Microsoft Office

руководство для женщин

4585

Сферы использования текстовых документов

Каждый человек, владеющий грамотой, то есть умеющий читать и писать, знаком с понятием «текстовый документ». Практически в любой профессиональной деятельности работник сталкивается с необходимостью подготовки текстовых документов различного назначения и объема: от заявления о приеме на работу до составления отчета по результатам своей деятельности или аналитического отчета. Обсудим возможные сферы использования текстовых документов. Выделим его основные направления и, соответственно, виды текстовых документов: художественный текст; деловой документ; научный текст; рекламный документ.

Для каждой из перечисленных разновидностей текстовых документов существует определенный набор правил, которых следует придерживаться при работе над ними; личное письмо отличается по стилистике от официального документа, а художественное произведение — от научного текста. Различаются также словари наиболее употребляемых слов и терминов для перечисленных разновидностей документов. Художественный текст. Художественные (литературные) тексты могут быть объемными (романы, повести, биографические произведения, литературные исследования) или иметь малые формы (статьи, рассказы, стихи, очерки, эссе, заметки). Оформление литературного текста, как правило, отличается простотой. Текст набирается одинаковым удобочитаемым шрифтом, выделяются только заголовки.

Большие тексты иногда разбиваются на части и главы, текст выравнивается по ширине. Существуют определенные требования к размеру шрифта и количеству строк на странице. В литературном произведении иногда используются иллюстрации, выполненные художником. Газетные статьи нередко сопровождаются фотографиями. Особое место в художественной литературе занимают детские книги, отличающиеся обилием ярких иллюстраций, сопровождающих текст.

Деловой документ. Сфера деятельности, связанная с созданием, обработкой и хранением документов, называется делопроизводством и является составной частью практически каждой сферы деятельности человека. В любом учреждении (образовательном, государственном), на производственном предприятии, в общественной организации обязательно осуществляется документооборот — процесс подготовки документов, необходимых для отражения состояния дел и управления производственным процессом. Приказы, распоряжения, инструкции, письма, справки, акты все это разнообразные виды документов, отражающие те или иные факты деятельности предприятия. Каждый документ имеет свое специальное назначение и форму представления информации. Разработаны правила составления деловых документов, которые обязательны для выполнения. Эти правила регламентируются государственными и отраслевыми стандартами. Но термин «делопроизводство» в историческом аспекте был связан с судебной или административной деятельностью (от слова «дело»), поэтому в настоящее время он вытесняется термином «документационное обеспечение управления». Новый термин вошел в оборот в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и вследствие активного внедрения компьютеров в сферу работы с документами. Внедрение компьютеров в процесс создания, обработки и хранения документов способствовало появлению новых информационных технологий, связанных с процессом документирования. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Научный текст. Научная литература отражает результаты научных исследований. Это могут быть монографии, отчеты, статьи и пр. К научной литературе относятся также учебники, в которых в доступной форме изложены основные достижения науки в той или иной области. Научные тексты по способам оформления существенно отличаются и от художественных текстов, и от деловых документов. Примером тому служат всем знакомые учебники и учебные пособия. Текст в них разбивается на главы, параграфы, пункты. Это необходимо для выделения определенных логических единиц текста. В тексте определенным образом выделяются термины, определения, формулировки теорем и объекты изучения, на которые следует обратить особое внимание. Научный текст часто сопровождается формулами. Для лучшего понимания излагаемой) материала в дополнение к тексту используются различные графические элементы: таблицы, схемы, чертежи, графики, диаграммы, поясняющие рисунки, а также фотографии. Обучаясь в вузе, каждый из вас не только имеет дело с учебниками как примерами научного текста, но и сам готовит научные работы. Простейшим примером научного текста является реферат. Далее в процессе обучения вам предстоит выполнять курсовые работы, писать дипломную работу, поэтому навыки подготовки текстовых документов найдут свое применение.

Рекламный документ. Еще одна отрасль, использующая текстовые документы, — рекламная деятельность. Уже давно проверено, что хорошо составленная и оформленная рекламная листовка является критерием успешного развития бизнеса. За тот сравнительно недолгий период зарождения и развития рекламной деятельности в мире уже сформировались определенные правила составления рекламных документов. Стиль изложения информации и них и способы оформления существенно отличаются от перечисленных выше видов текстовых документов. Практически всегда создание текстового документа предполагает его дальнейшую печать, преобразование в бумажный вид. Различается только количество копий. Это может быть единичный экземпляр, несколько копий или тираж (свыше 100 экземпляров). Но в последнее время огромное внимание уделяется внедрению во все сферы деятельности электронного документооборота. В связи с этой тенденцией появился даже термин «электронная подпись».


21.10.2013

Наверх