Краткая характеристика системы управления проектами MS Project

Возможности системы MS Project таковы, что позволяют применять ее для управления большей частью проектов, какие только можно представить, включая небольшие и даже средние проекты промышленного назначения. И, конечно, на ее основе можно изучать характерные особенности систем управления проектами вообще.

Системы управления проектами

Основное назначение систем управления проектами — поддержка информационными технологиями наиболее важных и трудоемких процессов управления проектами и принятия организационно-плановых решений. В этом смысле системы управления проектами нельзя считать универсальными в отличие, например, от программных продуктов семейства MS Office. Системы управления проектами не могут обеспечить получение адекватных результатов при обработке неадекватных данных и эффективно применяться в отрыве от технологии управления проектами.

Но для процессов управления проектами, обеспеченных адекватной информацией, системы управления проектами обеспечивают эффективную поддержку работы менеджеров. Требования к системам управления проектами определялись исходя из особенностей самой методологии управления. Поэтому для всех систем управления проектами характерны следующие черты.

• Основным компонентом модели проекта считается его сетевой график.
• Основными элементами графика проекта являются задачи (работы), связи между работами, ресурсы и назначения (ресурсов работам), формируемые с учетом содержания конкретного проекта.
• График проекта (график) формируется так, что все задачи проекта отражают технологическую последовательность их выполнения с учетом иерархической структуры работ проекта. Характеристики задач проекта определяются содержанием проекта — характеристиками создаваемого продукта, а также технологией и организацией работ.
• Для формирования данных о задачах и ресурсах широко применяются иерархические структуры организации информации. Наиболее важной из них является иерархическая структура работ, предназначенная для того, чтобы обеспечить целевое формирование необходимых для реализации проекта пакетов работ, предварительное распределение по ним (бюджетирование) лимитов затрат, распределение ответственности менеджеров. Иерархическая структура работ отражает видение руководителем проекта того, что и как делается в проекте.
• Ресурсы — это все то, что необходимо для выполнения проекта. Важнейшими видами ресурсов, управлению которыми уделяется наибольшее внимание, являются: время, финансовые средства, трудовые ресурсы, производственные ресурсы, материалы и комплектующие изделия.
• ля систем управления проектами характерно наличие встроенных баз данных заранее определенной структуры, содержащих именованные данные (показатели), многие из которых имеют заранее определенный смысл. Таким показателям в системах управления проектами сопоставляются правила их автоматического вычисления или набор допустимых значений. В качестве основных групп данных, описывающих каждый проект независимо от его существа, можно выделить:
  • описание задач проекта;
  • описание взаимосвязи задач;
  • распределение (назначения) ресурсов по задачам проекта;
  • календарное расписание всего проекта в целом (и данные о необходимых проекту ресурсах).
• В базах данных систем управления проектами (как и в любых других) показатель, относящийся к любому элементу проекта, называют полем. Кроме полей, смысл которых определен заранее, системы управления проектами позволяют использовать поля, определяемые пользователем. Поля могут описывать как график в целом, так и входящие в его состав задачи или ресурсы.
• В качестве базовой методики вычисления главных показателей графика проекта используется хорошо зарекомендовавший себя метод критического пути — это основа методов сетевого планирования и управления. Под методом критического пути понимают алгоритм сетевого планирования и управления, обеспечивающий автоматическое вычисление для всех задач графика моментов раннего и позднего начала, раннего и позднего окончания, а также полных и свободных резервов времени. Задачи, имеющие отрицательный или нулевой резерв времени, считают находящимися на критическом пути. Часто в состав критических включают задачи, имеющие достаточно малый резерв времени, не превосходящий некоторой заранее заданной малой положительной величины (порядок такой величины может быть сопоставим с точностью определения временных показателей работ и проекта в целом). Критические задачи определяют срок завершения всего проекта и требуют к себе повышенного внимания со стороны руководства. В некоторых системах управления проектами в дополнение к методу критического пути могут использоваться и другие методы сетевого планирования и управления (например, методы статистического моделирования продолжительности работ PERT или Monte-Carlo).
• В качестве основного средства представления данных о проекте в системах управления проектами обычно используют линейные диаграммы (за рубежом их чаще называют диаграммами Ганта в честь их изобретателя). Под линейной диаграммой понимают перечень задач проекта (упорядоченный любым образом), совмещенный с временной диаграммой, на которой в масштабе времени изображены процессы выполнения задач. Табличная часть линейной диаграммы может содержать произвольное количество колонок с показателями задач.
• В памяти ЭВМ при создании системы управления проектами средствами программирования формируются совокупности правил и процедур вычисления значений одних показателей по известным значениям других. Как правило, с целью повышения гибкости систем управления проектами и создания дополнительных удобств для пользователей поддерживаются альтернативные способы и схемы вычислений.
• Совокупность заполненных полей базы данных и процедур вычислений формирует модель графика проекта, которая даже в условиях существенно неполной и неточной информации позволяет изучать реакцию модели на характерные внешние воздействия и на этой основе прогнозировать развитие ситуации в проекте.
• Большое внимание в системах управления проектами уделяется средствам наглядного представления результатов вычислений, а также созданию средств, с помощью которых пользователь может эффективно управлять моделью проекта. Совокупность таких элементов, создаваемых с помощью программных средств, рассматривается как пользовательский интерфейс. Установились следующие характерные формы представления сведений о проекте:
  • таблица;
  • линейная диаграмма;
  • сетевая диаграмма взаимосвязи работ;
  • диаграмма потребности в ресурсах, которая может быть представлена в графической или табличной форме;
  • расписание работ, определяющее в разрезе календарных дат загрузку ресурсов с распределением по конкретным работам;
  • диаграмма расписания работ с распределением их по календарным датам;
  • временная шкала.

В каждой из перечисленных форм могут быть представлены все сведения о проекте или их подмножество, определяемое по некоторому критерию (условию). Все указанные формы представления данных могут формироваться на экране или печататься на бумаге.

• Системы управления проектами допускают внесение изменений в график, отражающих продвижение работ проекта, включая действительные даты выполнения работ и затраты, их готовность на текущую дату. Обеспечивается сопоставление текущего состояния проекта с предварительно утвержденным планом, прогнозирование потребности в ресурсах и сроков наступления событий.
• Системы управления проектами поддерживают интенсивные коммуникации участников проекта за счет печати отчетов и настройки экранных форм и макетов, обмена сообщениями электронной почты и других возможностей.

Все это позволяет широко использовать системы управления проектами для таких целей, как:

• прогноз технико-экономических показателей проекта;
• заблаговременное выявление связанных с реализацией проекта проблем и анализ способов их разрешения;
• обоснование управляющих решений;
• документирование прогнозов и результатов работ с помощью экранных форм и отчетов.

Перечисленные особенности характерны для всех систем управления проектами, в том числе для системы управления проектами Project, разработанной компанией Microsoft. Эта система управления проектами много лет является самой распространенной в мире и широко применяется на практике. Можно выделить основные классы систем управления проектами, характеристика которых приведена в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Характеристика основных классов систем управления проектами

Представленная в табл. 3.1 классификация систем управления проектами носит упрощенный характер, т. к. многие из упомянутых в ней функции могут решаться по-разному. Например, простейшие решения для управления проектами предлагаются даже для КПК и коммуникаторов. Примером могут служить решения, представленные на сайте www.twiddlebit.com.

Поддержка коллективного доступа к данным декларируется во многих системах, но часто это реализуется очень упрощенными средствами — на уровне поочередного редактирования файлов графиков проектов, тогда как в Oracle Primavera поддерживается одновременная работа любого количества пользователей над графиком каждого проекта.

Следует отметить, что в Интернете можно найти предложения большого количества решений и сервисов, которые их разработчики позиционируют как системы управления проектами (см., например, по ссылке http://www.onlineprojects.ru/pm/). Но в абсолютном большинстве случаев эти решения и сервисы имеют крайне ограниченные возможности и могут помочь только при управлении простейшими проектами или просто предназначены для поддержки групповой работы непроектного характера.