Вкладка Рассылки на ленте управления Word 2010
К сожалению, очень часто набор инструментов, представленный на вкладке Рассылки (Mailings), игнорируется пользователями текстового процессора Microsoft Word. И происходит это не потому, что с этими инструментами не умеют работать — просто о данных функциях множество пользователей даже не знает.
Вкладка Рассылки (Mailings) предлагает ряд инструментов для создания и оформления писем, конвертов, списков рассылки. Причем можно создать ряд правил, на основании которых в считаные минуты создать одинаковые письма для множества адресатов. Вкладка Рассылки (Mailings) в отличие от других представляет собой процесс. Точнее, вкладки, расположенные на ней, можно использовать последовательно, слева направо. Далее мы рассмотрим группы элементов управления этой вкладки.
С помощью первой вкладки Создать (Create) вы можете создать два типа документов — наклейки и конверты. Разница между ними состоит в том, что документ-конверт можно выводить на печать непосредственно на конверте, а наклейки с адресами в дальнейшем просто наклеиваются на конверт.
Инструменты группы элементов управления Начать слияние (Start Mail Merge) позволяют в одном документе объединить различные типы документов и данных. Например, можно в одном документе объединить содержание письма, конверт и вписать в нужные графы получателей в содержание письма и адресный блок. Также в этой группе элементов можно выбрать список контактных данных получателей. Можно загрузить его как из отдельного документа, так и из базы сервера SharePoint или программы Microsoft Outlook.
Группа элементов управления Составление документа и вставка полей (Write & Insert Fields) позволяет создавать и редактировать шаблоны, используемые в предыдущей вкладке. Шаблон документа состоит из блоков. В каждом блоке можно установить поля, которые будут заполняться данными из листа рассылки.
[box color=primechanie]На этапе редактирования шаблонов оформление документов будет отличаться от реального. Нажав кнопку Просмотр результатов (Preview Results) в группе элементов управления Просмотр результатов (Preview Results), можно увидеть реальный вид документа.[/box]
После того как содержимое сгенерировано, с помощью группы элементов управления Просмотр результатов (Preview Results) можно проверить получившиеся документы, исправить ошибки в падежах, оформлении блоков и т. д.
Последняя группа элементов Завершить (Finish) завершает работу с документами для рассылки. Кнопка Найти и объединить (Finish & Merge), единственная в группе элементов, позволяет либо отправить на печать созданный документ, либо передать его по электронной почте.