Microsoft Office

руководство для женщин

6096

Оформление электронных версий документов Word 2010

На данный момент многие документы, подготавливаемые на компьютере, не распечатываются вообще, и вся работа с ними также ведется на компьютере. В Microsoft Word 2010 есть элементы оформления, практически не оказывающие влияния на внешний вид текста и поэтому редко использующиеся при подготовке документов, предназначенных для печати, но заметно облегчающие работу с электронной версией документа: перекрестные ссылки, гиперссылки и закладки. Найти их можно в группе инструментов Связи (Links) на вкладке меню Вставка (Insert).

Гиперссылки

Что собой представляет гиперссылка, знает практически любой пользователь, знакомый с Интернетом. Гиперссылки, вставляемые в документы Microsoft Word, функционально практически не отличаются от тех, которые мы привыкли видеть на веб-страницах. По умолчанию гиперссылка в документе выглядит как в браузере, то есть представляет собой текст голубого цвета с подчеркиванием. Если щелкнуть по гиперссылке, удерживая клавишу Ctrl, то указанная страница откроется в браузере. Вообще при наборе текста Microsoft Word автоматически преобразует в гиперссылку текст, представляющий собой адрес веб-страницы или электронной почты, но можно создать гиперссылку и вручную. Такой метод позволяет создать ссылку на файлы, расположенные в не только Интернете, но и на локальном компьютере, и даже на другие части документа.

Параметры вставки гиперссылки в документ задаются в диалоговом окне Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink) (рис. 5.23), вызываемом кнопкой Гиперссылка (Hyperlink) в группе Связи (Links) на вкладке меню Вставка (Insert).

Рис. 5.23. Диалоговое окно Вставка гиперссылки

Рис. 5.23. Диалоговое окно Вставка гиперссылки

Это диалоговое окно можно условно разделить на три части. В поле Текст (Text to display) вводится текст, который будет отображаться как гиперссылка. В группе Связать с (Link to) выбирается тип объекта, на который создается ссылка. На выбор предлагаются четыре варианта:

  1. файлом, веб-страницей (Existing File or Web Page) — позволяет создать гиперссылку на веб-страницу или файл на локальном компьютере или общем ресурсе локальной сети. При выборе этого варианта в центральной части отображается список вариантов для создания ссылки на файлы локального компьютера и соответствующие инструменты для их поиска, недавно просмотренные веб-страницы и последние открываемые в редакторе документы;
  2. местом в документе (Place in This Document) — позволяет создать гиперссылку на такие элементы документа, как заголовки и закладки. В центральной части диалогового окна отображается список элементов текущего документа;
  3. новым документом (Create New Document) — используется для связи с новым документом Microsoft Word. В центральной части диалогового окна отображаются инструменты, позволяющие выбрать место сохранения и название для создаваемого документа;
  4. электронной почтой (E-mail Address) — создает ссылку на пустое почтовое сообщение. В центральной части указывается адрес электронной почты и тема для будущего письма. Также приведен список недавно использовавшихся адресов. При щелчке по такой гиперссылке будет открыта почтовая программа в режиме создания почтового сообщения на адрес и с темой, указанной в гиперссылке. Такие гиперссылки создаются автоматически при вводе адреса электронной почты в текст документа.

В зависимости от выбранного типа объекта в центральной части окна будут отображаться элементы управления, отвечающие за настройку связи с выбранным типом объектов. Если вы хотите вставить в документ ссылку на веб-страницу, но не знаете адрес, можно воспользоваться возможностью запуска браузера из диалогового окна Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink).

  1. Для вставки гиперссылки на веб-страницу в текст под курсором перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Связи (Links) нажмите кнопку Гиперссылка (Hyperlink). Откроется диалоговое окно Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink).
  2. В поле Текст (Text to display) введите текст, который будет отображаться в документе как гиперссылка.
  3. Нажмите кнопку Интернет (Browse the Web), откроется окно браузера. С помощью сохраненных закладок или поисковых сайтов найдите нужную вам страницу и откройте ее в окне браузера. Адрес открытой страницы отобразится в поле Адрес (Address) диалогового окна Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink). Для гиперссылки можно задать подсказку — краткое описание, поясняющее назначение ссылки. Сделать это можно с помощью диалогового окна, вызываемого кнопкой Подсказка (Screen Tip) в диалоговом окне Вставка гиперссылки (Insert Hyperlink). Подсказка будет отображаться при наведении указателя мыши на гиперссылку.
  4. [box color=sovet]Чтобы открыть гиперссылку в тексте документа Word, нужно щелкнуть по ней при нажатой клавише Ctrl. Чтобы открывать гиперссылку в тексте простым щелчком мыши и иметь возможность переходить по гиперссылкам без использования клавиши Ctrl, откройте диалоговое окно Параметры Word (Word Options), перейдите на вкладку Дополнительно (Advanced) и сбросьте флажок Ctrl + щелчок для выбора гиперссылки (Use Ctrl + Click to follow hyperlink).[/box]

  5. Нажмите OK. Гиперссылка отобразится в документе (рис. 5.24).
Рис. 5.24. Гиперссылка с подсказкой

Рис. 5.24. Гиперссылка с подсказкой

Созданную гиперссылку можно изменить или удалить, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав соответствующую команду в контекстном меню. Если применить команду создания гиперссылки к выделенному тексту, то этот текст будет преобразован в гиперссылку.


19.12.2012

Наверх