Вкладка Файл на ленте управления Word 2010
Доступ
Предпоследняя в списке вкладка Доступ (Save & Send) предлагает пользователям возможность настройки совместного доступа к документам Microsoft Word и отправки документов с помощью Интернета (рис. 2.7). Как и предыдущую страницу, эту можно условно разделить на две части. Левая часть предлагает пользователю различные функции, а правая позволяет определять дополнительные настройки.
В левой части вкладки Доступ (Save & Send) расположены две группы элементов управления — Доступ (Save & Send) и Типы файлов (File Types). Правая часть вкладки предназначена для того, чтобы отображать дополнительные параметры функций групп элементов управления Доступ (Save & Send) и Типы файлов (File Types). Можно сказать, что вкладка Доступ (Save & Send) состоит из дополнительных вкладок. Чтобы активировать дополнительные параметры элементов вкладки Доступ (Save & Send), достаточно щелкнуть мышью по нужной кнопке в правой части вкладки.
Первая вкладка Отправить по электронной почте (Send Using E-mail), точнее первые четыре верхних кнопки в ее левой части, позволяет отправить открытый в программе Microsoft Word документ по электронной почте.
[box color=primechanie]Для работы функции отправки файлов посредством электронной почты в операционной системе должна быть настроена почтовая программа. Для работы программы Microsoft Word c факсами должен быть подключен и настроен факс-модем.[/box]
Первая кнопка, Отправить как вложение (Send as Attachment), создаст в почтовой программе новое письмо и прикрепит к письму открытый документ в качестве вложения. В этом случае получатель получит документ в формате .doc или .docx. Пользователь, получивший этот файл, сможет отредактировать его в любой программе, которая работает с файлами данных форматов.
[box color=sovet]Если вы сомневаетесь, какой вид отправки подойдет именно вам, прочитайте комментарии справа от кнопки.[/box]
Следующая кнопка, Отправить как ссылку (Send a Link), позволяет отправить ссылку на созданный документ. В том случае, если документ доступен для других пользователей, пользователи смогут перейти по ссылке и загрузить себе копию документа или же редактировать один и тот же документ, что и автор.
Кнопки Отправить как PDF (Send as PDF) и Отправить как XPS (Send as XPS) позволяют отправить документ в качестве вложенного в письмо файла в форматах .pdf и .xps соответственно. Это закрытые для свободного редактирования форматы файлов, которые гарантируют правильное отображение содержания и форматирования документа на любом компьютере, где установлены специальные программы для просмотра данных типов файлов. Последняя кнопка Отправить как факс через Интернет (Send as Internet Fax) позволяет пользователям программы передавать документ с помощью факс-модема по сети Интернет.
Однако современные средства компьютерных сетей предлагают пользователям куда более широкие возможности доступа к документу, нежели просто отправка файла средствами электронной почты. Три оставшиеся кнопки группы элементов управления Доступ (Save & Send) позволяют сделать документ доступным для других пользователей за счет использования различных технологий, при этом сохранив возможность совместного редактирования файла. Нажатие кнопки Сохранить в SkyDrive (Save to SkyDrive) приведет к появлению в правой части вкладки Доступ (Save & Send) информации о размещении документа в сетевом хранилище SkyDrive. Кнопка Сохранить в SharePoint (Save to SharePoint) позволяет разместить документ на центральном узле корпоративной сети SharePoint, сделав его доступным для коллег, работающих в той же сети.
[box color=primechanie]Для работы с серверами SkyDrive, SharePoint и блоговыми сервисами ваш компьютер должен быть подключен к сети Интернет, а также должны быть настроены учетные записи пользователя для каждого из сервисов.[/box]
Последняя кнопка группы элементов управления Доступ (Save & Send), Опубликовать как запись блога (Publish as Blog Post), позволит вам использовать созданный в текстовом процессоре Microsoft Word документ в качестве записи блога.
[box color=primechanie]Функция Опубликовать как запись блога (Publish as Blog Post) поддерживает не только большинство популярных блоговых сервисов (Blogger, MS Live Spaces, TypePad), но и ряд CMS (Систем управления содержимым сайта), предназначенных для организации блогов (WordPress).[/box]
Последняя группа элементов Типы Файлов (File Types) позволяет сделать документ доступным для более широкого круга лиц за счет смены формата файла на более распространенные и универсальные. Несмотря на то, что форматы файла .doc и .docx являются де-факто стандартом в корпоративной среде, не все программы корректно отображают подобные файлы. Если вам необходимо изменить тип документа Microsoft Word для гарантированной совместимости с другими, более ранними версиями офисного пакета Microsoft Office, можно воспользоваться кнопкой Изменить тип файла (Change File Type).
- Щелкните мышью по кнопке Изменить тип файла (Change File Type) в группе элементов управления Типы файлов (File Types). В правой части вкладки Доступ (Save & Send) появятся варианты типов файлов, доступные для конвертации (рис. 2.8).
- Выберите пункт Документ Word 97-2003 (Word 97-2003 Document). Вкладка Доступ (Save & Send) закроется, и появится диалоговое окно Сохранение документа (Save as). Если вы не хотите изменять имя файла и каталог сохранения (по умолчанию и тот и другой параметр совпадает с исходным файлом), нажмите кнопку Сохранить (Save). Диалоговое окно закроется, и вы продолжите работу с документом уже в формате .doc.
Конечно, неудобно делать операцию конвертации для каждого создаваемого файла. В программе Microsoft Word предусмотрена функция смены формата для всех создаваемых документов. Однако о том, как это сделать, вы узнаете в следующих разделах. Помимо этого формата вы можете выбрать любой другой из предложенных, в зависимости от потребностей. Алгоритм конвертации одинаков для всех видов файла.
[box color=primechanie]Разница между форматами .pdf и .xps заключается только в том, что они разработаны и запатентованы в различных компаниях. Тем не менее мы рекомендуем использовать для экспорта формат PDF, так как он сейчас является более распространенным и поддерживается большим количеством устройств. Для его чтения используется бесплатное приложение Adobe Acrobat Reader.[/box]
Вторая кнопка группы элементов Типы файлов (File Types), Создать документ PDF/XPS (Create PDF/XPS Document), сохранит файл в формате .pdf или .xps. Оба эти формата не дают возможности другим пользователям изменять содержимое файла и гарантируют правильное отображение документа на других компьютерах.
Создание документа PDF/XPS аналогично конвертации документа.
- Для начала экспорта файла необходимо щелкнуть мышью по кнопке Создать документ PDF/XPS (Create PDF/XPS Document).
- Затем в открывшемся в правой части вкладки Доступ (Save & Send) меню необходимо нажать кнопку Создать PDF/XPS (Create a PDF/XPS).
- Откроется диалоговое окно Опубликовать как PDF или XPS (Publish as PDF or XPS) (рис. 2.9), в котором в раскрывающемся списке Тип файла: (Save as Type) нужно указать PDF или XPS .
- Чтобы сохранить документ, нужно нажать кнопку Опубликовать (Publish). Диалоговое окно закроется, и опубликованный документ откроется в программе просмотра PDF/XPS файлов.
[box color=sovet]Если вы не хотите, чтобы созданный документ открывался после сохранения, сбросьте флажок Открыть файл после публикации (Open file after publishing), расположенный под раскрывающимся списком Тип Файла (Save as Type).[/box]
В зависимости от пропускного канала Интернета можно выбрать уровень оптимизации публикуемого файла. По умолчанию переключатель Оптимизация (Optimize for) установлен в положение Стандартная (Standard), что обеспечивает высокое качество файла, но и его больший объем. Если вы готовы пожертвовать качеством (например, если нужно разместить документ в Интернете), можно установить переключатель в положение Минимальный (Minimum).
[box color=primechanie]Можно также самостоятельно настроить параметры оптимизации, щелкнув мышью по кнопке Параметры (Options), расположенной под переключателем Оптимизация (Optimize for), однако данная настройка подразумевает некоторый опыт работы с публикацией файлов для печати.[/box]
А теперь рассмотрим последнюю вкладку Справка (Help), расположенную в меню Файл (File).
Вкладка Справка
Вкладка в меню Справка (Help) в меню Файл (File) содержит инструменты, помогающие пользователю в освоении программы Microsoft Word. Она поможет, если вы не нашли какую-либо функцию в программе или не знаете, как реализовать ту или иную задачу. Аналогично преды дущим вкладкам Справка (Help) состоит из двух областей. В левой части вкладки расположены две группы элементов управления — Поддержка (Support) и Инструменты для работы с Office (Tools for Working With Office). В правой части располагаются пояснения к функциям левой части вкладки и дополнительные настройки.
Группа элементов управления Поддержка (Support) содержит три кнопки:
- Кнопка Справка Microsoft Office (Microsoft Office Help) вызывает диалоговое окно Справка: Word (Help: Word);
- Кнопка Приступая к работе (Getting Started) при нажатии откроет установленный по умолчанию в операционной системе браузер с веб-страницей, содержащей рекомендации и инструкции по работе с программой;
- Кнопка Свяжитесь с нами (Contact Us) откроет веб-браузер на странице с формой обратной связи с компанией Microsoft.
[box color=primechanie]Обратите внимание на то, что для корректной работы некоторых функций вкладки Справка (Help) компьютер должен быть подключен к сети Интернет.[/box]
Вторая группа элементов управления Инструменты для работы с Office (Tools for Working With Office) содержит две кнопки. Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно Параметры Word (Word Options), в котором вы можете изменить многие настройки программы (подробнее об этом будет рассказано в главе о полезных настойках текстового процессора). Нажатие кнопки Проверить наличие обновлений (Check for Updates) приведет к открытию в веб-браузере страницы с информацией о последней версии офисного пакета Microsoft Office и инструкциями по обновлению вашей копии до актуальной.
Кнопки Параметры и Выход
Последние две кнопки, расположенные в меню Файл (File), выполняют два простых действия. Кнопка Параметры (Options) открывает диалоговое окно настроек программы Параметры Word (Word Options), а кнопка Выход (Exit) закрывает программу Microsoft Word.
[box color=primechanie]Если вы решили закончить работу с текстовым процессором Microsoft Word, однако забыли сохранить один или несколько документов, программа позаботится о них. Прежде чем закроются все документы, появится диалоговое окно, содержащее предупреждение о том, что документ не сохранен. Вы можете сохранить изменения в документе, нажав кнопку Сохранить (Save), закрыть документ без сохранения изменений, щелкнув мышью по кнопке Не сохранять (Don’t Save), а также отменить завершение работы программы Microsoft Word, нажав кнопку Отмена (Cancel) или клавишу Esc.[/box]
На этом мы завершаем обзор вкладки Файл (File) и переходим к подробному рассмотрению других вкладок ленты управления.