлять на страницы элементы управления. Чаще всего эти элементы управления связаны с полями элемента таким образом, что пользователь может просматривать и редактировать содержимое этих полей. В некоторых случаях существует возможность настройки заданных по умолчанию страниц формы.

В каждом элементе содержится поле «Класс сообщения» с названием формы, предоставляемой Microsoft Outlook для отображения и редактирования элемента. Например, в окне Контакта задан класс сообщения «IPM.Contact». При создании пользовательской формы Customer для всех элементов, использующих данную форму, будет указан класс сообщения «IPM.Contact.Customer». Название класса сообщения элементов Outlook всегда начинается с «IPM». Вторая часть названия класса сообщения соответствует типу используемой формы Microsoft Outlook. Третья часть названия этого класса появляется только в случае применения пользовательской версии стандартной формы Outlook.

При совместном использовании с сервером Microsoft Exchange программа Microsoft Outlook предоставляет возможности для коллективной работы, которые позволяют нескольким пользователям одновременно работать с одними и теме же данными. Однако даже без использования этих возможностей можно настраивать папки «Microsoft Outlook» в соответствии вашими требованиями либо создавать решения, которые смогут применять другие сотрудники организации.

Если планируется создание решения для коллективной работы, прежде всего следует разработать решение для одного пользователя. Поскольку разработка решения для коллективной работы в большинстве случаев является такой же простой операцией как помещение настраиваемой формы в общую папку «Microsoft Exchange», знание основ создания личных форм на основе папок может быть полностью применено при разработке решений для общих папок.

При работе с личными папками или общими папками «Microsoft Exchange» объединение решений Microsoft Outlook осуществляется следующим образом:

1. выберите тип папки и/или формы, который требуется настроить;
2. откройте новую форму и выполните настройку в соответствии с личными требованиями;
3. опубликуйте форму в папке таким образом, чтобы она могла быть использована только в этой папке;
4. укажите настраиваемую форму как используемую по умолчанию для данной папки. Это обеспечит создание новых элементов для использования в этой папке на основе данной настраиваемой формы;
5. если в папке уже имеются какиелибо элементы, выполните их обновление таким образом, чтобы при открытии этих элементов использовалась новая форма.

Обратите внимание, что если в папке планируется использовать настраиваемую форму, ее следует создать перед разработкой элементов, основанных на этой форме. Это обеспечит использование содержащимися в папке элементами одинакового набора полей. Если после создания некоторых элементов в папке требуется обновить форму, выполните следующие действия:

1. откройте новый пустой элемент, основанный на настраиваемой форме;
2. обновите форму в соответствии с личными требованиями;
3. повторно опубликуйте форму в папке с использованием того же имени.

А вот для задания форм, доступных для папки требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.

1. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
2. Перейдите на вкладку Формы.
3. Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы, нажмите кнопку «Организовать».
4. Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе «Разрешить использование».