Microsoft Office

Упорядочение – это заранее заданное соответствие между группировкой и порядком сортировки. Существует 13 заранее настроенных стандартных способов упорядочения, которые доступны только в табличном типе представления. По умолчанию группы, получающиеся после упорядочения, полностью развернуты за исключением упорядочения «Разговор», при котором группы по умолчанию свернуты.

Категория – это ключевое слово или фраза, которые помогают отслеживать элементы. Использование категорий облегчает поиск, сортировку, отбор и группировку элементов. При помощи категорий отслеживаются элементы различных типов, связанные между собой, но хранящиеся в разных папках. Например, можно создать категорию «Проект Север» и объединить под ее названием все собрания, контакты и сообщения, относящиеся к проекту «Север».

Формат в несколько строк доступен только в табличном типе представления (базовая структура представления). При создании представления в первую очередь необходимо выбрать один из пяти типов представлений (таблица, временная шкала, день/неделя/месяц, карточки или значки), чтобы задать размещение и форматирование данных в новом представлении.

В каждой папке Microsoft Outlook, такой как «Входящие» или «Календарь», элементы отображаются в стандартной разметке, которая называется представлением. Для каждой папке имеется несколько стандартных представлений. Представления включают такие настройки, как тип представления, поля, цвета, шрифты и многие другие, и предоставляют различные способы просмотра элементов в папке.

Обратите внимание, что некоторые вещи не применимы для отдельных языков, но с русским нам повезло. Если не предполагается проверять почту, находясь вне офиса, используйте для управления папкой Входящие заместителя. Имеется возможность включить автоматическую отправку ответов на входящие сообщения.

Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие», или к отправляемым сообщениям.

Если администратором организована общая папка, пользователям могут предоставляться права на использование всех или некоторых ее подпапок. Кроме того, права доступа к папке предоставляются, если другой пользователь открыл вам доступ к одной из своих личных папок или указал вас как представителя для этой папки.

В программе Microsoft Outlook информация хранится в папках также как документы в проводнике. Можно использовать множество папок, созданных для элементов Microsoft Outlook и имеющихся учетных записей электронной почты разных типов. Место отображения этих папок в списке папок зависит от типа учетной записи электронной почты и места хранения данных Outlook.